淺議企事業單位電子化檔案管理的利弊

楊銀霞

寧夏特種設備檢驗檢測院

淺議企事業單位電子化檔案管理的利弊

楊銀霞

寧夏特種設備檢驗檢測院

隨著全國信息化和網絡化建設的發展，檔案管理工作也從陳舊的紙質管理中解放出來，翻閱查找資料告別了烏黑的檔案室和腐蝕的氣味，只要輕松點擊鼠標便可翻閱，大大提高了工作時效性，但是，方便的同時還會存在一定的不安全因素，本文就從電子化檔案管理的利弊方面加以論述。

檔案管理；電子化；利弊

檔案管理工作是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是一個單位重要的工作崗位之一，包括員工的人事檔案、圖書管理、報告手冊、各種記錄等原始材料及內容的整理和存放，便于在今后的工作中及時查找和翻閱。歷史發展到今天，檔案管理工作已經成為一項巨大的工程，上至國家檔案局，下至一個小單位，都有一套完整的管理體系，配備專業的管理人員，從事精密的管理工作，管理手段也從最初龐大的跌卷文書庫演變成一個小小的軟件，翻閱查找資料，從一大堆人耗時幾天幾夜翻找一個資料到動一動鼠標方可查找一系列電子檔案資料，檔案管理的高超技術是與社會發展同步的，但是在演變的同時也存在一定的利弊。

一、電子化檔案管理的優越性

(一)辦公軟件的運用

近年來，各企事業單位都會高額購買安裝市場上研發的各類辦公軟件，比如微軟公司offce系列的中的Access辦公軟件、番愚軟件開發的OA無紙化辦公軟件等，這些軟件的投入使用，都告別了繁瑣、陳舊的的辦公模式，只有大家靜坐辦公桌前，點擊鼠標方可查閱一切資料。

(二)提高了工作時效性

隨著人們生活水平的提高，生活內容也豐富了，生活質量要求也高了，作為一個為老百姓服務的技術單位，工作強度也加強了，自然各類繁雜事物較多，上級部門的文件堆積如山，撰寫的會議紀要由10年前的一年四五次增加到現在的一年四五十次，電話記錄也增加了不少，這些資料都是需要人事部門精心整理，存檔的重要資料。一年下來就會堆幾個柜子，幾年下來就會堆幾間房子，尤其是當需要查閱一個文件內容時，幾個人花費幾個小時甚至幾個工作日才能找到一個文件，工作時間就花費在資料的翻閱上，費時、費力、費工。自從有了辦公軟件后，所有的辦公流程都會存儲在系統里，只要一個人在鍵盤上敲擊兩個字，需要查看的資料便可得知，以前幾天的工作在幾分鐘內就搞定，大大地提高了工作的時效性。

(三)提升了紙質檔案的質量

電子化檔案管理并不是說純粹的全部存放在電腦上，對原始的紙質材料進行丟棄，銷毀，而是，紙質和電子同時存儲，尤其是一個單位重要的文件、人事檔案等內容。原始材料更是重中之重。長期翻閱會造成紙質破損，保存不完整，丟失等現象發生，造成不良后果。而電子檔案的誕生，就大大提升了紙質檔案的存放質量，因所有的電子檔案都是原始材料的掃描件，內容真實，字跡清晰，點擊鼠標方可查閱，大大降低了紙質檔案的翻閱次數，雖說現在的造紙技術精湛，但也抵擋不住高頻率的摩擦。

二、電子化檔案管理的弊端

(一)安全系數低

企事業單位的檔案管理最重要的內容是人事檔案，包括職工的學籍信息、考核信息、工資晉升等重要資料，是一個人學習工作的重要見證材料，若運用軟件進行存儲， 科技手段的快速發展不僅會給人們帶來快捷、方便，同時也給不法分子可乘之機，黑客侵襲，安全信息外泄，從而造成個人信息的不安全因素。還有一些重要的內部文件，都有一定的保密性，也會存在失密現象。

(二)真實可靠性差

單位存檔的原始資料貨真價實，虛假成分少，但是電子檔案中的內容真實度卻比較低，尤其是財務審核、人事管理等方面的文件，牽扯的內容都比較重要，難免會有單位內部人員由于操作失誤無意或有意造成的掃描件不完整，代簽領導名字等現象發生，會給后面的工作造成極其嚴重的后果。

(三)工作質量不高

電子辦公手段簡潔、方便，實用性強，同時技術含量高，對工作人員的要求也隨之增高，需要懂電腦操作，軟件運用的本領和技能，會給單位一些老同志的工作造成一定的困惑，難免會在操作過程中出現一些漏洞或不足。

三、電子化檔案管理的幾點建議

(一)辦公軟件更加精細化

為了追求更大的利益，市場中不乏各種辦公軟件你爭我搶地問世，不惜各種手段降低成本，謀取利益，這時軟件的質量會大打折扣，給使用單位造成一系列的困難，因為使用單位在安裝前對軟件了解不透徹，會造成后期使用過程中出現的密碼外泄，黑客侵襲，資料丟失，環節不嚴謹等，建議在辦公軟件的研發中，技術含量要高，更加注重細節的提高，尤其要提高軟件安全性能。其次，使用單位購買安裝前，邀請專業技術人員進行技術把關，產品驗收及安裝使用。

(二)進一步提高工作能力

一個單位的工作水平高低，一方面體現在領導的管理層次，另一方面則重要體現在員工的工作水平方面，辦公軟件的有效使用，不僅體現在軟件自身的質量上，還體現在軟件使用者，以及單位工作流程，各企事業單位在國家、屬地管理制度的基礎上，結合自身實際，都會建立一套完整、有效、實用的內部管理體系，檔案管理方面也是其中的一部分，那么，各單位要通過多渠道、多手段地去提高內部的工作能力，才能將檔案管理工作做到科學。

(三)加強檔案管理人員的培訓力度

檔案管理工作看似簡單，其實內容比較復雜，技術含量較高，尤其是近年來電子檔案的運用，對檔案管理工作人員的要求更高了，大多數企事業單位的檔案管理都不會配備專業對口人員去任職，而是非專業人士或兼職，對檔案管理只是皮毛接觸，不深層挖掘，這就要求各單位不僅要配備專業的檔案管理人員，同時必須加強管理常識及技術的培訓力度，對國家、屬地各類檔案管理制度了解透徹，紙質檔案的整理、裝訂、存放要求必須爛熟于心，工作才能得心應手。

電子檔案管理模式將成為社會主流的辦公方式，較傳統紙質管理模式流程更加簡單，操作更加快捷，但每天會產生大量的文字文件，從而形成數以萬計的電子檔案，所以進一步做好電子檔案數據的精準性、保密性、規范化，將是今后一個時期需要解決的重大問題，只有不斷的探索和大膽的實踐，才能使電子檔案管理工作和使用效率提升到一個更高的水平。

[1]陳奇星.傳統檔案與電子檔案的比較研究

[2]候勇英 淺析無紙化辦公對檔案工作的影響。

[3]劉利娜，王會金，胡志華等，開拓創新做好新時期城管綜合檔案管理工作。