探析檔案信息化建設與檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區管理部， 內蒙古 赤峰024000)

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探析檔案信息化建設與檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區管理部， 內蒙古 赤峰024000)

隨著檔案信息化的建設，有效推動了檔案管理質量的日益進步。采取新型的管理手段，能夠將檔案的收集以及整理水平加以提升，從而使檔案信息達到真實的目的。利用檔案信息化的管理形式，將檔案信息潛在的價值加以提升，為更多的人員帶來方便。而相關工作人員需要熟練掌握檔案管理的整個流程，進而促進檔案信息化的不斷進步。

檔案信息化；建設；檔案管理

1 檔案信息化建設概念與特點分析

檔案信息化就是檔案管理部門在統一的規劃下，利用信息技術開展檔案管理工作，對檔案信息的信息資源進行管理與處置，進而提升檔案管理工作服務水平。檔案信息化建設就是將檔案實體保管工作作為重點內容，在一定程度上，可以從多角度分析檔案資源管理情況。具體包括以下幾點：首先，對檔案信息接收與儲存進行管理，使其更加和諧化與統一化。其次，保證檔案管理模式根據信息化建設需求進行改革。最后，保證檔案信息向著網絡化與數字化的方向發展，提升檔案信息資源的共享效率。

檔案信息化建設工作主要特征就是管理工作的多元化，具體表現為以下幾點：第一，檔案信息化建設可以打破傳統檔案管理工作的局限性，提升檔案管理工作質量。第二，檔案信息化建設可以重點開發與利用檔案檢索技術，通過計算機對檔案信息資源進行管理。第三，檔案信息化建設中計算機占有較為重要的位置，可以充分發揮多媒體技術的光盤儲存優勢，提升檔案管理工作質量。第四，檔案信息化建設與檔案管理工作的開展，需要技術人員積極建設檔案信息數據庫，提升數據庫的應用價值。同時，還要通過電子文件的管理網站，建設良好的檔案管理體系。

2 檔案管理信息化建設的機遇

大數據時代下，檔案管理與現代科技手段和通信技術相結合，促進了檔案資源的獲取、分析、管理、調用、共享和存儲，最大限度的發揮了檔案資源的價值和作用。第一，大數據時代促進了檔案管理工作的高效進行。計算機網絡和先進的檔案管理軟件的運用，大大的提高了檔案立卷歸檔、數據錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率，相比傳統的手工工作，檔案管理效率和質量大大提高。第二，大數據時代促進了檔案管理的準確性。檔案無論在空間維度上還是時間維度上都是一項復雜的系統工程，其數據和記錄的準確性對檔案的價值影響重大，大數據時代利用先進科學技術，提高了檔案資源的準確性，也可以靈活的采用精確查詢、模糊查詢等手段，促進檔案資源的全面、迅速利用。第三，大數據時代為檔案的保存和傳播帶來了革命性的影響。傳統的紙質檔案的保存壽命不長久，大數據時代實現了信息和載體的分離，利用人類先進的計算機存儲系統、芯片、云存儲等，可以極大的提高存儲的容量，而且，檔案的復制極為方便，同一份檔案可以進行多次復制存儲，防止了檔案資源的流失，可以實現永久存儲，促進了人類智慧的長久保存與傳播。總之，大數據時代的到來，給檔案管理帶來了極大的機遇和便利，應積極促進檔案管理的信息化建設。

3 檔案信息化建設中存在的問題分析

3.1 數據來源復雜

各個檔案數據都會移交給不同的單位與部門，由于各個單位與部門之間的數據庫不同，因此，在對各類數據進行管理與傳輸的過程中，也會存在較多的不同點，導致檔案管理部門中的檔案信息資料更加復雜。

3.2 數據分散嚴重

檔案信息數據的分散性較為嚴重，例如：在對建設局與稅務局的財務報表進行移交處理期間，會出現較多復雜的信息，數據管理部門在制作財務會計報表或是其他文件的過程中，只能對其進行分散性管理，難以提升檔案信息化建設工作效率與質量。

3.3 管理方式落后

在檔案信息化建設的過程中，檔案管理方式存在滯后現象，難以提升檔案管理工作質量與有效性，每十年才能對檔案進行一次移交處理，每一年才能對檔案目錄進行匯集，導致檔案管理工作效率降低。

