圖書檔案一體化管理的初步探討

史微微(黑龍江省政法管理干部學院，哈爾濱 150080)

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圖書檔案一體化管理的初步探討

史微微
(黑龍江省政法管理干部學院，哈爾濱 150080)

隨著人們日益提高對圖書與檔案的信息需求而逐漸分化，在各自方向逐漸發展成為兩個相對獨立的體系。而隨著數千年的分化獨立，就有需求和可能再次結合，人們更需要完整性的信息需求與圖書檔案再次結合的要求殊途同歸，在網絡時代圖書檔案具有一體化管理的發展趨勢，為再次將圖書檔案結合具有重要作用。

圖書檔案；一體化管理；初步探討

一、圖書檔案一體化管理及其意義

(一)圖書檔案一體化管理內涵

氣候環境在圖書檔案的傳統保存方式中具有重要影響，順勢數位化和數據庫的發展，使檔案遺失、缺漏等問題得到妥善解決，檔案也明顯延長了保存壽命。本文中的一體化并非是指簡單地將圖書和檔案進行融合，也非忽視其本質上的差異，改變其并列關系，統一圖書和檔案構成整體。基于此應選擇各自優勢，對其之間的關系充分協調以利于合作，基于網絡環境對相關資源共享，使用戶獲得一站式服務[1]。

1．圖書檔案在其本質來源方面存在差異，圖書需要進行購買，經費投入對于圖書館館藏的豐富程度具有直接影響。而檔案館館藏主要來源于各機構部門，檔案不可買賣在 《檔案法》中已有詳細規定。

2.圖書檔案可提供性質完全不同的信息，其本質屬性對檔案具有決定性作用。原始記錄性是檔案的一個重要本質屬性，在實踐活動中形成未進行加工改動的都屬于材料記錄，可使事物具體情況得到客觀反映的權威性材料。而在原始憑證方面圖書則不具有價值，更注重信息的完整及系統，其承載只作為參考材料的人為加工的信息而不具有憑證作用。

3．在服務方面的側重點存在明顯區別。檔案是實踐活動中的基礎材料，相對于圖書而言內容不夠豐富，圖書內容相對系統完整，為大眾化對象服務，只要具有符合規定的手續，任何人都可充分利用館藏圖書信息。而檔案因其內容存在的特殊性，因此，在服務對象方面達不到圖書的豐富，利用者應嚴格遵守保密制度，遵循法規合法利用檔案信息。

4.檔案和圖書具有不同的產生和保管方式。隨社會職能活動使檔案產生，受社會職能活動對象影響其數量具有限定性，一般都只有一份。而圖書則根據市場和讀者實際需要而印刷數量相對較大，具有廣泛而不固定的閱讀對象，并留存很大數量。盡管圖書檔案具有差異性，但都屬于社會文化活動中的不可或缺的一個重要信息源和載體。圖書和檔案在很多方面具有共性的一面，這也是實現一體化的重要基礎，因此在社會體系中互相促進，利用網絡技術而實現資源共享。

(二)圖書檔案一體化管理的意義

分化而治的圖書檔案也存在不足之處，經分化后圖書檔案發展的方向獨立，在特點和優勢方面存在明顯區別，檔案只是關注于憑證價值的體現，圖書更關注于知識體系的系統完整。社會的發展日新月異，縱向發展的分化獨立使其局限性得到充分體現，不只是對自身發展產生束縛，對社會需求也需要一個逐漸適應的過程，造成圖書檔案信息資源的溝通渠道不暢。

1．在業務上圖書及檔案工作各自為政，對合理布局的文獻信息資源及其充分利用產生一定程度的影響，導致浪費圖書檔案資源，對共同開發利用資源十分不利。

2．各自為政的封閉和半封閉系統縱向發展，對縱橫交流的現代社會信息需要難以適應，也影響圖書檔案資源在高科技研究與成果創新方面的整體化需求。

3．屬于文獻信息系統的圖書檔案以對信息的承載傳遞為職能，具有基本相同的工作目的、性質、程序及作用，縱向獨立發展容易在處理、數字化及軟件開發等方面造成不必要的重復浪費，并對科研及現代化網絡發展也產生影響。

圖書檔案在現代科學綜合化、圖書檔案事業的發展要求方面需要一體化管理。日益發展的現代科技，對于現代科學綜合化、一體化具有一定的促進作用[2]。信息時代信息量及知識總量迅速激增，知識頻率更新不斷加快都是比較顯著的特點，圖書檔案知識載體更需要實現一體化，信息共享離不開網絡，進而使信息資源達到社會進步和科學發展的要求。圖書館和檔案館在館藏方面的側重角度各不相同，存在一定片面性，在信息時代難以達到利用者對信息資源綜合化的需求，解決該問題的最佳途徑就是采用一體化管理實現資源共享，這與圖書館及檔案事業的發展需求相適應。現代學科發展主要是整體化的高度綜合，學科之間的交叉滲透而引申出具有橫斷性、交叉性的學科。

二、圖書檔案一體化管理的實施

現代圖書館學和檔案學盡管屬于并列的兩個不同學科，但具有十分緊密的聯系。其學科屬性不同，都屬于具有較強應用性的管理科學。在學科構成體系上，圖書檔案都由應用和理論構成。理論檔案學使其工作本質及運動規律得到揭示，應用檔案學是直接在檔案工作實踐中對其工作制度、原則和技術方法進行應用，在狹義上是指研究對象為圖書館工作，對工作環節、方法、流程及技術進行研究的學科，在廣義上是指在圖書館學中應用其他學科理論、方法、原理而形成的交差及邊緣學科。據此，不管是在理論還是應用領域，檔案學和圖書館學都具有共同點。此外，兩門學科都對信息資源管理、開發及利用的理論方法進行研究，因此，在研究內容方面，很多分支學科也不存在明顯區別。

