探究餐飲企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度

李田田

摘要：餐飲業(yè)屬于服務(wù)行業(yè)，隨著人們生活水平的提升，餐飲業(yè)成為消費(fèi)市場(chǎng)中的重要組成部分，隨著餐飲企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)于餐飲企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)管理制度需要進(jìn)行有效的規(guī)范。本文主要針對(duì)餐飲企業(yè)中采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部制度進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析和探索，為采購(gòu)環(huán)節(jié)中需要制定的有關(guān)制度提供相應(yīng)的依據(jù)和流程，針對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的一系列風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制，促進(jìn)餐飲業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：餐飲企業(yè)；采購(gòu)管理；控制措施

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）030-0000-01

目前我國(guó)餐飲業(yè)快速發(fā)展，市場(chǎng)中餐飲行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也越來越激烈，企業(yè)要想在激烈的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中占據(jù)一席之地就要想辦法改善提升內(nèi)部管理控制，而采購(gòu)環(huán)節(jié)是餐飲行業(yè)內(nèi)部管理中的重要環(huán)節(jié)。采購(gòu)內(nèi)部控制的落實(shí)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)降低成本、保障企業(yè)利益最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)餐飲企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制有利于提升餐飲企業(yè)的管理效益以及經(jīng)營(yíng)水平，提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

一、餐飲采購(gòu)業(yè)務(wù)的一般流程

（一）請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)

餐飲企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)決定了它獨(dú)特的請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)，由于餐飲類所需要的原材料都是蔬菜、肉類以及調(diào)味品等與食品有關(guān)的東西，因此對(duì)于保鮮度和安全性的要求也十分高，餐飲企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的采購(gòu)種類以及價(jià)格波動(dòng)等方面十分復(fù)雜因此采購(gòu)工作的強(qiáng)度也十分高。每個(gè)餐飲企業(yè)都有其日常采購(gòu)慣例，在做到滿足日常需要的同時(shí)，要對(duì)區(qū)別于日常的宴席的餐料采購(gòu)作出合理的估計(jì)，財(cái)務(wù)部門需要針對(duì)各部門提供的一些需求申請(qǐng)進(jìn)行有效的審核，結(jié)合庫(kù)存，日常采購(gòu)及非日常訂單，對(duì)于一些不符合企業(yè)進(jìn)貨要求的采購(gòu)計(jì)劃反饋給各部們并要求其修改采購(gòu)計(jì)劃，直到符合采購(gòu)要求才可以進(jìn)行采購(gòu)。

（二）訂貨環(huán)節(jié)

如果請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)是對(duì)量的合理估計(jì)，那么訂貨環(huán)節(jié)的重點(diǎn)就在于價(jià)格的最佳選擇。物美價(jià)廉的原材料是企業(yè)在餐飲領(lǐng)域中立于不敗之地的關(guān)鍵所在。在餐飲企業(yè)中，一般都會(huì)有簽訂合同的長(zhǎng)期的餐料供應(yīng)商，采購(gòu)部門根據(jù)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃進(jìn)貨，在訂貨環(huán)節(jié)中保障一定周期內(nèi)的采購(gòu)次數(shù)，只有批量越適合才能降低材料用品的資金占用量以及不必要的浪費(fèi)。

（三）驗(yàn)收環(huán)節(jié)

驗(yàn)收也是采購(gòu)控制中的重要環(huán)節(jié)，如果只注重采購(gòu)前期的過程而忽視了驗(yàn)收的重要性，如果出現(xiàn)問題將會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)整個(gè)過程全部白費(fèi)。餐飲行業(yè)所生產(chǎn)出來的食品是供客人食用的，如果不能保障原材料的安全和新鮮，出現(xiàn)任何質(zhì)量問題都會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。因此在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，驗(yàn)收人員需要持有貨物的明細(xì)單，用來檢查貨物的數(shù)量、質(zhì)量以及大小等是否符合采購(gòu)要求，同時(shí)保障采購(gòu)價(jià)格、交貨日期等都符合采購(gòu)合同規(guī)定，確保一切正確后庫(kù)管員按照要求嚴(yán)格填寫驗(yàn)收憑證，并將入庫(kù)單據(jù)和發(fā)票交給會(huì)計(jì)部門進(jìn)行審核付款。

（四）付款環(huán)節(jié)

企業(yè)在完成一系列采購(gòu)流程后將采購(gòu)回來的貨物驗(yàn)收入庫(kù)，此時(shí)財(cái)務(wù)部門的人員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，驗(yàn)收人員提供的發(fā)票和貨單進(jìn)行仔細(xì)審核，要注意除了蔬菜，肉類，雞蛋等免稅農(nóng)產(chǎn)品外，米、面、油等及其他副食品還可以抵扣13%的進(jìn)項(xiàng)稅額，確定無誤后，會(huì)計(jì)人員結(jié)合企業(yè)實(shí)際的資金占用情況以及賒銷限度，盡可能的與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，力爭(zhēng)使企業(yè)在資金上得到最大程度的緩沖時(shí)間。

