醫院檔案管理的現代化實現探索

王 玨

溫州市中心醫院

醫院檔案管理的現代化實現探索

王 玨

溫州市中心醫院

信息時代，科技發展，計算機技術成了各行各業現代化管理必不可少的肱股之臣，醫院檔案工作也不例外。隨著信息時代的到來，電子信息呈現井噴式發展，電子文檔也成了醫院檔案不可或缺的部分，其便捷、直觀又生動的特點頗受使用者的歡迎。于是醫院檔案出現了新式電子檔案與傳統紙質類檔案“齊頭并進”的局面，既保留著傳統紙質檔案又要適應時代發展整合電子檔案，這無疑為醫院檔案管理增加了工作量和難度。

醫院檔案；管理；現代化

醫院檔案管理工作，不僅能夠為醫院在醫療、科研等方面的工作提供重要的支持，同時醫院檔案管理水平也是衡量一所醫院綜合競爭力的重要依據。隨著我國社會經濟與醫療事業的不斷發展進步，傳統的檔案管理模式以及無法滿足當前醫院的生存及發展需要。因而，醫院的檔案管理在探索現代化發展路徑中必須堅定目標及信念。

1 傳統醫院檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案流通困難

許多醫院所采取的檔案管理方式先是以科室為單位進行檔案的管理與歸類，最后集中匯總到檔案管理部門。由于醫院人員構成復雜、部門眾多，在檔案最終匯總方面存在著部門歸檔效率差、部門與部門之間檔案流通困難等問題，對檔案管理部門的工作造成了一定影響。

1.2 管理制度不健全

醫院檔案管理不是一項簡單的工作，其具有一定的專業性，而且還需要醫院的各項管理制度的緊密配合。然而，目前我國的很多醫院并未建立健全的醫院檔案管理制度，使得醫院檔案管理工作缺乏制度支持，從而導致醫院檔案無法得到充分開發與利用，嚴重限制了檔案管理現代化水平的提升。

1.3 檔案管理人員專業性不高

在醫院的管理系統中，最重視的是醫療人員的水平，在醫院開展的各項活動中也是以提高醫務人員的業務水平居多，對檔案管理人員卻沒有任何培訓以及技能的講解。現有的檔案管理員，專業性的人員少之又少，大部分醫院對崗位的安排都是從其他科室調劑過來，從而導致管理人員專業性大大降低，人員素質也是良莠不齊，在運用計算機以及其他工具方面也是水平有限，所以導致醫院檔案管理的發展異常緩慢。

2 醫院檔案管理的現代化實現

2.1 檔案管理信息化

隨著網絡技術與信息技術的不斷發展，醫院的檔案管理工作必須建立起信息化的管理體系，進而實現對醫院檔案資料管理的科學化、規范化、系統化，從根本上改變以往分散化、簡單化的檔案管理模式。在醫院信息化檔案管理體系的建立過程中，需要管理人員利用網絡技術、系統工程理論、信息管理技術構建檔案管理體系框架。在信息化檔案管理體系中，計算機技術及設備的運用，是建立信息化檔案管理體系的基礎和前提。在檔案資料的管理過程中，利用計算機強大的數據存儲與處理功能，不僅能夠降低管理成本，同時極大節省了檔案查閱、檢索、分類的時間，使得管理效率得到有效的提升。此外，信息化檔案管理體系的建立，有效解決了紙質檔案占用空間大、不易保存、安全性低等問題。醫院應盡快完善網絡基礎設施建設，購置計算機設備，為檔案管理的信息化提供堅實基礎和有力條件。

2.2 改變管理方式，實現現代化管理

合理的檔案管理中可以將收集的資料進行開發和利用，采用多種形式對檔案信息進行挖掘，使其在科研以及宣傳活動中發揮很大的作用，提高檔案的應用價值。現在很多醫院通過對檔案信息的挖掘，為醫院宣傳以及學習所用，使醫院在社會中樹立了良好的形象，并產生了一定的經濟效益。在醫院檔案管理改革中，改變檔案保存的工具是非常重要的，以往的資料多數以紙質文字類居多，現階段更多的是以電子形式存在，所以要增加應用計算機的方式進行保存，這樣更方便檔案的保存，查找以及傳遞，提高檔案在應用中的效率。對于醫院管理檔案，還應多借鑒做的較好的機構，多學習，豐富管理經驗，使之更加的規范化，現代化。

2.3 加強醫院檔案現代化管理隊伍的建設

在新的形勢下，檔案管理人員無疑面臨著新的挑戰。管理人員的意識、素質、對新技術的運用和理解能力等，是醫院檔案現代化管理工作的關鍵。針對人員問題，主要建議三點：一是引進專業的檔案管理人才。時代發展需要更專業的人才，不可否認，在各種需要電子軟件、硬件設備支持下完成的電子檔案，有專業的電子管理人才處理起來更得心應手，也更事半功倍。二是加強老員工新技術的培訓。與時俱進才能符合社會發展的需求，因此加強老員工電子信息技術、外語等方面的培訓是必需的，這樣才能使整體檔案人員的管理水平得到提升，更好地與現代化管理接軌。三是檔案管理意識的教育和提高。紙質類檔案在新形式電子檔案沖擊下，雖不再獨占鰲頭，但也不會就此退出歷史舞臺。而老員工在檔案管理方面有著幾年，十幾年的經驗，這是一筆寶貴的財富，建議讓老員工定期傳授醫院檔案管理經驗，既加強對新人檔案管理意識培養，也讓老員工時刻以身作則。同時也需要加強醫院檔案管理人員的職業道德素養，共同建立起一支高水平、高意識、高素質的醫院檔案管理人才隊伍。

2.4 更新觀念，實現管理理念現代化

現代化檔案管理理念對于實現醫院的現代化檔案管理具有重要的指導意義，然而目前醫院的廣大干部職工普遍對檔案管理工作的重要性認識不足，沒有意識到檔案管理在醫院發展中的重要作用，這將嚴重阻礙醫院現代化檔案管理模式的建立。因此，必須通過培訓和講座等形式來加大宣傳力度，使醫院的領導和普通職工都認識到檔案管理工作的重要性，從而摒棄傳統的封閉或半封閉式的管理思想，向更加開放的現代化管理理念轉變，使醫院的檔案管理模式逐漸向現代化邁進。

總而言之，實現我國醫院檔案管理的現代化，要樹立現代化的管理理念、建立信息化管理模式、大力培養人才、實現管理的標準化、創新管理機制。同時，醫院現代化檔案管理還需要與時俱進，順應社會與經濟的發展要求，不斷探索創新，這樣才能夠真正在實現檔案管理現代化，為我國醫院現代化建設事業提供保障。

[1]楊慧莉.醫院管理現代化和建立現代醫院檔案管理新模式[J].齊齊哈爾醫學院學報，2015(11)：1665～1666.

[2]李琳.現代信息化視閾中的醫院檔案管理研究[J].中國社區醫師，2015，29：168-169.