教育基建檔案管理中的規范化管理研究

宋建軍

摘 要：隨著近幾年我國對教育重視程度的加強，我國教育事業的規模不斷增大，這對各級各類學校的基建檔案管理也是一種挑戰，給檔案管理增加了難度和要求，要求其更加規范化與科學化，因為基建檔案是學校檔案之一，也是其重要的組成部分，所以對各級各類學校的基建檔案管理也應該著手加強，使其深入化，這也是完善高校管理的方法之一。

關鍵詞：基建檔案 檔案管理 教育

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）08（c）-0116-02

1 管理基建檔案的意義

基建檔案是一種原始的數據和證明，每個階段的工程建設項目都對其有詳細的記錄，基建檔案包含普通檔案的特點，但有著普通檔案無法代替的特點，相對于普通檔案來說，基建檔案更具有整體性、實效性和原始價值性。

1.1 基建檔案管理的整體性

在建立基建檔案時一定要注意客觀事實與基層建設的統一性，在基本建設項目中，只有各個環節的管理資料完整不缺失，才能保證整體的完整性，只有完整的基建檔案才能發揮作用，才能為以后的學校建設提供科學的數據，成為借鑒。

1.2 基建檔案管理的實效性

作為基建檔案特點之一的實效性也是應該得到重視的，管理人員應該注意基建檔案的實效性?；n案的實效性應用在學校之間的學術交流上，為基層學校的建設提供依據，也是基層學校項目建設的科學依據和證明，也可以保證其項目建設的合理性，所以基建教育檔案的實效性對于教育管理有很大的意義。

1.3 基建檔案管理的滯后性

在基建檔案管理中滯后性對其有很大的影響。在學校建設基層項目的過程當中，在完成收工時需要對其進行相關的檢測和驗收，而有關的驗收資料和文件也許不全面，沒有完全地收整、打理完善，正因如此在基層學校建設工程項目具有一定的滯后性。

2 基建檔案在管理中遇到的問題

基建檔案具有很大的價值，對于參與建設的雙方、對其項目工程的建設工作具有重要的意義，正因如此基建檔案的管理應該得到應有的重視。但很長時間以來，基建檔案的管理并沒有得到應有的重視，在其檔案的整理、收集和歸納中由于種種因素，基建檔案并不完整，這樣對學校的后期建設是非常不利的，現階段基建檔案主要存在以下幾種問題。

2.1 基建檔案管理體制不完善

在基建檔案的管理當中由于沒有建立健全相關的管理制度，所以遇到問題時所知道的解決辦法很少，問題得不到充分的解決，這對基建檔案的順利建立有阻礙作用。就像在某個基建檔案的建立管理中，如果責任沒有明確到單位或者沒有明確劃分的話，就會使基建檔案在收集和整理中比較隨意，各方人員沒有正確的態度，所以基建檔案應該建立健全管理體制，有明確的規定就能使工作人員在工作時有明確的職責，這樣才能使管理效果突出出來，得到顯著的管理效果。

2.2 沒有深入了解基建檔案的管理

檔案管理人員在教育基建檔案的管理中扮演著非常重要的角色，在建設中也有著非常重要的作用。正因為如此，檔案管理人員應該重視基建檔案的管理。有些參與人員對檔案的管理不嚴謹，不重視基建檔案的管理，這對于教育基建檔案的后續使用是非常有影響的。有些管理人員在基建檔案的建設時由于不明確自己的責任，所以出現很多隨意性的行為，如：在基建檔案的編輯過程中沒有按照相關的規定進行排放；在建立基層學校基建檔案時隨便地把工程建設的施工計劃放在一邊，由于施工現場的環境非常惡劣，這會使檔案沾上污垢，使得相應的數據不清晰，不利于以后查詢，保證不了檔案的完整性。所以檔案管理人員應該深入了解檔案管理的有關問題，充分認識基建檔案的重要性。