二、 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)探析

采購(gòu)業(yè)務(wù)流程大致分為四個(gè)環(huán)節(jié)，包含有請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)、訂貨環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)，在這些環(huán)節(jié)中每一個(gè)工作人員都可以利用自身職務(wù)的便利進(jìn)行不利于企業(yè)利益的行為，例如在請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)，審批人與采購(gòu)人由同一人兼任，則請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的審批即形同虛設(shè)；采購(gòu)環(huán)節(jié)中，采購(gòu)人員容易與供應(yīng)商之間達(dá)成某種不成文的協(xié)議，采購(gòu)人員為了從中謀取回扣，用低價(jià)購(gòu)買質(zhì)量差的原材料，對(duì)企業(yè)虛報(bào)價(jià)格從中謀取差價(jià)。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中驗(yàn)收人員對(duì)質(zhì)量數(shù)量的把控不嚴(yán)等等這些行為不僅損害企業(yè)的切實(shí)利益，也容易造成嚴(yán)重的后果。輕者企業(yè)利益受損，重者企業(yè)誠(chéng)信盡毀。

三、 控制采購(gòu)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)的措施

（一）不相容職務(wù)相互分離

在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該做到各司其職，不得僭越，例如請(qǐng)購(gòu)審批人不得參與購(gòu)貨環(huán)節(jié)，在廚房工作的人員就不能同時(shí)擔(dān)任采購(gòu)的職務(wù)，付款審批人員不能與付款執(zhí)行人同時(shí)辦理尋找供應(yīng)商合作的業(yè)務(wù)，這主要是為了防止出現(xiàn)一些責(zé)權(quán)不清，辦事效率低下的現(xiàn)象。

（二）正確的授權(quán)審批制度

餐飲企業(yè)的大堂部門一般會(huì)根據(jù)客戶的需求來制定第二天食材的訂購(gòu)計(jì)劃，大堂部首先制定出第二天所需要的食材數(shù)量以及品種交給采購(gòu)部，由采購(gòu)部按照采購(gòu)清單向總經(jīng)理提交請(qǐng)購(gòu)，同時(shí)財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際的采購(gòu)周期以及物資損耗情況等制定出大概的預(yù)算并將預(yù)算提交給總經(jīng)理，在這一整套流程下來后制定出的最終采購(gòu)計(jì)劃需要總經(jīng)理的審批才能通過。

（三）訂貨控制

企業(yè)應(yīng)與有資質(zhì)的餐料供應(yīng)商簽訂合同，便于發(fā)票的取得。這需要在市場(chǎng)中尋找到合適的供應(yīng)商，確定購(gòu)買數(shù)量、時(shí)間以及價(jià)格等問題，保障企業(yè)利益的最大化，在詢價(jià)過程中做到貨比三家，同時(shí)企業(yè)內(nèi)部還設(shè)立相應(yīng)的物價(jià)員，經(jīng)常去市場(chǎng)詢價(jià)，掌握菜價(jià)的第一手信息，在采購(gòu)環(huán)節(jié)中如果發(fā)生物價(jià)員覺得有差異的情況可以及時(shí)進(jìn)行糾正。條件許可的話，還應(yīng)定期更換采購(gòu)人員。

（四）原材料的驗(yàn)收控制

原材料到貨后需要立即進(jìn)行驗(yàn)收環(huán)節(jié)，驗(yàn)收人員由廚師長(zhǎng)（主要驗(yàn)收質(zhì)量）、采購(gòu)員（主要核對(duì)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃）以及倉(cāng)庫(kù)管理者（主要驗(yàn)收數(shù)量）三方同時(shí)進(jìn)行，肉類需要提供檢驗(yàn)檢疫合格證，食材要確保新鮮、安全，調(diào)料等副食要注意生產(chǎn)保質(zhì)期限，而且食材的驗(yàn)收必須同時(shí)得到三方的認(rèn)可才行，驗(yàn)收結(jié)束后在入庫(kù)單據(jù)上簽字并按照正常手續(xù)入庫(kù)。

（五）應(yīng)付賬款的控制

在應(yīng)付賬款環(huán)節(jié)，最關(guān)鍵的是記好應(yīng)付賬款中的每一筆細(xì)賬，并且交由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款人員的員工來進(jìn)行這項(xiàng)工作，確保人員之間工作的不重疊。供貨方的發(fā)票則由采購(gòu)人員就相關(guān)憑證交給會(huì)計(jì)進(jìn)行應(yīng)付賬款的記錄。會(huì)計(jì)根據(jù)入庫(kù)單據(jù)核對(duì)發(fā)票。確定付款后，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批方能付款。

四、總結(jié)

采購(gòu)環(huán)節(jié)是餐飲企業(yè)內(nèi)部管理控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于采購(gòu)內(nèi)部可能出現(xiàn)的一系列問題，企業(yè)除了針對(duì)業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)有針對(duì)性的進(jìn)行有效的管理和控制，還要將內(nèi)部控制制度落實(shí)到位，只有企業(yè)管理層的重視和堅(jiān)持，才能真正發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，從而為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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