新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

卞國(guó)林

江蘇水工建設(shè)有限公司

新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

卞國(guó)林

江蘇水工建設(shè)有限公司

檔案信息在我國(guó)水利工程管理與建設(shè)工作中占據(jù)核心地位，科學(xué)地收集、利用與管理檔案資料，可推動(dòng)水利事業(yè)更快發(fā)展。因此，水利部門應(yīng)充分了解檔案管理工作的重要性，并主動(dòng)制定有效的管理措施，努力優(yōu)化管理成效。隨著水利事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，水利工程檔案的管理工作也面臨新情況與新特點(diǎn)，這就需要檔案管理人員大膽創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式，以便更好地符合新時(shí)期的管理需求。因此，探究了新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途。

創(chuàng)新；水利工程；檔案管理

水利工程檔案是伴隨水利工程建設(shè)過(guò)程形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案管理是水利工作的重要組成部分，是保證工作質(zhì)量和效率的必要條件，是制定和研究水工單位發(fā)展方向的重要依據(jù)。做好水利檔案管理工作，對(duì)于促進(jìn)水利事業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，提升水工單位市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

1、新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

1.1 完善檔案資源體系

健全的檔案管理體系是新時(shí)期水利工程檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)與前提，因此水利工程管理部門應(yīng)充分重視檔案管理工作，并采取措施大膽創(chuàng)新檔案管理體系，從而為管理效果的提高做好準(zhǔn)備。

提高收集與整理檔案資料的力度。各級(jí)水利機(jī)構(gòu)應(yīng)將水利工程檔案管理及其他工作提高到同等地位進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)、規(guī)劃與落實(shí)，成立分級(jí)的專項(xiàng)管理小組，以保證檔案工作與工程建設(shè)活動(dòng)同步開展，盡可能將搜集資料的范圍等同于工程施工范圍。縣級(jí)及其以上的水利部門檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加大對(duì)各種檔案收集與整理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，尤其是對(duì)重點(diǎn)水利項(xiàng)目，應(yīng)全面做好各種工程資料的收集與整理工作。

健全歸檔制度。各個(gè)地區(qū)的水利工程建設(shè)企業(yè)的檔案工作者應(yīng)認(rèn)真履行管理義務(wù)，結(jié)合《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限表》，構(gòu)建完善的水利工程資料文件歸檔制度。只要是歸檔的材料文件，不管是錄像、錄音、視頻還是電子文件，在竣工驗(yàn)收過(guò)程中都應(yīng)及時(shí)移交給水利部門或項(xiàng)目辦，所有人和部門不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。針對(duì)丟失或損毀檔案的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)救并嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。

1.2 優(yōu)化檔案利用體系

信息化管理主要依靠的就是先進(jìn)的設(shè)備，比如當(dāng)下比較熱門的電子閱覽器、計(jì)算機(jī)等，這些先進(jìn)的設(shè)備是實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵。因?yàn)樵谛畔⒒芾碇校冗M(jìn)的管理設(shè)備是真正實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，其能夠?yàn)闄n案管理工作建立一個(gè)方便信息共享的平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)上，管理人員可以以檔案管理機(jī)制為依據(jù)，進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存、檢索、管理，實(shí)現(xiàn)電子和文檔體系化的管理模式。所以說(shuō)，在應(yīng)用信息化管理的同時(shí)，配備先進(jìn)的管理設(shè)備十分必要，這是真正實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)和硬件保障。而目前我國(guó)所采用的先進(jìn)管理設(shè)備，多是以方便儲(chǔ)存和查閱為主要性能的設(shè)備。隨著近年來(lái)我國(guó)水利工程數(shù)量的不斷增加，工程檔案的數(shù)量也日益劇增，使得檔案管理工作人員的工作量也不斷增加。而且由于之前的文檔檔案數(shù)量也很多，且隨著時(shí)間的流逝，這些文檔大都出現(xiàn)老化和被人為損壞的現(xiàn)象，所以目前在水利工程檔案管理工作中真正的實(shí)現(xiàn)信息化管理刻不容緩。這不單單是可以減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度和工作量，提升管理工作的效率，方便檔案的儲(chǔ)存和查閱。更可以通過(guò)良好的檔案管理，實(shí)現(xiàn)我國(guó)水利工程的更好更快的發(fā)展。

