計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安檔案管理中的應(yīng)用

張鈺潔

在現(xiàn)代化的公安檔案管理系統(tǒng)中，由于檔案管理工作非常繁瑣，信息量非常大，給機(jī)關(guān)檔案管理人員帶來了一定的難度。本文結(jié)合現(xiàn)階段的公安檔案管理出現(xiàn)的一些問題，重點(diǎn)闡述了計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安檔案管理中發(fā)揮的重要作用，最后簡單敘述了計(jì)算機(jī)技術(shù)對于檔案管理的重要意義。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù) 信息量

隨著國家的綜合實(shí)力的提高，我國各個(gè)方面都在快速發(fā)展，各方面都有日新月異的變化，尤其是科學(xué)技術(shù)方面更是躋身于世界前列。21世紀(jì)是信息化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到人們生活的各個(gè)層面。計(jì)算機(jī)行業(yè)是各行各業(yè)的領(lǐng)頭軍，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也促進(jìn)了其它行業(yè)的快速發(fā)展，尤其是在檔案管理方面，有了計(jì)算機(jī)加入，使檔案管理更加的方便、快捷。對于公安機(jī)關(guān)來說，機(jī)關(guān)內(nèi)的檔案非常重要，不僅重要，而且數(shù)據(jù)量非常大，這也加大了公安管理人員的管理難度。傳統(tǒng)的檔案儲存方式過于繁瑣，易丟失，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理就很好的解決了數(shù)據(jù)龐大、整理繁瑣等傳統(tǒng)管理方法所解決不了的問題。公安機(jī)關(guān)的檔案管理使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使數(shù)據(jù)和案例的整理更加的簡便，查詢也更加的方便，提高了公安機(jī)關(guān)人員的工作效率，也使國家機(jī)關(guān)的管理體制更加健全，更加的合理有序，促進(jìn)公安機(jī)關(guān)檔案的可持續(xù)發(fā)展。但是，這種好的管理方法還沒實(shí)現(xiàn)完全普及，有些地區(qū)仍使用傳統(tǒng)的檔案管理方法。所以本文通過闡述傳統(tǒng)檔案管理的弊端，以及對計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用的優(yōu)勢介紹，讓人們再次了解到計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案管理的重要意義。

1 我國公安檔案現(xiàn)狀

從計(jì)算機(jī)引入我國以來，電腦行業(yè)就快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)中不可缺少的設(shè)備之一，自然國家機(jī)關(guān)更不例外。公安機(jī)關(guān)的檔案是指公安機(jī)關(guān)在履行國家法律賦予公安機(jī)關(guān)的職責(zé)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的公安專用文件材料。它主要包括公安文學(xué)檔案、公安聲像檔案、公安會計(jì)檔案、公安人事檔案等。簡單地來說，就是指一些警員的資料、犯罪分子的案例、犯罪證物和公安人員辦事的費(fèi)用記錄等。公安檔案管理工作不僅是公安工作中的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分。檔案的井然有序，才能使它在打擊犯罪、保護(hù)人們和維護(hù)社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要的作用。所以，加強(qiáng)檔案管理是目前公安機(jī)關(guān)的緊迫任務(wù)之一。

