淺析醫院檔案歸檔工作要點

趙繼業

（駐馬店市中心醫院，河南 駐馬店 463000）

淺析醫院檔案歸檔工作要點

趙繼業

（駐馬店市中心醫院，河南 駐馬店 463000）

本篇文章針對醫院檔案的歸檔工作管理一題展開了較為深入的研究，同時結合醫院檔案歸檔工作中所存在的問題與筆者的自身經驗總結出了幾點可行性較高的管理創新措施，其中包括完善檔案歸檔管理制度，創新歸檔方法、全面提高醫院科研人員的歸檔意識、進一步完善獎懲機制以及加大信息化建設力度等等，以期能夠對各位業界同仁帶來一些具有參考性的意見。

醫院檔案；檔案管理；檔案歸檔

1 前 言

醫院檔案的種類主要包括財務檔案、科研檔案、文書檔案、設備檔案、基建檔案、病歷檔案等等，這些檔案信息不僅記載了醫院歷年來的發展與進步過程，而且還會為醫院日后經營方案的制定打好基礎。如今，絕大多數的醫院在進行文件收集與文件歸檔的工作當中，都因各種各樣的因素而出現了短缺或殘缺的現象，此外，還有一部分重要的科研資料與醫療設備合同仍然存留在個人的手中，有關于醫院基建發展與醫務工作者的先進事跡也仍然沒有完全歸檔。基于此，在日后的醫院檔案歸檔工作當中，檔案管理人員務必要進一步完善原有的檔案歸檔工作，為醫院日后的可持續發展打下夯實基礎。

2 醫院檔案歸檔工作中所存在的問題

2.1 科研檔案歸檔困難

醫院每年都會產出大量的科研成果、專業書籍以及學術論文等，其中尤其重要的是由國家所批準立項的臨床研究課題，由于這些課題從開始研究到成功立項往往需要經歷數年之久，因此勢必會在研究的過程當中產生大量的檔案資料。由于這部分檔案信息都保存在醫療工作者或研究科室的手中，并且大多都被用于個人職稱評定、參與學術研討扥等，因此在歸檔過程中存在著比較大的難度。

2.2 設備檔案資料不全

在醫院的固定資產當中，醫療設備占據了非常大的比重。如今，伴隨著我國醫療事業發展速度的不斷加快，絕大多數的醫院為了增加自身的競爭實力，每年都會購置大量的先進醫療設備，在此過程當中會形成大量的資料信息，其中包括大中型醫療設備的購買申請、設備檢驗報告、設備安裝、性能報告、檢測報告以及維修報告等。在正常情況下，這些資料均應進行歸檔處理，但由于部分醫療設備管理部門害怕工作麻煩，并沒有將這些資料信息主動的移交到檔案部門中，長此以往會出現丟失或破損現象，為醫院檔案管理部門的歸檔工作帶來了較大的難度。

2.3 電子檔案歸檔管理不到位

在醫院的檔案管理部門中，有一部分年齡較大的檔案管理工作人員并不能夠熟練掌握電子檔案業務，并且由于長時間的的受到了傳統檔案管理觀念的影響，從而導致了醫院中存在著重紙質檔案、輕電子檔案的情況。例如，在醫院內部所傳閱的公文、表格、會計電算化等電子檔案信息理應進行歸檔處理，但由于缺少一套完善的檔案歸檔管理制度，從而導致這部分信息被忽略。此外，還有一部分地方上的基層醫院甚至沒有制定專門的歸檔管理部門。

3 醫院檔案歸檔管理對策

3.1 完善檔案歸檔管理制度，創新歸檔方法

科學合理化的檔案管理制度才是提高歸檔工作效率的基礎力量支持，如果想要解決檔案歸檔難的相關問題，就必須要針對檔案搜集、檔案歸檔、檔案保存、檔案利用等各個環節均制定出明確的管理方案。例如，醫院的檔案管理部門應當專門設置檔案盒，將不同科研項目的申請書、合同書、科研成果證書、學術論文、申請專利書等資料進行集中存放，同時還要制作出清晰完善的歸檔目錄，以便于檔案管理人員的查找操作。此外，醫院中的檔案管理部門應當將歸檔工作任務下派至每位工作人員的身上，讓他們可以明確自身的工作職責與工作內容，以此來達到提高檔案歸檔管理水平的作用。

