提升檔案管理信息化的思考

李海燕

國網山東省電力公司郯城縣供電公司

提升檔案管理信息化的思考

李海燕

國網山東省電力公司郯城縣供電公司

隨著科學技術的快速發展，社會已經進入了信息化時代，信息技術也廣泛應用于各行各業中。同樣，檔案管理也不例外。信息化檔案管理不僅可以節約資源，而且可以提高工作效率，因此，檔案管理信息化是檔案管理發展的必然趨勢。本文作者結合自己的工作實踐，對如何提升檔案管理信息化提出了自己觀點和看法。

檔案管理；信息化；思考

1 信息化背景下檔案管理遇到的問題

1.1 缺少真正懂行的決策者

一般來講，信息化的建設是存在人們思維潛意識中觀念的轉變，文書檔案的信息化建設亦是如此。決策者如檔案管理部門的領導，尤其是分管檔案的信息化建設領導，在檔案信息化管理方面起到了舉足輕重的作用。因此，領導的信息化程度會直接影響檔案信息化的成敗。然而，就目前的我國有關檔案部門中，有相當大的一部分檔案部門領導未達到要求，所能識別的信息化技術不高；另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識，更談不上進行專項研究了，這就導致了決策上的不科學。

1.2 缺少信息化專業人才

整體來看，文書檔案的信息化管理部門中不但復合型人才短缺，而且也存在管理部門、機構的不合理，整體素質有待提高。檔案的信息化管理是一個龐大的系統工程，需要大批的專業化信息人才來滿足工作的需求，但現在的體制還遠遠未達到，和其他部門相比，文書檔案部門的社會地位以及現有資源都處于一種劣勢。比如，很多在單位兼職的管理人員面對繁鎖的工作，使得他們沒有時間去研究關于檔案管理的方法和技巧。基于這方面的原因，檔案部門難以引進復合型人才，而內部原有的檔案信息人才的流失無一不加劇了檔案部門信息化人才的醫乏，特別是在中小城市，這種的現象尤為突顯。

2 提升檔案管理信息化的有效措施

2.1 提高現代檔案管理水平

在傳統的檔案管理模式下，檔案信息的采集和整理都需要工作人員進行手工記錄，不僅工作效率低，還會浪費很多紙張，而且紙張后期保管難度較大，很容易破損，導致檔案丟失。在現代，檔案管理必須從傳統管理手段向信息化管理轉變，實現檔案信息共享。如今，相關部門已經建立了檔案信息平臺，人們可以在檔案信息平臺上查找到所需要的信息，檔案管理人員要時時關注社會新聞熱點，不斷補充完善檔案內容。要想提升檔案管理信息化水平，管理人員需要結合實際情況合理地選擇信息化軟件，加強檔案信息平臺的包容性。

2.2 努力形成檔案管理信息化的優秀隊伍

在檔案管理信息化的工作中，管理人員發揮的作用也比較重要，因此企業應該重視形成優秀的人才隊伍。優秀的工作團隊是檔案管理工作信息化的關鍵前提，直接影響到檔案管理工作的質量。因此，應該更新檔案管理人員的組成，重視培養優秀人才，以此增強管理人員的業務技能與工作能力。隨著信息化程度的不斷加深，數字化技術正在逐漸改變世界，在檔案工作中開始以電子檔案為中心。而且，在實際的管理檔案的過程中，開始廣泛應用計算機技術。因此，檔案信息化管理工作者在具備必需的檔案管理理論知識和專業技能之外，還要熟練掌握計算機的基本知識和操作技能，加強檔案信息的整合能力，快遞有效地為使用者提供有價值內容，以更好地服務社會。為了確保檔案信息的安全性、保密性，還需要掌握必要的計算機系統網絡安全防護知識。由此可見，檔案管理部門應重視專業知識繼續教育和信息化技能培訓，加強學習交流，使檔案管理人員不斷加強專業知識和工作方法的更新，努力提高自身的綜合素質和業務能力，使得傳統的知識結構單一的檔案工作者快速成長為具有現代化信息素質，既懂檔案管理，又能熟練掌握現代信息技術等新知識、新技能的高素質的復合型現代化管理人才。

2.3 規范檔案管理信息化機制

規范化管理在檔案工作中的地位和作用已越來越被重視。檔案管理信息化需要檔案工作的各個環節制定和實施各自相應的標準和規范，從而提高工作效率和服務質量。應該根據《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》等有關法律法規，遵循檔案信息化管理三原則之規范性原則，改進和規范計算機應用條件下的檔案信息化管理體制、工作流程等制度建設。健全領導體制，在對檔案信息化建設進行統一規劃的基礎上，建立檔案信息資料的收集整合、處理歸檔、安全存儲、開發利用等相應的標準、規范和法規，如數據處理標準、數據交換格式標準等等，同時建立相應的考核制度，完善并認真執行相關規章制度體系，杜絕一切安全隱患。只有按照統一的規范和標準，遵循有效的、可操作性的規章和制度，推動檔案信息化建設工作有序快速健康發展，才能使得數字化處理傳統介質檔案的過程，以及數字化檔案的收集、整理、鑒定、著錄、存儲、發布、利用等各項工作都實現規范化、有序化、專業化、標準化管理，以促使檔案資源去紙化共享化、處理標準化自動化、存儲安全化海量化、服務網絡化智能化，實現檔案管理的合理化、規范化、科學化。

2.4 提高現代檔案管理水平

在傳統的檔案管理模式下，檔案信息的采集和整理都需要工作人員進行手工記錄，傳統檔案管理包括收集、保管、利用等環節，逐漸過渡到信息化之后，檔案資源的采集、整合、處理、歸檔、開發和利用等也都非常重要，每個環節都緊密聯系，缺一不可。因此，檔案裝備必須符合規范要求，軟硬件要齊備、安全；各門類、不同載體檔案的存儲需科學、有序，既方便日常檢索，又能保證突發和意外事件中得到及時搶救和恢復。在現代，檔案管理必須從傳統管理手段向信息化管理轉變，實現檔案信息共享。

3 結束語

檔案信息化管理是一項復雜的工作，涉及的內容特別多，需要各信息部門進行協調配合。如今，相關部門已經建立了檔案信息平臺，人們可以在檔案信息平臺上查找到自己需要的信息。人才建設是提升檔案管理信息化水平的重要一環，檔案管理的信息化對工作人員提出了更高的要求，但是，對檔案管理人員的培養是一項十分復雜的工作，需要較長的時間，管理人員也需要不斷學習專業知識。

[1]李慧權.干部檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江檔案，2014，01：64.

[2]熊煒.提升檔案管理信息化技術水平的路徑思考[J].管理觀察，2014，31：60-62.