企業(yè)五金采購(gòu)內(nèi)部控制研究

樊玉星

安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司阜陽卷煙廠原料物資科

企業(yè)五金采購(gòu)內(nèi)部控制研究

樊玉星

安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司阜陽卷煙廠原料物資科

在企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)中，采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制建設(shè)是非常重要的。因?yàn)槠髽I(yè)的材料采購(gòu)及各種款項(xiàng)支付等許多關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，都與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著密切的聯(lián)系。如果企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)缺乏有效的內(nèi)部約束監(jiān)督機(jī)制，這將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理能力下降，影響企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要。本文以煙草企業(yè)Y公司作為案例，分析該公司在五金采購(gòu)中內(nèi)部控制存在的問題，并提出相應(yīng)的完善措施，這對(duì)于Y公司的五金采購(gòu)工作具有一定的參考價(jià)值。

五金；采購(gòu)；內(nèi)部控制

1.內(nèi)部控制的作用

1.1 保證權(quán)責(zé)分明

內(nèi)部控制通過建立職權(quán)分離制度，明確劃分了不同部門和人員的職責(zé)權(quán)限范圍，使各個(gè)不同部門和人員能夠做到各盡其職，互相制約，防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，忠于職守。例如倉(cāng)庫可以監(jiān)督采購(gòu)部門是否按照要求進(jìn)貨，而生產(chǎn)部門又可以監(jiān)督倉(cāng)庫發(fā)料是否及時(shí)。這樣，各個(gè)部門之間形成了相互制約、相互協(xié)調(diào)、相互監(jiān)督的關(guān)系，任何一個(gè)部門都可以監(jiān)督其他的部門是否有效完成工作任務(wù)，但同時(shí)也受到其他相關(guān)部門的制約，這樣可以形成一個(gè)有機(jī)的整體，共同提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。

1.2 保證企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全和完整

通過建立內(nèi)部控制，采取嚴(yán)格的控制措施，尤其是職責(zé)權(quán)限的分工，使不相容業(yè)務(wù)得以分開執(zhí)行，形成內(nèi)部牽制和監(jiān)督的關(guān)系，杜絕發(fā)生浪費(fèi)、貪污、盜竊、挪用和不合理使用等行為，保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，維護(hù)企業(yè)的利益。

1.3 提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率

通過制定科學(xué)的內(nèi)部控制制度，能夠使企業(yè)合理的對(duì)其內(nèi)部人員和職能部門進(jìn)行協(xié)調(diào)、考核和控制，促使企業(yè)的人員和部門能職責(zé)分工，明白各自的職責(zé)和目標(biāo)，保證企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，使企業(yè)能夠高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。

2 Y公司五金采購(gòu)環(huán)節(jié)存在的問題

Y公司作為一家企業(yè)，成立于2003年6月。在公司發(fā)展的前幾年，公司總資產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)都取得了快速的增長(zhǎng)。但是在最近一兩年，公司發(fā)展緩慢，遭遇瓶頸。公司內(nèi)部控制制度不健全，是公司發(fā)展緩慢的主要原因。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，內(nèi)部控制問題顯得越來越突出。特別是物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，造成的問題更加明顯。

2.1 采購(gòu)工作的協(xié)調(diào)性較差

由于采購(gòu)職能的分散，采購(gòu)部門與其他部門缺乏交流與溝通，在與其他部門的協(xié)調(diào)方面存在較大的問題，尤其是與生產(chǎn)管理部門，存在較大的摩擦。曾經(jīng)出現(xiàn)過生產(chǎn)管理部門取消了關(guān)于五金材料的請(qǐng)購(gòu)批示，而采購(gòu)部門仍在執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的情況。

2.2 沒有制定完善的采購(gòu)計(jì)劃預(yù)算

由于Y公司的預(yù)算管理體系不健全，沒有制定完善的采購(gòu)計(jì)劃預(yù)算，導(dǎo)致采購(gòu)工作的隨意性很大，沒有對(duì)采購(gòu)的需求進(jìn)行有效分析，需求部門總是發(fā)現(xiàn)所需要的五金物資缺少時(shí)，才會(huì)請(qǐng)購(gòu)五金物資，使得采購(gòu)部門采購(gòu)五金物資的時(shí)間非常倉(cāng)促，導(dǎo)致很多常規(guī)的采購(gòu)被迫變成突發(fā)性臨時(shí)采購(gòu)，造成采購(gòu)成本增加。有時(shí)由于采購(gòu)時(shí)間的緊迫，生產(chǎn)部門需要的五金物資不能夠及時(shí)送到，因而影響生產(chǎn)進(jìn)度，對(duì)企業(yè)產(chǎn)生不利影響。

