計算機提高文職工作效率的方法與探討

傅華碧

【摘要】隨著信息化與網絡化時代的來臨，互聯網+產業如雨后春筍般蓬勃發展起來，計算機已成為各行各業必不可少的辦公用具，發展和深化各個行業也是在使用計算機的前提下，當今社會已經離不開使用計算機了，計算機在一定程度上代替了人腦。計算機的普及使用，節約了大量的人力和財力，并且帶來了不少的經濟效益，在職場中如何利用計算機提高我們的工作效率，將計算機的功能最大化呢？本文主要是探討利用計算機提高文職工作效率的方法。

【關鍵詞】計算機 文職

一、利用計算機提高工作效率

辦公軟件、郵件服務器、打印機、復印機，這些都是文員們每天必須用到的工具，其中辦公軟件中的功能最為強大，要想通過計算機提高工作效率，使自己在工作中得心應手，需從以下幾個方面入手：

（1）練好扎實的基本功，例如：計算機的基本操作、打字、應用文寫作、信息管理、OA設備的使用、圖片的處理等。這體現了一個文員最根本的素質。在實際的工作中，不能很好的掌握計算機的基本操作，導致計算機中病毒、計算機中的內容無故丟失、文件沒能合理的在計算機中存放，使用的時候找不到、打字速度太慢、寫作時不知從哪些地方入手、對得到的信息不知如何分析與應用、打印或是復印機簡單故障也要等到IT部門的同事到來才能解決，然而不是每個公司都有單獨的IT維修部門，甚至需要請售后人員上門維修，這不僅僅浪費時間也影響我們工作的進度和效率。并且一些常見的問題于工作中出現的頻率較高。這些問題涉及的專業方向有很多，但是每個專業的要求并不是很深，只要用心，很快就能掌握其中的技巧。

（2）深入研究Office軟件中的強大功能，爭取用最少的工作時間，換來最大的工作效益。在很多的Office軟件中都提供了較為方便的技巧性的工作處理方法。要深入掌握這些技巧，提高工作效率，例如：我們在年終考核后打印榮譽證書，很多人都是制作好一個后，更改名稱進行下一個的打印。這樣的方式，即使更改較快的人每三分鐘制作一個，制作50個，則要150分鐘，要兩個半小時完成。如果用Word 中的郵件合并功能，則能快速制作完成，只需要10來分鐘的時間。大大的減輕了工作壓力，提高工作速度。

（3）將經常用的復雜的操作制作成一些小的辦公自動化項目，利用Office的自動功能，減輕重復操作負擔。比如銷售部門：每天要做銷售數據的統計及分析，就將銷售統計制作成項目，每天只要將信息數據導入該項目，其它的則會有Office軟件自動完成。既能加快速度，又能提高精準度。

二、明確自己的職責范圍

企業文員的職責范圍很廣，事務繁雜，作為文職人員首先必須理清自己的思路，自己的職責范圍，將工作有條不紊的進行。企業文員的工作職責為：文字工作文稿（如部門年度工作計劃、工作總結、通知文件和申請報告等）的草擬，審校，打印和發布等。檔案管理工作負責收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等；管理類材料的歸檔；員工檔案資料的登記、審核和保管等。人力資源工作考勤考核、職稱評定、津貼福利事務等，根據部門行政管理層要求，協助編制部門組織架構，如人才招聘，員工培訓等。日常行政工作協助上級督促各項工作計劃、制度實施落實；辦公用品的采購保管；固定資產管理、辦公設備維護；會議安排，會務籌備等。其他工作：其他一些突發事件處理工作，緊急事件處理并及時向部門領導請示匯報等。

三、提高企業文職人員的職業認同感

企業文員明確了自己的本職工作，對工作職責了然于胸，并不代表你就可以成為一員優秀的文職工作人員。他還必須具備良好的職業認同感，才能積極充分的發揮自己的主觀能動性。職業認同感是一個人自我價值感的體現。如何將自己變成優秀的文職人員成為文職人員中的翹楚，增加自豪感和認同感是干好文職工作的關鍵所在。

目前文員普遍缺乏自我的職業認同感，主要有以下幾個原因：1.由于受傳統觀念的束縛在大多數人眼中，文職人員只是個打雜的，社會地位不被認可，不能體現自我價值。實際上任何一個單位的文職基礎性工作都是舉足輕重的2.在工作性質上由于文員處于行政管理層的從屬地位，是服務性的管理人員，輔助性是工作的基本性質。這種工作性質在一定程度上限制了文員在工作中的自主能力、創新能力的發展，這使他們對自己能力的評價相對較低，從而影響了自我職業的認同：文員大多數工作是屬于事務性的工作，比如：蓋章、材料的發放和收集。這些工作無需什么能力，只要簡單的文件管理常識、足夠的耐心即可，根本不需要個人的創新能力等素質。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價值所在，產生自我失落、迷茫，甚至對工作的厭煩。工作超負荷成為許多企業文員普遍面對的問題，長期從事這種工作，就使得超負荷勞動的文員在體力和精神上不堪重負。

四、提高企業文職人員的綜合素質

企業文員如果具有很高的職業認同感而不具備過硬的綜合素質的話，無異于紙上談兵，沒有實現的能力。文員除了具備良好的表達能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質之外，必須加強政治素質、心理素質和學識素質等綜合素質的培養，在扎實工作的同時，要善于思考，勤于總結經驗教訓，不斷提高業務水平和工作效率。

（1）政治素質：企業文員必須要有堅定的政治立場和敏銳的在日常的工作中企業文員經常上傳下達、處理內部事務、協調各方面關系，企業文員要有較強的政治意識，在全力做好本職工作的同時要以公司的利益為重，嚴守工作紀律，做好自身的工作，懂得在突發事情上隨機應變。

（2）心理素質：心理素質是指個體具有的比較穩定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對復雜的人際關系，繁雜瑣碎的工作事務，必須具備良好的心理素質：細心耐心：文員面對的是繁雜瑣碎的日常事務，如報紙、信件的收發，系檔案的管理，辦公室物品的領取，文件通知的下發傳達等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關系到日常工作的運轉，因此企業文員必須培養自己細心、耐心的性格。熱情樂觀：文員要時刻保持熱情樂觀的心態，營造和諧的人際關系，對周圍環境及人際關系有良好的感知，才能變被動為主動，變消極為積極，提高工作效率。不懼挫折：文員工作經常會面臨一些意想不到的困境，難免會遇到挫折或不協調，這就需要每一個文員不懼挑戰，經受得住挫折。

明確工作職責是做好企業文員工作的前提，較高的職業認同感是做好企業文員工作的溝通橋梁，利用計算機處理完成工作是企業文員的關鍵，過硬的綜合素質是做好企業文員工作的保障，四者相輔相成。文員是公司在運營中不可或缺的一部分，對保證各項事務正常運行的起到關鍵作用。企業文員要在工作實踐中不斷積累經驗，確實提高工作效率，才能為公司的發展貢獻自己的智慧與力量。在工作中找到自己的人生價值。