淺談檔案管理的現狀及對策

劉兆營

山東省鄆城縣司法局

淺談檔案管理的現狀及對策

劉兆營

山東省鄆城縣司法局

隨著改革開放政策的不斷深入和我國“科技強國”戰略的不斷落實，檔案管理的經營模式也已經與時代接軌，因為信息化和網絡化充斥著每一個地方，所以面臨著前所未有的機遇，同時也將受到巨大的挑戰。因此的檔案管理必須從自身做起，抓住問題的關鍵，優化的檔案管理機制，使之與時代接軌，提高自身的適應能力，促進的快速發展。下面文章將會根據檔案管理工作中存在的問題進行闡述，并提出了解決措施，僅供參考。

檔案管理；問題；對策

單位檔案管理是單位項目的重要部分，直接關系到單位的質量好壞。單位檔案管理工作隨著行業的發展，在整個單位中發揮著重要作用。當前單位檔案管理還存在不足，比如制度的不夠完善、沒有認識到單位檔案管理的重要性等，這將直接影響單位檔案管理工作的質量。因此，探討單位檔案管理現狀及對策分析具有重要意義。

1 檔案管理工作的現狀

1.1 從思想意識上沒有得到重視

它是國家的一個特殊的部門，所有的部門領導及工作人員所重視的都是工作的效率及結果，而對檔案的管理工作根本就不重視，覺得檔案管理只是個簡單的文員的差事，一般的檔案資料只是直接往檔案袋里一裝，往柜子里一擱就算完事，沒有人想去再重新翻看、整理、歸檔及查找遺漏，這種現象很容易造成檔案的丟失或不齊全，一旦因為某種原因需要某些檔案資料的卷宗時，工作人員就會手忙腳亂，亂翻一片。即使有些機關單位也參加過檔案達標升級工作的評定，那也只是被動的，為了應付考核而做的，沒有從思想意識上認識到檔案的重要性。

1.2 檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作不夠重視，在單位建設階段沒有建立相關的規章制度，導致檔案管理工作的質量受到一定的影響。單位中各項工作較復雜，因而對于單位檔案管理工作存在更大的難度。而且單位工作過程中如果沒有做好檔案資料的交接，極易導致檔案信息出現遺漏的現象，最后要依靠相關記錄進行尋找，給檔案管理帶來嚴重損失。因此，完善檔案管理相關的制度十分有必要。

1.3 硬件設施跟不上

有很多出現檔案發霉、損壞等情況，這種情況只能說明對檔案室的管理和投入上沒有加大力度，而且檔案室里最基本的配件設施也不完善，或者沒有電腦，或者檔案柜或檔案盒不夠用，這樣就導致了檔案歸類不明確，擺放不整齊，致使檔案的查找工作困難。另外一些單位的檔案室建設及擺放不規范，更甚者是還堆放一些易燃易爆的雜物等，把檔案管理室當做庫房一樣的利用，這樣就很容易出現著火等等事故，致使檔案被嚴重損壞。

2 完善檔案管理工作的對策

2.1 增強對檔案管理的重視程度，有效防范風險

檔案管理是最為基礎的管理，只有檔案管理工作能夠順利進行，才能保障的快速發展。檔案管理作為管理的日常，必須要受到管理部門的高度重視，做到既重視單位自身的發展又要重視日常的檔案管理，確保檔案的準確性和及時性。檔案管理十分復雜，與其他的部門的業務往來更是繁多，涉及到單位發展的各個環節。例如，北京海淀區老年服務中心采取一月一次的檔案檢測，認真核對單位的檔案信息，才使得單位能夠快速發展，得到黨組織和人民的認可，其他更加應該借鑒北京海淀區老年服務中心的管理措施，做到每月一次檢查，甚至每周一次。檔案管理部門也要加強對自身的重視，嚴格要求每位工作人員，認真管理檔案。

2.2 制定有效的監督措施

有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，這是每一位工作人員都知道的，所以檔案管理不僅要有章可循，有章可依，而且更要加強監督的力度，對一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時上報告，以便及時查處，挽回損失。在這里可以根據不同的對象、不同的目的、不同的心理及思想動機，對檔案工作加強重點保護，最好在檔案室安裝上攝像監視器，這樣就可以憑借監視器查看前來查閱檔案的利用者，或檔案的提取者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤、嘴勤，爭取把檔案工作做到萬無一失。

2.3 檔案管理人員職責要明確

維護檔案的完整與安全，這是檔案管理人員的基本職責，也是檔案保管工作的目的之所在。簡單的說就是把所有檔案管理的完好無損，讓它不丟、不亂、不霉、不爛，這是檔案管理人員首先要做到的，不能因為一些客觀的因素，比如說檔案室因下雨進水、老鼠啃咬、失竊等等，而造成檔案管理的不完整、不安全。作為檔案管理人員一定要時時提高警惕，防止一切可能發生的意外，保證檔案的完好度，確保檔案工作的有序進行，為其他有關檔案使用的工作提供便利。

2.4 利用現代化管理方式

為了充分的實現的檔案管理工作和互聯網社會的共同發展，就需要在進行的檔案管理工作的過程之中，充分的利用網絡信息化技術之中的網絡辦公的優勢，充分的合理利用網絡化的優勢來進行對檔案管理工作的使用，充分的意識到應用互聯網技術對于提升檔案管理技術的重要作用。在這樣的背景下，就需要采用網絡化手段和檔案管理的有機結合，將檔案管理之中的資源可以得到有效的合理利用，提升的檔案的利用效率。

總而言之，單位檔案與單位質量有著密切的聯系，主要是由于單位檔案能間接反映單位項目的質量好壞，兩者之間相互影響。然而當前我國單位檔案管理還存在不足，單位要從這幾個方面采取措施：首先要完善檔案管理的制度，加強檔案管理監督；其次，創造管理氛圍，重視管理工作；另外，還要提升檔案管理人員的綜合素質。以此改善單位檔案管理工作的現狀，使檔案管理工作更好地服務經濟社會發展，為推動單位的質量奠定良好的基礎。

[1] 曹航，楊智勇. 檔案管理模式改革：困境與對策——從和縣模式的現狀說開去[J]. 檔案學通訊，2010，03：84-88.

[2] 李秀云，李莉，段慧. 淺談醫院檔案管理的現狀及檔案信息自動化的管理對策[J]. 中國醫刊，2014，10：101-102+104.

[3] 王冬梅. 淺談事業單位檔案管理的現狀及對策研究[J]. 科技視界，2014，03：181+75.