4 檔案管理中檔案信息化建設措施

4.1 拓寬檔案管理工作思路

信息化非常重要，這也就要求管理人員拓寬檔案管理思路。掌握專業力量知識與專業技能，進而轉變傳統檔案管理思想觀念，制定長遠的規劃方案，在檔案保管的基礎上，為檔案管理人員提供高質量服務。

4.2 提升檔案信息管理質量

檔案信息管理人員必須要將檔案電子文件作為信息資源，提升檔案信息的應用價值，提高其經濟效益。除了可以為社會提供經濟服務之外，還能產生巨大的社會經濟效益。

4.3 制定完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設中，檔案管理人員必須要在重視工程檔案信息管理，主要因為在工程建設的過程中，檔案的行程具有多元化特征，無論是工程項目確立還是項目的改革，都需要檔案建立的行程，提升檔案管理工作質量。一方面，檔案信息管理工作人員需要根據檔案信息化建設難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質量。檔案管理工作人員需要認真學習與掌握計算機信息管理知識，認真參與到軟件開發工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作。同時，還要制定完善的檔案信息化管理規章制度，打破傳統檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創造有利于檔案管理的條件，發揮計算機在檔案管理中的作用。

4.4 提升管理人員的服務意識

相關人員在更新工作理念的時候依然會存在一些困難，由于以往檔案管理工作的工作內容都是收集、整理一系列工作，沒有對檔案的使用引起重視，作為單相的檔案管理。從目前的發展形勢上看，檔案管理工作應當打破以往的管理模式，不斷的完善檔案管理范圍，從而正確的意識到服務性質。因此，相關人員需要依據此類問題加以明確，從理念上加以轉變。

現如今，我國的檔案管理工作對于檔案管理人才的需求量不斷提升，但是，對于工作人員來說，其專業知識和技能是一方面，更重要的是管理人員的工作意識。提升檔案管理的服務意識，才能夠從根本上促進社會發展的進程。

4.5 提高檔案信息管理水平

就檔案文件所起到的作用就可以得知，是一種價值較高的信息資源，與此同時也作為社會進步的必不可少的一部分。而檔案管理工作即使無法直接帶來經濟效益，但是它的存在卻能夠帶來一些社會效益。因此，將管理質量加以提高的主要目的是提高檔案管理質量的內容，同樣也是無法避免的主要問題。提高管理工作效能。檔案管理改革必然將引入現代化的管理方法與設備渠道，同時，基于當今社會經濟與科技快速發展，也將引發人們思維和生活習慣的變化，繼而引入網絡以及數據化平臺。這就給檔案管理今后的發展指明了方向，那就是朝著數據化方向發展。數據化能夠提升檔案管理工作更加準確，極大的提升了工作質量以及效率，與此同時還能帶動檔案科學化發展。

5 結語

我國現代化技術以及網絡技術的日益發展，在一定程度上推動了檔案信息化的腳步。在具體檔案管理工作中，工作形式也在發生了質的改變。除此之外，我國經濟水平以及科學技術的飛速發展下促使了檔案管理模式的不斷完善帶來了益處。從管理理念的角度出發，將以往檔案管理模式打破，從而推動新型模式的不斷發展，從而使企業可以實現可持續發展的目的。

[1] 陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經營管理者，2016，(12)：26-29.

[2] 蔡杜娟.現階段檔案管理條件及實現檔案信息化建設與管理[J].辦公室業務，2016，(13)：90-92.

[3] 馬燕.加強檔案信息化建設促進檔案管理現代化[J].科技創新與應用，2016，(14)：86-88.

[4] 賀秀麗.檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策[J].中國管理信息化，2016，(12)：53-54.

Exploring on archives informatization construction and archives management

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Provident Fund Management Center, Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The construction of archival information has effectively promoted the improvement of the quality of archives management. To take a new type of management tools can be able to improve file collection and finishing level. The use of archival information management form can enhance potential value of file information and bring convenience for people. And the relevant staffs need to master the entire process of file management, and thus promoting the continuous progress of archival information.

Archives informatization; Construction; Archives management

2017-01-20

曹麗紅(1966-)，女。

G270

B

1674-8646(2017)05-0040-02