2.3 提高基建檔案管理人員的整體素質

基建檔案主要包括的文件是項目建設過程中相應的文件和資料，記錄的主要是參與方與施工方的文件資料，涉及的內容有很多，其中包括建筑設計、測繪圖紙等多個領域的知識，因此基建檔案整理的過程應該由專業的人員負責。因為專業知識的跨度大，所以應對其進行分類管理，這樣做的目的是在需要的時候能夠及時找到?；n案管理人員應該具有相應的知識，其整體素質應該得到相應的提高，很多地方基層的管理人員對于基建檔案的知識所知甚少，地方應該有計劃地培養這些管理人才，如果缺少相應的管理知識，就會導致其在管理過程中出現各種問題，也會使工程建設項目的資料在工程結束后出現流失現象，導致在以后需要的時候沒有相應的參考文獻。

3 增加基建檔案管理的相應對策

在以上的文章中提到的各種問題，基建檔案管理部門應該在實際操作中考慮相應的辦法和對策，增強對教育基建檔案的管理，大體來說基建檔案管理工作主要是基建檔案的建立、收集資料整理文獻及資料的歸納整理保管、鑒定統計等6個方面，所以在基建教育檔案的管理中主要可以從這6個方面著手。

3.1 增強基建檔案管理的收集與歸納

想要實現對基建檔案的收集，應主要從檔案信息資料著手，這些資料大部分是建設方與參建方在工程項目建設中所形成的有價值的需要保存的資料，所以基建檔案管理人員在收集文獻資料時需要有目的性地對基建檔案資料進行收集，對一些零散的資料要學會信息收集與采納。在普通情況下基建檔案的資料來源一般是主管部門的上下級或者是對現場記錄的信息收集與采納以及外單位編制的信息資料。例如，建設方與參建方的一些資料，包括他們的上級單位、教育局、規劃局、發改委等重要部門對項目工程的批準文件與批復文件，還有可行性報告、施工許可證、造價咨詢合同、設計合同、財務監理合同和招標代理合同等原件，包括招標一系列原件資料及招標通知書等。施工合同、竣工驗收單和環境檢測等材料以及建筑施工圖、結構施工圖和水電設計等圖紙，也是搜集的主要信息數據。

3.2 增強基建檔案管理的整理與保管

基建檔案的工程項目在建設收集當中工作量比較大，并且由于基建檔案的信息資料比較零散，所以管理人員的整理工作有一定的難度，管理人員對基建檔案的整理主要體現為把零散的資料整合為一個整體的過程，整體可以分為兩個過程，一個是分類一個是編目，教育基建檔案在分類時也有相應的分類標準，一個是根據工程項目的類別進行分類；一個是根據不同文件的性質實現對檔案資料的分類。例如，教育基建檔案中的文件，有許多種類，包括對文件初步設計和可行性研究、竣工的驗收文件、設計文件和工程項目的施工管理文件等。檔案管理工作人員在完成對教育項目建設中的工程竣工驗收和文件收集之后，可以利用卡片的形式實現對整個教育建設工程項目施工情況進行著錄和編目，實現對基建檔案的完整保管。

3.3 增強基建檔案管理的鑒定與統計

對于基建檔案的鑒定是相關操作人員根據相關的規定對其進行有效的鑒定，對檔案資料的真實性和價值性進行判定的一個過程。在教育基建檔案的管理過程中，做好基建檔案的鑒定工作，需要檔案管理人員樹立全面的觀點和歷史的觀點，保護具有重要價值的教育基建檔案，可以在一些突發事件的處理過程中，及時地采取有效措施進行應對。

4 結語

在基建檔案的建設過程當中還有一些問題沒有得到解決，這些問題需要建設方與參建方充分地了解基建檔案的特點，只有全面了解才能在面對問題時做出及時的反應，只有這樣才能提高教育基建檔案的管理水平，使教育基建檔案發揮其應有的作用。

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