優(yōu)化檔案管理制度。為更好的在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，還要建立健全的檔案管理規(guī)范和制度，或者對(duì)現(xiàn)有的管理制度和規(guī)范進(jìn)行優(yōu)化。但不管是建立還是優(yōu)化，檔案管理制度都應(yīng)該以當(dāng)前檔案管理存在的問題為依據(jù)，從實(shí)際情況出發(fā)，建立符合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的管理制度，通過(guò)完善管理制度來(lái)解決管理中存在的問題。在制度完成之后，要做好制度的落實(shí)工作，使每個(gè)管理員都清晰自己的工作內(nèi)容和職責(zé)，嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理。

提高檔案資料的數(shù)字化程度各級(jí)水利機(jī)構(gòu)應(yīng)將建設(shè)數(shù)字檔案室納入信息化建設(shè)規(guī)劃中，努力從財(cái)力、物力與人力方面統(tǒng)籌安排，以逐漸提高水利工程檔案信息存數(shù)的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，各個(gè)部門的檔案管理人員應(yīng)努力提高工程資料的數(shù)字化程度，為檔案資料使用人員提供方便。另外，應(yīng)提高數(shù)字化水利工程檔案資料的保密性，以有效預(yù)防盜竊遺失、網(wǎng)絡(luò)泄密等問題的出現(xiàn)。

推動(dòng)檔子信息的網(wǎng)絡(luò)共享程度。縣以上級(jí)別的水利機(jī)構(gòu)應(yīng)借助現(xiàn)有的信息傳輸平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)，努力提高檔案信息的共享程度，構(gòu)建地區(qū)或地方水利工程檔案系統(tǒng)，激勵(lì)檔案室將可公開的信息、檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，使檔案使用者可遠(yuǎn)程使用。另外，上級(jí)水利機(jī)構(gòu)可搭建出和下級(jí)對(duì)接的檔案資源平臺(tái)，以提高資源的共享程度，逐漸將各個(gè)地區(qū)、各種級(jí)別的水利工程檔案信息整合在一起，形成水利工程信息利用體系，以便于水利工程信息需求人士的利用。

1.3 加強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的信息化管理非常重要的一點(diǎn)，就是要擁有專業(yè)的管理人才。由于之前都是通過(guò)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，很多檔案管理員都不具備信息化意識(shí)和專業(yè)技能。而檔案的信息化管理采用的計(jì)算機(jī)等科技產(chǎn)品，檔案的登記、儲(chǔ)存、歸檔等都是在計(jì)算機(jī)上完成的。這對(duì)檔案管理員的思想意識(shí)和管理技能都提出了更高的要求，因此首先要進(jìn)行這兩方面的培訓(xùn)。使管理員從傳統(tǒng)的管理理念向信息化管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作，以及進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理操作的學(xué)習(xí)。更要熟悉計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全常識(shí)，以及學(xué)習(xí)檔案管理的規(guī)范，從而更好的進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的安全和完整。

2、結(jié)束語(yǔ)

總之，在新形勢(shì)下，水利工程檔案是對(duì)工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是工程運(yùn)行管理的重要參考依據(jù)，只有做好工程檔案管理，才能更好地實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，不斷學(xué)習(xí)提高自身的業(yè)務(wù)能力、管理水平，并能對(duì)存在的問題及時(shí)解決，檔案室必須配備符合檔案要求的硬件設(shè)備，制定切合實(shí)際的管理制度等，做好工程檔案管理工作。

[1]孫立夫.新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑[J/OL].河南農(nóng)業(yè)，2017，(20)：(2017-08-25).

[2]張?zhí)N倩，曹瑛，胡繼成，孫傳遠(yuǎn).新形勢(shì)下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑 [J].江蘇水利，2016，(01)：69-72.