醫院的檔案管理部門要充分考慮到現有的科研實際水平，在此基礎之上創新檔案管理手段，積極運用現代化的管理理念與管理方法，通過對科研成果展開信息化管理，不僅可以讓檔案使用者更加精準的檢索到自己想要的檔案信息，而且還能夠進一步實現檔案歸檔工作的規范化、智能化以及現代化要求標準，將醫院檔案資源的實用性價值淋漓盡致的發揮出來。

3.2 全面提高醫院科研人員的歸檔意識

3.2.1 加大對檔案歸檔的宣傳力度，強化歸檔意識

各個醫院的管理者應當充分利用微信、QQ、短信等信息交流平臺來將《檔案法》中的相關內容告知給院內的所有醫務人員，讓他們可以充分認識到科研檔案資源是屬于醫院的公共資產而并非是個人的私有財產。此外，還應讓醫務人員了解到，科研檔案的形成過程是需要耗費大量的人力與物力資源的，并且能夠對醫療事業的穩步發展提供強大的力量支持。以此來讓醫務人員了解到檔案管理同醫療工作之間所存在的重要合作關系，自覺完成檔案搜集與檔案歸檔工作，同時還要承擔起記錄科研過程的工作責任。

3.2.2 加大度檔案歸檔管理的培訓力度

醫院管理者應當在現有的基礎之上加大對院內技術人員的檔案管理培訓力度，將更多先進的歸檔管理理念與管理方法告知給科研管理人員，讓他們可以在開展科學研究活動的過程當中做好檔案收集、檔案歸檔以及檔案保存工作。除此之外，醫院管理者還要專門聘請檔案管理技術專家來為院內的檔案管理人員與醫務人員進行業務指導，結合科研成果與科研課題來向他們系統化的傳授檔案資源的存檔要求，從根本上培養出醫務人員的歸檔意識，全面提升檔案資源的質量水平。

3.3 進一步完善獎懲機制

為了進一步提高醫院檔案管理人員的工作積極性，醫院管理者應當經常性的開展歸檔工作的評優活動，針對在工作崗位中表現優秀且能夠認真執行檔案歸檔管理制度的人員給予一定的物質與精神獎勵，同時還要給他們優先的職務晉升機會。此外，針對醫院內部的科研工作者來說，在科研項目正式啟動后，醫院管理者可以將科研經費中的一小部分預留下來，將這部分資金作為檔案歸檔的保證金。當科研項目正式完成以后，課題研究小組如果能夠在規定的時間內將所有資料都如數移交，那么保證金將全部歸還，如果不能夠在規定期限內完成資料上交工作，那么就要扣除相對應的保證金。通過此種方式不僅可以較好的控制檔案資源的歸檔速度，而且還能夠為醫院內的科研工作者帶來緊迫感，讓他們充分的認識到檔案歸檔工作的重要性。

3.4 加大信息化建設力度

通過上文中的介紹可知，如果只是通過手工操作的方式來管理醫學科研檔案，那么勢必會對檔案歸檔效率與檔案信息質量帶來一定的影響。在最近幾年來，伴隨著我國信息技術水平的不斷提高，醫院的檔案歸檔工作也必須要緊跟住時代的發展腳步來不斷的創新。醫院一方面要進一步加大對信息化建設的投入力度，拿出更多的資金來用于購置先進設備，其中包括計算機、打印機、刻錄機以及掃描機等，另一方面還要促進的信息化檔案管理系統的順利構建，加大對檔案歸檔工作的監管力度，確保歸檔文件內容的完整性與準確性。除此之外，醫院檔案管理部門還應規范制作檔案管理系統的檢索表示，確保檔案使用者可以快速精準的搜索到自己所需要的檔案信息。

4 結 語

綜上所述，檔案歸檔是醫院檔案管理工作中的一項重要組成部分，醫院中的檔案管理工作人員需要肩負起自己的工作責任，在保證檔案資源完整性、準確性的基礎之上進一步優化檔案的收集與歸檔渠道。一方面要對要醫院內部產生的重要資料信息進行及時的收集，另一方面還要嚴格按照檔案管理制度來完成檔案整理與存儲工作。

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本文編輯：吳 衛

R197.322

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ISSN.2095-8242.2017.14.2720.02