2.3 采購(gòu)流程混亂

Y公司缺乏必要的采購(gòu)流程設(shè)計(jì)，使得采購(gòu)流程十分混亂。有些部門不寫請(qǐng)購(gòu)單，直接電話聯(lián)系，要求采購(gòu)部門進(jìn)行物資采購(gòu)。有時(shí)采購(gòu)單還沒有通過審核，采購(gòu)就開始進(jìn)行了。采購(gòu)員有時(shí)外出采購(gòu)五金物資時(shí)，不能及時(shí)將采購(gòu)單拿去報(bào)銷，而是集中起來，最后一起報(bào)銷，這樣使得審查十分困難。在供應(yīng)商選擇方面，沒有進(jìn)行詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查。Y公司在采購(gòu)跟蹤、分析、評(píng)估和控制等方面，缺乏有效的工具和平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)決策。只有對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效管理，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)考核管理體系，形成采購(gòu)的整體意識(shí)，才能使采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制不流于形式。

2.4 缺乏控制采購(gòu)成本的意識(shí)

在Y公司的企業(yè)管理中，考核采購(gòu)部門和人員的主要指標(biāo)是以不影響生產(chǎn)為主，而對(duì)采購(gòu)的成本控制缺乏考核指標(biāo)。因此，采購(gòu)部門在采購(gòu)五金物資時(shí)，為了確保五金材料能滿足生產(chǎn)的需要，五金物資采購(gòu)的數(shù)量經(jīng)常超過實(shí)際生產(chǎn)需要量，這樣往往造成了庫存成本的增加和供應(yīng)鏈成本的增加。采購(gòu)人員主要關(guān)注采購(gòu)業(yè)務(wù)是否能保證生產(chǎn)的正常需要以及采購(gòu)價(jià)格是否合理，而沒有考慮到采購(gòu)批量，資金周轉(zhuǎn)，庫存水平，質(zhì)量等因素。這樣使得總購(gòu)置成本增加。

3 完善Y企業(yè)五金采購(gòu)內(nèi)部控制的措施

3.1 加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)控制

Y企業(yè)可以給予使用部門和倉(cāng)庫管理部門相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)。使用部門和倉(cāng)庫管理部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的需求情況和庫存情況，向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。其他業(yè)務(wù)部門也可以根據(jù)自身的需求情況編制采購(gòu)申請(qǐng)單，交給使用部門或倉(cāng)庫管理部門的請(qǐng)購(gòu)人員，由他們集中進(jìn)行采購(gòu)的申請(qǐng)。五金材料的請(qǐng)購(gòu)，首先由生產(chǎn)部門根據(jù)企業(yè)的需求提出請(qǐng)購(gòu)單，倉(cāng)庫管理部門根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單，核實(shí)倉(cāng)庫庫存的五金材料的數(shù)量，將五金材料的庫存數(shù)量和請(qǐng)購(gòu)單上的數(shù)量相比較，如果請(qǐng)購(gòu)數(shù)量大于倉(cāng)庫庫存數(shù)量，則簽字同意請(qǐng)購(gòu)。企業(yè)其他部門的請(qǐng)購(gòu)直接根據(jù)需要，由使用部門提出，經(jīng)本部門主管和財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門即可按照請(qǐng)購(gòu)單上的商品數(shù)量，質(zhì)量的要求進(jìn)行采購(gòu)。公司的請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)發(fā)生頻繁，應(yīng)該由各部門有審批權(quán)的負(fù)責(zé)人，對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行編號(hào)，防止重復(fù)審批采購(gòu)業(yè)務(wù)的現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 強(qiáng)化采購(gòu)工作人員的成本意識(shí)

Y企業(yè)必須對(duì)采購(gòu)部門的考核指標(biāo)進(jìn)行完善，不能僅僅以采購(gòu)的物資能否滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求作為考核指標(biāo)。企業(yè)可以將采購(gòu)部門的成本管理與采購(gòu)人員的績(jī)效掛鉤，以上一年采購(gòu)部門的采購(gòu)五金物資的成本作為參照。當(dāng)采購(gòu)部門在保障企業(yè)生產(chǎn)所需的前提下，有效的降低了五金物資的庫存水平以及采購(gòu)成本的情況下，給予采購(gòu)部門人員一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。將企業(yè)的成本控制與采購(gòu)工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤，有利于培養(yǎng)采購(gòu)人員的大局觀念，同時(shí)也有利于降低企業(yè)的采購(gòu)成本。

[1]吳家輝.淺議民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制中存在的主要問題和完善對(duì)策[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2010(2)：139-140.

[2]李昌平.提升物資采購(gòu)效益探討[J].現(xiàn)代物流與采購(gòu)，2016(29)：27-29.

[3]李偉.運(yùn)用行業(yè)價(jià)值鏈分析改進(jìn)我國(guó)煙草工業(yè)公司的成本管理[J].經(jīng)濟(jì)縱橫，2008(4)：41-42.