試論交通運輸檔案管理的信息化建設

王文杰

(省高速公路管理局哈爾濱處， 哈爾濱 150001)

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試論交通運輸檔案管理的信息化建設

王文杰

(省高速公路管理局哈爾濱處， 哈爾濱 150001)

社會主義市場經濟體制的建立為我國教育事業的發展奠定了堅實基礎，也給我國交通系統工作的發展提供了極大的動力支持。交通檔案屬于交通事業中的重要組成部分，這一工作水平的高低與交通事業發展之間的關系非常緊密。在這樣的大環境下，要抓住機遇，借助信息化技術來不斷強化交通運輸的檔案管理工作，以便其更好地適應當前社會經濟發展的需要。

交通運輸；檔案管理；信息化建設；分析；對策

1 檔案管理信息化建設作用分析

1.1 對檔案管理的方式進行更新

信息化技術在我國交通檔案管理中的有效應用可以加強對檔案材料的控制和管理，由于交通運輸檔案自身特有的復雜性特征，在很多公路工程檔案的歸納中，就會耗費大量的精力，而且還要求工作人員將更多的時間投入到實施和整理當中。因此，為了能夠保證公路階段工程檔案資料的完整性，進一步強化公路階段工程檔案的信息化管理非常有意義。可以借助信息化建設來保證交通運輸檔案管理工作的有效進行，并對資料檔案實施規范化的管理，進而達到節約人力物力的目的，促進我國交通運輸事業的蓬勃發展。

1.2 能夠實現檔案的專業化管理

在之前傳統的交通運輸檔案管理中，檔案的載體一般都是以紙質材料出現的，這樣就會導致人們在查看資料的時候非常不方便，而且很多資料在查找的時候也需要耗費大量的時間。并且在查找資料之前，還要借閱人到檔案管理部門對資料進行借閱，在借閱期間還要嚴格的按照管理要求來進行操作，由于檔案資料是紙質的，所以備份起來非常困難，這也導致很多交通運輸檔案沒有備份，也就是說一旦這一份資料被別人借走，其他人還想借閱這份資料，就需要等上一個人把資料歸還之后才能夠進行借閱，這也給借閱人員以及檔案管理人員帶來了非常大的麻煩。自從實現了信息化管理之后，不僅可以防止因檔案期限歸還帶來的不便，而且還能夠有效保證檔案在借閱的過程中容易造成損壞現象也都能夠充分考慮進來。除此之外，借閱人員在需要查閱資料的時候，利用信息化管理就可以隨時隨地對相關問題進行實時的查詢和詢問，這樣不僅可以緩解紙質檔案在借閱期間出現的空擋，而且還能夠實現檔案信息管理和實體管理之間的分離問題，有效降低了工作人員的工作難度，而且也提升了交通運輸檔案的信息化建設進程。

1.3 能夠滿足時代的發展需求

在信息技術不斷發展的情況下，要想讓我國的交通運輸更好地服務于群眾，就一定要對交通運輸中與之相關的檔案管理工作來進行不斷的更新和完善，進一步做好管理工作的信息化。在實際的檔案管理中，要積極的采用信息化管理手段，促進工作效率的提升，提高檔案管理的服務水平。除此之外，在交通運輸檔案管理的過程中應用信息化技術，保證檔案在歸檔期間不至于出現重大的錯誤，也能夠有效減少信息的加工費用，進而保證檔案管理工作可以更好地順應社會經濟的實際發展需求。

2 檔案管理信息化建設的有效措施

2.1 增強管理意識

要充分結合當前市場的實際變化情況，在檔案管理信息化的建設中，建設相對完善的檔案信息資源管理體系，進一步明確檔案工作目標，對信息化建設中存在的問題進行有效的協調和處理，并對工作人員的實際工作職責進行全面的落實，嚴格履行檔案管理工作的相關責任，做好監督管理工作，將交通運輸檔案的信息化建設工作成功的融入到工作計劃中，這樣也能夠對監督管理部門實施科學化、合理化的考核。

如果在交通運輸檔案管理中，沒有檔案資源可以開發，那么信息化建設也就無從談起。所以交通運輸部門要借助信息化系統，將相關的檔案信息按照規范化的程序運行，進而實現資源共享，這樣也能夠進一步提升檔案管理中檔案的利用率。除此之外，在信息開發期間，工作人員也要擺脫傳統觀念帶來的影響，樹立正確的信息觀念，完善信息交換管理機制。

