提升檔案管理信息化的思考

張 淼

秦皇島市熱力總公司

提升檔案管理信息化的思考

張 淼

秦皇島市熱力總公司

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的可以提升檔案管理的效率，提升檔案管理的質(zhì)量，基于此，本文分析了如何提升檔案管理信息化的措施。

檔案管理；信息化；措施

引言

在科學(xué)技術(shù)如此先進(jìn)的今天，各項工作都需要不斷提高現(xiàn)代化水平和信息化水平，這樣才能夠順應(yīng)時代發(fā)展和社會建設(shè)的基本需求，否則，就容易被時代和社會所拋棄。對于所有企業(yè)和單位來說，檔案管理工作具有非常重要的意義，其能夠?qū)θ咳藛T的基本信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄和保存，也是滿足一個人基本生活、生存的需求。傳統(tǒng)的檔案管理工作具有效率低、管理水平差、信息查找緩慢等缺陷，想要對這些缺陷進(jìn)行完善就一定要對信息技術(shù)進(jìn)行高效的利用。在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)可以將過去紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子版的檔案文件，并通過計算機(jī)系統(tǒng)中的管理軟件，進(jìn)行檔案的搜索、查找、修改、保存等工作，有效提高了管理工作的效率和質(zhì)量，而且檔案的保存年限也有所增加，同時也提高了檔案的保密性。

1、人事檔案管理信息化建設(shè)原則

1.1 實用性原則

只有信息化的建設(shè)以實用性作為基本原則，才就能夠保證業(yè)務(wù)能夠更加規(guī)范化，工作更加有效率；

1.2 安全性原則

在信息化的建設(shè)中，安全性也是極其重要的一個環(huán)節(jié)。因此我們必須要提高計算機(jī)軟件信息的加密機(jī)制，此外還要建立信息防火墻來對重要信息資源權(quán)限進(jìn)行管理，保證操作的合理性；

1.3 可靠性原則

在使用信息資源中要對所有信息用戶的權(quán)限進(jìn)行分級，除此之外還要及時地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的備份；

2、檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 檔案信息化建設(shè)符合經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求

面對我國對于經(jīng)濟(jì)建設(shè)高速發(fā)展的硬性需求，信息化建設(shè)的必要性由于其具有高速、快捷、應(yīng)用范圍廣等巨大優(yōu)勢也得到了廣大群眾的認(rèn)可。其中，作為信息化建設(shè)中重要一環(huán)的檔案信息化建設(shè)工作，更是重中之重。檔案信息化工作廣泛存在于各個單位和企業(yè)中。過去在信息化概念還未普及之時，各個單位和企業(yè)的檔案管理和儲存工作已經(jīng)作為不可或缺的一部分，現(xiàn)在由于信息化建設(shè)的發(fā)展，給檔案信息化建設(shè)工作也帶來了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)?？偟膩碚f，檔案信息化建設(shè)工作是符合時代發(fā)展需求的，是值得我們探討研究和學(xué)習(xí)的。

2.2 檔案信息化建設(shè)是重要構(gòu)成因素

檔案管理和儲存工作無論在什么樣規(guī)模、什么樣性質(zhì)的單位和企業(yè)中都占有十分重要的位置，起到不可小覷的作用。尤其在信息大爆炸的當(dāng)今社會，面對每天大量輸入和輸出的數(shù)據(jù)和信息管理工作，如果沒有一個合理的科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)支撐，那么各個檔案管理部門將面臨極大的困擾和難題。例如，檔案管理工作的順利展開，在各個單位和企業(yè)的發(fā)展和管理方面都會有促進(jìn)作用，只有能夠做好基層的準(zhǔn)備工作才能保證各個單位和企業(yè)未來的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 檔案信息化建設(shè)是對科技技術(shù)的應(yīng)用

