做好圖書檔案建設工作的幾點思考

宋輝

摘 要：該文主要對新形勢下圖書檔案信息化的管理進行了研究與討論。首先指出了現(xiàn)階段我國圖書檔案管理中存在的問題，包括：管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫建設落后、檔案信息安全建設不足等；接著介紹了美國的圖書檔案管理的現(xiàn)狀以及對我國相關工作的啟示；文章的最后著重討論了我國圖書檔案的建設與對策。

關鍵詞：圖書檔案 信息化 研究

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）09（b）-0107-02

圖書檔案是指人才的檔案資料在相關部門存檔備案，是政府和企業(yè)發(fā)現(xiàn)和管理人才的重要途徑。傳統(tǒng)圖書檔案的管理主要是通過紙質檔案保管，存在著查找不變、易損壞等諸多缺點，就此引出了圖書檔案的信息化管理，該文就新形勢下圖書檔案信息化管理進行研究與探討。

1 圖書檔案管理存在的問題

1.1 管理模式老化

傳統(tǒng)的圖書館管理模式已經(jīng)不適應現(xiàn)代管理要求，表現(xiàn)在三個方面：一是人工完成檔案管理和操作，圖書管理效率低；二是圖書檔案流動起來比較麻煩；三是圖書檔案更新起來比較慢。

1.2 圖書館配套措施不足

在圖書館的軟硬件設施上，傳統(tǒng)的圖書館管理一方面硬件比較落后，跟不上現(xiàn)代數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化的要求；另一方面配套的軟件也跟不上圖書檔案管理的要求，軟硬件配套設置急需改進。

1.3 信息數(shù)據(jù)庫建設落后

圖書檔案的錄入信息上，傳統(tǒng)的檔案管理方式錄入的信息數(shù)據(jù)不全面，缺乏系統(tǒng)性和完整性，再加上數(shù)據(jù)庫更新不及時，都造成了圖書檔案查找不便和管理缺乏科學化。

1.4 檔案信息安全建設不足

在檔案管理中缺乏信息安全意識，沒有對數(shù)據(jù)信息及時備份，檔案系統(tǒng)的安全漏洞明顯，一旦遭受網(wǎng)絡攻擊，將嚴重影響檔案管理信息數(shù)據(jù)的安全性和檔案資料的泄露。

2 國外圖書檔案信息化對我國的啟示

2.1 圖書檔案管理的集中性

以美國為例子來說，美國圖書檔案管理實行的是集中性的檔案管理體制，所有圖書的檔案都是由國家檔案與文件管理總署來負責管理，國家檔案與文件管理總署的工作就是對各級圖書檔案管理部門的監(jiān)督與指導。對于我國來說，目前我國仍處于圖書改革的階段，要時刻以人為本，吸收和借鑒外國的經(jīng)驗，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門，并提高檔案管理工作的效率。

2.2 圖書檔案管理制度的開放性

在美國，圖書檔案資料不僅對個人開放，而且還對個別被授權的機構開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準以后才可以以被授權人的身份進行查閱，并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權，他們有權對圖書檔案資料進行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯誤的地方，可以提出質疑。對于我國來說，任何公民都是有知情權的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應新形勢下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實為人民服務，提供相對開放性的政策以供人民查詢。

3 圖書檔案管理的建議與對策

3.1 加強檔案管理的規(guī)范化和法律化管理

在圖書檔案管理工作中，首先，應建立可行性操作的規(guī)章制度和法律法規(guī)，保障檔案工作的充分落實；其次，制定法律法規(guī)時邀請檔案相關專家進行研討，并通過調查問卷的方式，收集大眾群體對檔案管理的建議與意見，如檔案管理的內容包括哪些、檔案信息如何維護、檔案信息多久進行更新、檔案信息應錄入哪些有益的信息等；最后，檔案信息應標準化和規(guī)范化，一旦形成法律法規(guī)，任何人必須嚴格執(zhí)行，從而建立一套規(guī)范、科學的信息檔案機制。

3.2 加大投入圖書檔案設施建設

在建設圖書檔案設施中，一方面在硬件設施上，加大對多媒體、計算機等硬件的投入，圖書檔案的特殊性要求錄入檔案信息時需效率高、成本低、保存時間長、更新及時的優(yōu)點，因此需要不斷加強圖書檔案的硬件投入，降低手工操作的失誤率；另一方面在軟件投入上，圖書檔案所要求的安全性和機密性高，應購買或者開發(fā)專門針對圖書檔案的軟件設施，保障圖書檔案的安全穩(wěn)定，并拿出專項資金用于圖書檔案軟件的維護和更新，確保軟件的正常安全運行。

3.3 強化圖書檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

圖書檔案管理具有數(shù)據(jù)庫信息量大、準確性高、安全性能要求強等特點，因此在建立圖書檔案的數(shù)據(jù)庫中，要做好三個方面的工作：一是準確錄入圖書檔案信息，減少錄入信息的失誤，保證原始數(shù)據(jù)的準確性；二是圖書檔案的信息要及時更新和動態(tài)更新，保證數(shù)據(jù)庫的信息與圖書館的實體信息相一致；三是圖書檔案信息要具有安全性，并永久保存。使用檔案數(shù)據(jù)庫管理，不僅減輕了圖書管理人員的工作量，還提高了工作效率、減少了人工操作的失誤。

3.4 實現(xiàn)檔案管理的資源共享機制

在檔案管理中，通過檔案的信息化建設還可實現(xiàn)與其他部門的資源共享，具體包括四個方面的共享：一是政府部門之間的檔案共享，可通過政府管理部門之間的局域網(wǎng)實現(xiàn)；二是企業(yè)之間的檔案資源共享，這個可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)，或者企業(yè)間的局域網(wǎng)實現(xiàn)；三是企業(yè)和政府之間的檔案資源共享，這個既可以通過軟件對接，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對接；四是對于一些保密性要求不是很高的檔案信息，通過建立檔案信息網(wǎng)站實現(xiàn)資源的信息共享，為檔案需求人員提供查詢、查看甚至修改的服務。

3.5 構建信息交流平臺

在檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)、內部局域網(wǎng)和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網(wǎng)站，利用該網(wǎng)站實現(xiàn)對檔案管理、圖書決策、對外服務等方面的幫助。網(wǎng)站既可以自己組建開發(fā)團隊，也可外包有關檔案管理的第三方軟件公司，只需定期檢查網(wǎng)站的穩(wěn)定性，確保檔案服務網(wǎng)站信息的及時更新，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網(wǎng)站。

3.6 提升檔案管理人員素質

在新形勢下，還要不斷提高檔案管理的人員素質和加強信息化建設。一是為了加強檔案管理人員的適應性，加強專業(yè)能力的培訓；二是招聘檔案管理方面高信息化素質的人才；三是高校和政府合作，針對檔案管理崗位的特殊性重點培養(yǎng)專業(yè)人才，政府或者企業(yè)提供其就業(yè)崗位或者實習機會；四是在高校學習或者工作過程中，加強檔案管理人員的品德教育，加強品德引導和品德素質的培養(yǎng)，避免發(fā)生檔案管理中的違法亂紀。

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