試論人事檔案在人力資源管理中的重要性

李?娜

山西西山晉興能源有限責任公司

試論人事檔案在人力資源管理中的重要性

李?娜

山西西山晉興能源有限責任公司

隨著市場經濟體制的不斷深入發展，事業單位的發展模式也在不斷的發生變化，在實際的事業單位發展過程中，要想根據市場的變化來合理配置人力資源，就需要對內部人員進行合理配置，以此來維持事業單位的發展動力，而人事檔案作為人力資源管理中的主要組成部分，在人員培訓、資源配置和績效考核等方面，都有著重要的作用，做好人事檔案管理，能夠促進事業單位的快速發展。在這樣的過程中，為了保證事業單位更好的適應社會的發展，不斷提高在市場上的競爭力。

人力資源；人事檔案；重要性

引言

就目前的發展形勢來看，低碳經濟是社會科學發展的必然趨勢，所以在低碳經濟的背景之下的黨校檔案的信息化建設中，更應該把低碳生活更好的融入在各大黨校中，使黨校在管理檔案時，電子文件更具有準確性、安全性，能為我國的經濟建設和文化建設作出更大的貢獻。

1 探析人力資源管理中人事檔案的重要性

根據以上敘述可以知道，人事檔案是做好人力資源管理的最基本保障，在這樣的情況下，可以看出來，人事檔案在人力資源管理當中起著較為重要的作用，其重要性主要體現在以下幾個方面：

1.1 人事檔案是事業單位進行人力開發的重要依據

事業單位在實際的發展過程中，由于人員的更換和事業單位運營，需要進行相應的人力開發，這就需要依靠人力資源管理中的人事檔案來進行，一般情況下，人事檔案包含著事業單位員工的基本信息和工作表現，同時也包含著員工的主要工作經歷，在進行人力開發的過程中，相應的管理人員就可以根據這些信息資料為依據，來對事業單位員工的工作能力和綜合素質進行評判和確定，在這樣的情況下，就可以根據其具體工作表現來合理的安排崗位，這樣能夠保證人力資源的正確開發，這樣看來，人事檔案是進行事業單位內部選拔活動的主要依據之一。

1.2 人事檔案可以優化人力資源的合理配置

隨著信息化、全球經濟一體化加速和國內法制體系的健全，以知識、信息、服務等為特征的新經濟時代對傳統人事檔案管理實施了合理配置，進而更好地促進企事業的迅速發展。人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。

1.3 人事檔案有助于制定合理的管理規劃

近年來，學界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預測更科學、規范，從而制定出合理的管理規劃。

1.4 使人力資源的管理水平得到提升

人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業務活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應的也得到應有的重視，相應的管理水平也有所提升。

2 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現代企業制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。

2.1 充實人事檔案的內容

在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。

2.2 增強人事檔案的真實性

真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息。對于企業較為重要的人員應更為詳盡地收集其個人信息。此外，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。

2.3 加強人事檔案的時效性

人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。

2.4 加強人事檔案的現代化

管理人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。傳統檔案以紙張為介質，占用空間較大，保管環境要求較高；隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業內部局域網上建立平臺，形成資源共享。

2.5 切實提高檔案管理人員的素質

人事檔案管理人員良好的業務素質是促進企事業檔案工作規范化管理的首要環節和根本保證，切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓。一是各種有關檔案的法律法規、規章制度、行業標準等規范性文件的培訓；二是檔案管理各環節的實際操作技能培訓。

3 結語

人力資源管理在事業單位的內部管理中占據著較為重要的位置，能夠合理的根據人員的主要技能和實際情況，來進行合理的分配，而在人力資源管理當中，人事檔案則是其中的重要構成成分，在人員的任用和開發上具有基礎管理的作用，做好人事檔案管理工作，能夠保證人力資源管理的正常開展。

[1]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國市場，2014，38：59-60.

[2]胡愛真.論人事檔案在人力資源管理中的效用[J].人力資源管理，2015，12：265-267.

[3]董艷芳.試論人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].財經界(學術版)，2016，21：368.