呼和浩特市城建檔案電子信息化管理研究

鄭亞平

(內蒙古呼和浩特市城建檔案館，呼和浩特 010020)

呼和浩特市城建檔案電子信息化管理研究

鄭亞平

(內蒙古呼和浩特市城建檔案館，呼和浩特 010020)

城市建設檔案主要是指在城市建設過程中，對工程過程進行記錄的文字、圖片等材料形成的檔案。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，為了能夠更好的解決呼和浩特市城建檔案現(xiàn)存管理問題，本文對城建電子檔案進行分析，對呼和浩特市城建檔案管理進行了研究。

呼和浩特；城建檔案；電子信息化；管理研究

1 呼和浩特市城建檔案管理情況

1.1 呼和浩特市城建檔案的基本情況

1986年3月經市政府正式批準，成立了呼和浩特城建檔案館。1992年，又經市政府批準成立“呼和浩特市城建檔案管理處”，實行館處合一。這也為城建檔案管理的電子管理奠定了基礎。1998年，又加掛“呼和浩特市城建信息中心”的牌子，現(xiàn)行三塊牌子、一套班子的管理體制。在呼和浩特市(以下簡稱呼市)城建檔案管理過程中，管理著檔案業(yè)務、行政管理以及檔案工作信息化管理。管內設置的檔案管理科以及業(yè)務指導科等科室對前期的檔案進行管理和指導，在檔案進館之后對檔案進行保管、信息加工以及課題編研等工作。

1.2 呼和浩特市城建檔案館存在的問題

在檔案管理人員中，學歷層次參差不齊，本科及本科以上學歷的工作人員占45%，有職稱的工作人員的比例只占到50%，其他成員則占到50%，但具有高級職稱的工作人員比例只有4%左右。也就是說，在信息化管理城建檔案的發(fā)展過程中，相對缺乏具有創(chuàng)造性及研究性的人才。在檔案建設管理工作中，該如何引進研究性的人才，讓這些人才能夠更好的改革，促進呼市檔案管理的發(fā)展，也是目前城市建檔工作中需要思考和解決的問題。

由于呼市經濟和城建檔案的發(fā)展都屬于中等水平，檔案建設管理基本滿足當地的城建檔案工作。不過，隨著信息化的發(fā)展，城建檔案的管理要能夠適應信息化的需求，呼市的城建檔案管理也要結合自身的情況，制定適合的組織機構，更好地實現(xiàn)信息化管理，從而為城建檔案的管理作出自己的貢獻。

在目前的城建檔案管理工作中，除了對人才的需求，就是對建設基礎設施的需求，沒有先進的設備就無法真正實現(xiàn)信息化管理。但是要想實現(xiàn)這些設備的購置，則需要投入大量的資金，這也是城建檔案管理工作中遇到的比較大的難題。所以城建檔案管理的發(fā)展，不僅需要政府的支持，也需要當地有關企業(yè)的援手，共同實現(xiàn)城建檔案管理的建設。

1.3 呼和浩特市城建檔案館電子檔案管理面臨的問題

在呼市的城建檔案管理過程中包含工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件以及室外工程，經過多年的實踐和探索日趨完善，很多文件和資料逐漸完整，但是隨著城建工程的不斷發(fā)展，文件以及資料的工作量越來越大，有關的建設單位也存在不同，以前的人工管理已經遠遠跟不上其發(fā)展。因此在城市檔案管理過程中出現(xiàn)了一些問題:A.有關城建檔案的管理比較困難，搜集也不夠及時。B.一些工程竣工圖的分類編制不完善。C.檔案編制過程中，效率較低，產生費用較高，缺少信息化管理的手段。也有一些在信息化管理過程中，由于各種原因的存在，導致檢索效率較低。D.對施工文件、驗收文件等檢查的手段比較落后。如何更好解決這些問題已經成為目前提高呼市城市檔案建設及其電子信息管理水平的關鍵。

此外，信息化的不斷推進，在檔案管理過程中，讓有關文件實現(xiàn)自動歸檔，從而實現(xiàn)統(tǒng)計一體化、檔案管理多樣化，使得這些建筑信息能為政府提供決策，為社會投資者提供可靠的依據。所以數字化城建檔案館的建立，不僅可以提升內部人員的素質，也可以為政府減輕負擔，更可以使得建筑信息采集和綜合數據分析變得專業(yè)。但目前的數字化管理過程中需要資金作保障，例如:購置一些應用軟件、對現(xiàn)有人員進行技術培訓、定期對機器進行維護和轉化等都需要有充足的資金做后盾。而在目前數字化城建檔案管理過程中，缺少資金將會直接制約數字化城建檔案的發(fā)展。同時，為了能夠保證專業(yè)設施的正常運行，人員結構和知識結構也是主要問題之一。

