淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張彩云

喀喇沁旗人力資源和社會(huì)保障局

淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

張彩云

喀喇沁旗人力資源和社會(huì)保障局

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。這就需要各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足，針對(duì)這些不足制定針對(duì)性的解決措施，通過(guò)加大各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)，全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。鑒于此，本文主要分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

1、事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

事業(yè)單位是地區(qū)發(fā)展的關(guān)鍵，是構(gòu)建和諧社會(huì)、實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的有力支撐，做好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。事業(yè)單位檔案管理不僅記錄著本單位日常工作內(nèi)容，而且是社會(huì)進(jìn)步的記錄者，承載著很多的工作任務(wù)，做好新時(shí)期檔案管理工作，對(duì)于社會(huì)大繁榮、大發(fā)展、共同進(jìn)步具有深遠(yuǎn)意義。因此，在當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理建設(shè)水平，提高信息化建設(shè)能力，是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的工作，必須要牢牢抓好、抓實(shí)、抓出成效。

2、事業(yè)單位檔案管理存在的明顯的問(wèn)題

在事業(yè)單位的管理中，大多數(shù)都在實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的體制，這種“雙重管理”的模式，可以讓檔案的保管更加完整、統(tǒng)一、安全，實(shí)現(xiàn)黨、政檔案服從黨的領(lǐng)導(dǎo)。這種符合我國(guó)自身國(guó)情的事業(yè)單位管理制度，在黨的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督下實(shí)現(xiàn)了檔案管理的平穩(wěn)發(fā)展。但是隨著制度的實(shí)施，一些傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理存在著許多待解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)如下：(1)舊的檔案管理制度在實(shí)施的時(shí)候出現(xiàn)了權(quán)利與信息的不同傳遞，關(guān)于管理空間條塊的重疊呈現(xiàn)交錯(cuò)的狀況，嚴(yán)重破壞了上、下級(jí)之間部門的穩(wěn)定性，出現(xiàn)了條塊分割的問(wèn)題；(2)在一些事業(yè)單位里未經(jīng)行政管理部門允許，私自定制單位的檔案管理制度，導(dǎo)致這些制度與自身的實(shí)際不符合等想象出現(xiàn)。在事業(yè)單位員工調(diào)動(dòng)原檔案的時(shí)候，費(fèi)時(shí)間、費(fèi)精力，并且事業(yè)單位檔案的管理由多個(gè)部門管轄，一些事業(yè)單位如某事業(yè)單位要求某人限時(shí)從原單位調(diào)動(dòng)檔案，但實(shí)際情況是原單位檔案調(diào)動(dòng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，許多事業(yè)單位檔案受多個(gè)部門管轄，同時(shí)有的事業(yè)單位拒絕接受當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)；(3)在一些事業(yè)單位的檔案室中，其自身的行政化越來(lái)越顯著。不利于事業(yè)單位檔案管理專業(yè)化的發(fā)展，相關(guān)部門沒(méi)有好的人員配置，在檔案出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候沒(méi)有及時(shí)解決，推卸責(zé)任的大有人在。

3、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 加大各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

(1)檔案管理硬件系統(tǒng)建設(shè)。各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息化建設(shè)的重要性，主動(dòng)為檔案管理部門提供充足的資金，購(gòu)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀及高性能計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，針對(duì)一些關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的機(jī)構(gòu)，還應(yīng)當(dāng)配置專門用于檔案整理、收集的計(jì)算機(jī)，便于檔案信息的快速傳遞，進(jìn)一步發(fā)揮硬盤儲(chǔ)存容量大、檢索快以及儲(chǔ)存方便的優(yōu)勢(shì)。(2)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。針對(duì)之前保留的傳統(tǒng)檔案，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，主動(dòng)針對(duì)各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)整理、檢索、查閱以及利用，進(jìn)一步提升檔案管理工作的精確度與質(zhì)量。

3.2 統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實(shí)用性，同時(shí)要針對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面，通過(guò)針對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，能夠進(jìn)一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。

3.3 效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)

檔案信息資源作為電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中不可或缺的公共信息資源，要想進(jìn)一步保障檔案信息化建設(shè)的成效，應(yīng)當(dāng)有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)建設(shè)的層面去進(jìn)行規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開(kāi)發(fā)能夠與電子政務(wù)進(jìn)行有效的整合。對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)與電子政務(wù)建設(shè)機(jī)構(gòu)的交流，統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，主動(dòng)爭(zhēng)取把檔案信息管理歸納到電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中，依托我國(guó)電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，構(gòu)建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁(yè)，積極發(fā)布檔案政務(wù)相關(guān)的信息資料。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大網(wǎng)站方面的建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)中主動(dòng)實(shí)施現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務(wù)，以便于相關(guān)資料的共建共享。

總之，檔案管理中存儲(chǔ)著許多重要的信息，所以各機(jī)構(gòu)對(duì)其管理非常重視。信息時(shí)代的到來(lái)，讓事業(yè)單位檔案的管理更改傳統(tǒng)的管理模式，逐漸走向信息化管理，給事業(yè)單位檔案信息管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)，因此必須要以積極的心態(tài)迎接挑戰(zhàn)，努力完善檔案管理工作。

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