檔案信息化建設(shè)工作是在科學(xué)技術(shù)發(fā)展工作基礎(chǔ)之上進(jìn)行的，也就是說，一個國家的信息化科技建設(shè)水平在一定程度上決定了這個國家各個單位和企業(yè)的檔案信息化建設(shè)水平的高低。所以，大力促進(jìn)檔案信息化工作的建設(shè)，同樣也會對我國科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展起到帶頭作用。不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的管理制度，不斷優(yōu)化檔案信息化建設(shè)工作的常用模式，可以為科學(xué)技術(shù)發(fā)展工作指明發(fā)展方向，提供發(fā)展動力。

3、提升檔案管理信息化措施分析

3.1 全面提高檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)

要全面提高企業(yè)和單位檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)，應(yīng)該從基層檔案管理人員的選拔工作做起。要選擇合適的能夠勝任該工作的檔案信息管理人員，需要考慮其工作能力、工作態(tài)度、學(xué)歷水平以及是否具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感等等。應(yīng)該盡量選擇那些有創(chuàng)新意識、時代發(fā)展意識和具有高度工作責(zé)任感的工作人員來擔(dān)任企業(yè)和單位的檔案信息化管理工作。另外，企業(yè)和單位高管還應(yīng)該定時定量的為檔案信息化建設(shè)工作人員安排培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，采取適當(dāng)?shù)墓膭詈酮剟钫咧贫?，提供良好的工作環(huán)境，這樣才能激發(fā)檔案信息化建設(shè)管理人員的工作熱情和積極的工作態(tài)度。

3.2 樹立檔案信息意識

相關(guān)的檔案管理人員是對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的主要力量，他們的主觀能動性在信息化的建設(shè)中起著關(guān)鍵性的作用。因此，對于檔案的管理人員而言，不需具備很強(qiáng)的責(zé)任意識，必須意識到企業(yè)人力資源檔案信管理息化的重要意義，這樣一來，他們才能夠盡心盡力的完成自己的工作任務(wù)。在工作的同時，還需要主動思考，而不是死板的進(jìn)行管理，不斷學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自己的專業(yè)知識，這樣一來，才可以用更加專業(yè)的技術(shù)來管理檔案信息，是企業(yè)人事檔案信息化管理更加科學(xué)，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

3.3 健全優(yōu)化檔案管理制度

信息化程度的深度不斷增加，從本質(zhì)上改變了收集信息的方式、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求人事檔案管理制度需要隨著時代的變化而進(jìn)行革新和完善。所謂無規(guī)矩不成方圓，加強(qiáng)人事檔案管理的制度建設(shè)，才能使管理目標(biāo)更加明確，使管理的流程更加高效、科學(xué)，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。人事檔案管理人員要根據(jù)國家的法律法規(guī)，更新檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理的目標(biāo)與提高信息化水平的連接程度。其次，對人事檔案管理人員的思想教育也是非常重要的，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使提高人事檔案管理工作的信息化水平的思想深深的印在每個人的腦海里，與此同時，對管理人員進(jìn)行有效的監(jiān)督，也是促進(jìn)檔案管理工作高效運行的必備措施。

4、結(jié)語

上文中針對信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行了具體的介紹，有效信息技術(shù)能夠有效提高檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量，而且還能夠降低企業(yè)和單位在檔案管理方面的人力資源的投入量，提高資源的利用效率。而且，利用計算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理可以通過相關(guān)管理軟件針對人員檔案信息進(jìn)行查找、保存、修改、刪除等工作，而且這些工作只需要通過一臺計算機(jī)進(jìn)行即可，這種管理方式有效提高了檔案管理工作的整體水平，而且也提高了檔案傳送的效率，加強(qiáng)了檔案的保密性和完整性。因此，企業(yè)和單位在進(jìn)行檔案管理工作時應(yīng)良好的應(yīng)用信息技術(shù)，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

[1]鄭月. 關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J]. 赤子(上中旬)，2014，(17)：192.