2 呼和浩特市城建檔案管理有效策略

隨著《城建法》的頒布實施，我國對城市建筑以及施工的管理要求進一步提高。但目前市面上的軟件中，并沒有能夠對文檔很好地進行搜集和管理。在其他省份已經出現(xiàn)了電子簽章的應用，可以為電子檔案的管理提供安全保障，也可以識別簽名人的身份，這樣可以有效實現(xiàn)智能化管理。

2.1 建設工程電子文件簽章系統(tǒng)

電子簽章是一種電子代碼數據，可以運用電子簽章驗證簽名人的身份，也可以驗證出信息的真實性以及有無偽造和篡改的現(xiàn)象。在城建檔案管理過程中，可以建設電子文件簽章，通過虛擬打印的方式將有關資料轉化成PDF格式，再利用數字證書和時間戳，在相關的信息中加蓋電子印章，有效防止有關單位的造假和修改，保證資料的法律憑證，消除了一些潛在的隱患。如果檢測到篡改的部分則會自動失效，并且立即警告用戶。所以建設電子文件簽章系統(tǒng)，可以有效促進建設工程資料的信息化管理和標準化管理。同時，也可以方便檔案資料的保管和申交，提高有關工作人員的工作效率。

2.2 城建電子檔案管理軟件開發(fā)

根據《中華人民共和國檔案法》、《城市建設檔案著錄規(guī)范》等一系列的文件和規(guī)范，城建電子檔案開始進行開發(fā)。此外，在電子城建檔案管理過程中，要能夠滿足城建檔案管理的工作流程，設計出有關的城建電子檔案文件圖，才能夠設計出符合實際工程、操作性比較強的實用性檔案管理軟件。

2.3 城建電子城建檔案管理軟件經濟效益綜合評價

電子檔案管理軟件是城建檔案管理信息化的重要途徑之一，其經濟效益和社會效益較大。第一，城建檔案管理人員可以通過網絡實現(xiàn)隨時辦公，改變了傳統(tǒng)的來回找部門蓋章的煩瑣步驟，節(jié)省了大量的人力和財力，基本實現(xiàn)了城建檔案管理工作的自動化辦公。并且可以避免人工查詢審核進度，有關工作人員會將進度直接公布到網上，提高辦公效率、節(jié)約成本并獲得社會效益。第二，由于信息化的運用，有關部門將國家頒布的城建規(guī)范融入到軟件中，可以在檢測的過程中有效篩選不符合要求的文件，保證了資料的質量。在送審的過程中，計算機則會將資料與館內的資料進行比對，然后進行有效分類。極大提高了城建檔案的審核效率，降低了有關工作人員的勞動強度，最大限度地保證了資料的真實性和完整性，提高了檔案管理質量。第三，城建檔案管理中，涉及檔案比較多且較復雜，每個專業(yè)下面都有大大小小的各種分類項目。如果運用傳統(tǒng)的紙質檔案，不僅占用比較大的空間，并且紙質檔案保存要求也較高，需要一定的溫度與濕度。運用電子城建檔案進行管理，則可以大幅度降低傳統(tǒng)檔案保存產生的費用。第四，運用電子城建檔案管理，可以對大部分的文件和檔案進行分類統(tǒng)一管理。但是為了保證接受數據的統(tǒng)一以及實現(xiàn)電子檔案的長期有效管理，檔案館可以與一些企業(yè)進行有效合作，聯(lián)合開發(fā)有關軟件并進行推廣。這樣在保證經濟利益的同時，也可以促進電子城建檔案管理的建設。

3 結語

目前，電子城建檔案管理不斷被運用到各類城建檔案管理工作中，相信隨著信息技術的飛速發(fā)展，城建檔案管理水平會越來越高，呼市的城建檔案管理信息化程度也會越來越高效、快捷。

[1] 梁麗堅.城建檔案電子信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務，2016，(02):179.

[2] 張旭光.天津城建檔案媒體信息管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].大連:大連理工大學，2015.

[3] 樊兵.陜西省城建檔案電子信息化管理[D].西安:長安大學，2013.

[4] 潘文敏.韶關城建檔案推行電子信息化管理[N].韶關日報，2006-07-10.

Research on electronic information management of urban construction files in Hohhot

ZHENG Ya-ping

(Urban Construction Archives of Hohhot, Hohhot 010020, China)

Urban construction archives mainly refer to the archives of materials, pictures and other materials that are recorded in the process of urban construction. With the continuous development of information technology, in order to better solve the existing management problem of urban construction archives in Hohhot, this paper analyzes the urban archives and urban construction archives management of Hohhot.

Hohhot; Urban construction files; Electronic informatization; Management research

2017-04-17

鄭亞平(1974-)，女，本科，館員。

G270

B

1674-8646(2017)12-0122-02