在業務上圖書和檔案工作具有共同點，它們的工作環節盡管不完全相同，但都有對信息資源的基礎加工及利用。此外，在工作目的意義及方式上，圖書和檔案工作具有共同點。檔案和圖書工作以收集整理為前提基礎，為大眾提供信息資源儲備都是最終目的，在工作上利用閱覽、外借、參考咨詢等方式，在編目上具有大體相同的著錄項目內容、標識符號、格式及目錄組織程序，便于計算機檢索。

對物資設備、庫房及現代化管理設施而言，圖書檔案工作具有一致要求。由于具有相同的載體，在實體管理上具有基本相同的要求。庫房建設及物資設備都是使庫房防火防盜并保持適宜的溫濕度，此外，還應提供圖書館、檔案館日常辦公的電腦、辦公用品等物資設備，若圖書和檔案載體特殊，在管理上需采用現代化設施，針對電子形式圖書檔案，需計算機軟硬件設施加強日常檢索及維護管理。

基于計算機網絡技術實現資源共享為圖書檔案信息提供重要保障，圖書檔案一體化管理與共享資源并非是機械的簡單合并，而信息整合是基于數字化網絡環境，將虛擬圖書館與檔案館相融合。隨著信息技術的快速發展，尤其是電子文件和圖書的逐步產生，圖書檔案信息可從其載體中分離，在信息方面具有相對獨立性。計算機信息網絡的迅速發展將傳統技術條件下時間、地域及行業的限制打破，在網絡環境下整合不同地點分布的數字化圖書及檔案信息資源，使信息實現互動共享，在技術上為圖書檔案一體化管理提供重要保障作用。通常在檔案圖書工作中同時存在。

三、圖書檔案一體化管理中的常見問題及應對措施

(一)體制與政策的發展相對較為緩慢

現行檔案圖書系統聯系不夠緊密，彼此之間缺乏必要的協作，這在一定程度上影響了信息之間建立緊密的聯系，對于圖書檔案實施一體化及資源共享具有不利影響[3]。在體制上的各自為政對于檔案圖書系統建設也具有促進作用，不合理配置的資源造成大量建設重復，浪費大量人物力及財力。此外，目前在圖書檔案一體化管理上還沒有形成統一指導行業的標準及相關法律法規，滯后的政策也在一定程度上延緩了圖書檔案一體化管理進程。一些部門也忽視圖書檔案一體化管理的重要性，也使政策和體制比較滯后，對圖書檔案一體化建設具有間接影響。為此國家應采取制定政策法規方式進行有效指導，對合理配置的信息資源進行調節規范，在圖書檔案一體化建設方面應建立必要的管理協調機構，對于此項活動應積極參與進行鼓勵監督，在宏觀上監督指導檔案圖書一體化建設，確保共享圖書檔案信息資源的實施。

(二)未能深入探討圖書檔案一體化管理

目前針對圖書檔案一體化管理在理論探討中比較常見，忽視實踐研究。在實際中開展的一體化實踐較少，導致理論多年停留在紙上談兵階段。為此可吸收借鑒發達國家的先進發展經驗。企業圖書檔案的保存更注重于其利用的實際需要，因此對其內部圖書檔案信息資源的整合相對易于實現。但作為公共性質的圖書檔案，應吸收借鑒美國國會圖書館等國家圖書館管理的先進經驗，對圖書檔案統一在一個部門進行保管，進而才能逐步實現管理一體化[4]。

(三)綜合性人才明顯不足

圖書檔案一體化管理需要綜合素質較高的專業人員隊伍，但在實際中因目前教育體制與圖書館、檔案事業相對獨立，對圖書館學、檔案學理論及實踐技能真正精通的人才相對較少，對于一體化建設及共享信息資源水平產生嚴重制約。為此需培養復合型信息管理人才，目前很多高校已將圖書檔案等有關學科整合建立專門的機構，主要是培養復合型專門人才。此外，現圖書檔案在職工作人員也應定期組織業務培訓，使其深入了解相關理論及實踐知識，并開展計算機培訓課程，對圖書檔案一體化管理環境下有關網絡操作盡快予以適應。

綜上所述，畢竟圖書檔案屬于性質不同的兩種事物，在特點上也各不相同，所以在一體化管理過程中，對存在的差異應充分尊重。而隨著數千年的分化獨立，就有需求和可能再次結合，人們更需要完整性的信息需求與圖書檔案再次結合的要求殊途同歸，在網絡時代圖書檔案具有一體化管理的發展趨勢，為再次將圖書檔案結合具有重要作用。

[1]徐壽芝，陳俊武.圖書、檔案一體化與資源共享[J].鹽城師范大學學報，2016,(5).

[2]丁華東.中外檔案、圖書、情報一體化管理的理論與實踐[J].檔案與建設，2015,(10).

[3]沈麗華，張永慧.美國企業檔案工作巡禮[J].檔案學通訊，2014,(2).

[4]路玲.信息科技時代高校圖書情報資料與檔案一體化管理的探索[J].全國商情，2014,(7).

[責任編輯:曲占峰]

2017-05-23

史微微(1975-)，女，遼寧興城人，館員。

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