2 我國公安機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

在信息化的今天，計(jì)算機(jī)加入到機(jī)關(guān)的檔案管理中是必然的趨勢。我國雖然在一些發(fā)達(dá)地區(qū)實(shí)現(xiàn)了在公安機(jī)關(guān)的檔案管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，但仍有一些地區(qū)沒有使用這一新技術(shù)，而仍使用傳統(tǒng)的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法主要是以人為本，使機(jī)關(guān)人員的工作負(fù)擔(dān)加重，有耗費(fèi)時(shí)間長，人力耗費(fèi)大、工作效率低等特點(diǎn)。即便有這些劣勢，但這些地區(qū)的人員仍不想使用計(jì)算機(jī)管理檔案的方式，不愿意學(xué)習(xí)新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可見他們對于信息化檔案管理的認(rèn)識不夠，仍固守傳統(tǒng)的簡單整理文件的模式，認(rèn)為用計(jì)算機(jī)管理檔案過于麻煩，對新的管理方式有抵觸心理。計(jì)算機(jī)管理機(jī)關(guān)檔案，所有的數(shù)據(jù)都需要人工錄入，并且要按照材料的分類歸檔保管，檔案信息的輸入、檢索、利用等工作都必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行，剛開始會比較的繁瑣，這也使一些工作人員不愿意使用這種新的檔案管理方法，看不到這種方法的好處，對于管理方法的變革不夠重視。其次，有些機(jī)關(guān)人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統(tǒng)不會使用，認(rèn)為現(xiàn)學(xué)這種信息化管理方式，太過困難，認(rèn)為傳統(tǒng)的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現(xiàn)在公安機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀是：國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就造成了矛盾。但不可否認(rèn)的是，信息化的檔案管理方式更適合現(xiàn)代化社會的發(fā)展，在信息量如此大的社會，數(shù)字化的管理方式使信息查找起來更加的方便快捷。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安機(jī)關(guān)檔案管理中的作用

在地大物博的中國，資料數(shù)據(jù)非常龐大，所以對檔案科學(xué)化管理是非常重要的，但現(xiàn)在，一些公安機(jī)關(guān)人員漸漸的弱視了檔案管理的重要性。公安機(jī)關(guān)的檔案繁瑣而且數(shù)據(jù)量龐大，傳統(tǒng)的檔案管理容易引發(fā)很多問題。如資料的丟失，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的保存不能很好長久地儲存資料，容易造成資料的丟失；資料的損毀，簡單地文件整理，然后放入檔案室，對于長時(shí)間的儲存文件來說，極容易被損壞，造成不可挽回的損失；查找案例的繁瑣，在警察辦案中很重要的就是對于案件的深入了解，對于嫌疑犯的了解，那么這時(shí)就需要對以往的案例進(jìn)行查找和利用，而傳統(tǒng)的檔案管理方式使案例的查找變得更加困難。而信息化的檔案管理就很好的解決了這些問題，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的興起已成為了一個(gè)必然的趨勢。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用方面與傳統(tǒng)的方式相比有很多不同之處，已成為機(jī)關(guān)檔案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解決了傳統(tǒng)管理方式中資料易丟失、易損毀等問題，只要簡單地錄入數(shù)據(jù)，根據(jù)文件的類別進(jìn)行歸檔、備份，那么檔案一般就不會丟失；其次，對于公安機(jī)關(guān)的檔案管理信息來說，最重要的是對于信息的查找與利用，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入數(shù)據(jù)之后，按年代或地區(qū)等方式進(jìn)行分類放置，查找時(shí)，只要在搜索欄搜索想要的數(shù)據(jù)就可以了，節(jié)約了傳統(tǒng)管理方法中一一查找的時(shí)間，提高了工作效率；擴(kuò)展了資源共享范圍，傳統(tǒng)的檔案管理受到有限的信息傳送技術(shù)的影響，無法進(jìn)一步對資源范圍進(jìn)行拓展，而計(jì)算機(jī)管理方式就可以很快的進(jìn)行信息傳送，擴(kuò)展資源共享的范圍與區(qū)域；使檔案信息更加組織化、系統(tǒng)化，更好地維護(hù)了歷史的真實(shí)面貌；實(shí)現(xiàn)了公安檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，使公安檔案管理更加適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的發(fā)展，使檔案管理工作走上良性發(fā)展的道路。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在公安檔案管理中運(yùn)用的意義

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，公安檔案管理工作的重要性進(jìn)一步加強(qiáng)，人們對于檔案管理的認(rèn)識也逐漸的加強(qiáng)。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使檔案信息更加的組織化、系統(tǒng)化，更好地重現(xiàn)歷史的真實(shí)面貌。科學(xué)規(guī)范的公安檔案管理，是民生建設(shè)的重要組成部分，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。

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