2.2 進一步完善電子文件的管理

在交通檔案管理中，電子文件受損害的時候非常多，而且其穩定性也非常差，現如今已經有很多的重要文件被傳輸到網絡上。如果此時僅僅是依賴單個交通運輸部門的力量很難完成數據傳輸，一般都是需要多個部門共同協助才可以。像網絡技術部門和檔案部門想要進行文件傳輸的時候，就可以利用網絡管理建立專業的信息傳輸系統來完成相互之間的文件傳送。這樣不僅可以方便數據信息與信息之間的高效傳輸，還能夠提升其自身的穩定性。而且各個部門之間還可以充分發揮自己的特長，取長補短，進而形成質量很好的電子文檔。工作人員再對電子文檔進行數據更新和維護，進一步促進電子文檔的高效運用。

2.3 實現檔案管理的規范化

在交通運輸檔案管理的信息化建設中，建立檔案綜合管理體系非常重要。從整個社會的發展形勢來看，交通運輸檔案在現代化社會中所產生的作用已經越來越明顯，而且交通運輸檔案管理與公路工程建設之間的聯系也是越來越緊密。在檔案管理工作中，檔案管理的信息化可以讓檔案管理部門由最開始的直接提供信息向著選擇信息的方向轉變，使工作人員更容易從大量繁重的檔案資料中選擇出具備較強規律性的數據信息，進而實現檔案管理的科學化和完善化。而交通運輸部門也要在信息化建設中，根據檔案管理的實際情況建設一個統一的計算機網絡體系，運用這一體系來促進交通運輸中各個部門的資源共享，相互監督，并根據檔案資料的不同來對資料信息進行整理歸集，進而全面促進檔案管理工作的規范化運行。

2.4 加強運輸檔案管理服務的主動性

交通運輸部門要想實現檔案管理的服務主動化，就要在管理工作中不斷強化檔案管理的信息化進程。要先對信息檢索的工具進行完善和更新，能夠熟練掌握交通建設的信息動態，創建科學合理的專業索引，這也是為了方便人們對資料的查找。除此之外，還要借助多種途徑來收集交通系統的信息，進而形成交通運輸檔案。

再有就是在信息化建設工作中，要不斷加強信息的反饋，交通運輸的檔案管理人員要及時將所收集的信息進行整理和反饋，這樣不僅能夠直接反映出檔案信息的實際價值，而且也能夠進一步增強工作人員的社會檔案意識，使其能夠更好地服務于交通建設，促進交通事業的可持續發展。

2.5 加強交通運輸檔案的安全管理

對于交通運輸檔案來說，其安全管理工作所占的比重非常大，所以要在實際工作中要求工作人員高度重視交通運輸檔案的安全管理，采用科學合理的措施來實現電子檔案資料的維護工作，確保其安全。再就是要保證網絡信息在安全層面的保護，最大限度上降低安全隱患，這樣也有利于防止檔案信息發生泄漏。

3 結語

信息技術在社會各個領域的滲透，使得信息化建設對社會方式的影響也在逐漸加深中，人們在實際的生產生活中對檔案信息的探索也一直沒有間斷過。檔案信息作為一種重要的信息資源，能夠對人們的相關活動進行科學的記錄。推動交通運輸檔案管理的信息化建設進程，可以極大提升我國交通事業的發展，保障我國交通運輸行業的安全、穩定。

[1] 呂洪玲.如何做好公安檔案管理工作[C]//齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2009年學術年會會刊.2009.

[2] 李進豐.淺談檔案管理工作存在的問題及對策[C]//檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集.2011.

[3] 羅訓練.關于煤礦檔案管理工作的幾點思考[C]//煤炭企業檔案管理優秀論文集(2010).2011.

[4] 葛會云.淺談如何搞好檔案管理工作[C]//煤炭企業檔案管理優秀論文集(2010).2011.

[5] 樊曉莉.加強檔案管理工作的幾點體會[C]//齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2009年學術年會會刊.2009.

Discussion on information-oriented construction of traffic archives management

WANG Wen-jie

(Harbin Department of Provincial Highway Administration Bureau, Harbin 150001, China)

The establishment of socialist market economic system has laid a solid foundation for the development of China′s education industry, and also provided great impetus to the development of the transportation system of China. Traffic archives are an important part of the traffic industry, and the level of this work has a close relationship with the development of transport industry. Under such a big environment, we must seize the opportunity, strengthen traffic archives management with information-oriented technology, so that it can better adapt to the current needs of social and economic development.

Transportation; Archives management; Information-oriented construction; Analysis; Countermeasures

2017-01-05

王文杰(1971-)，女，本科，副高職。

G270

B

1674-8646(2017)05-0044-02