醫院科研檔案管理思路與實施細則

王云霞

摘要：醫學科研檔案是醫院在科研活動中形成的具有保存價值的文字、數據、聲像、圖表等各種載體，并且按一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學技術文件材料，它真實記錄了醫院的醫療衛生科技活動，是醫學科技知識的重要載體，包含著大量的科研成果、高新技術等科研信息，是醫院的寶貴財富。

關鍵詞：醫學科研檔案；特點；管理；措施

醫院科研檔案管理可以為醫學科研活動提供所需要的信息資源， 也可以指導成果轉化、技術交流，促進科研成果向產業化、市場化方面轉化和實現科研價值的提升，醫學科研檔案是醫院科研管理工作的重要組成部分，是醫學科研工作的重要依據，了解醫學科研檔案的特點，并根據其特點加強管理，不僅能夠為醫學科研創新提供有效服務，而且有利于促進醫療事業的發展。

一、醫學科研檔案的特點

（一）專題突出，成套性強

醫學科研工作的研究對象一般都是一個專題。圍繞一種疾病的治療，一種流行傳染病的預防，一種新藥的篩選、研制等專題開展，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也是一套完整的，不可分割的。由于醫學科研檔案的這個特點，在檔案利用過程中多為成套利用，分類時必須保持每個專題檔案的完整性、成套性，使之始終成為一個有機的整體。

（二）形成周期比較漫長，具有較強的連續性

醫學科研檔案的形成周期與科研項目的執行周期密切相關，醫學科研連續性強，研究周期長，醫學課題立項到結束的時間相比較一般科研項目要長， 一般的研究項目在2到3 年，重大項目3到5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執行期間的歸檔連續性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存。

（三）學科突出，專業性強

醫療臨床研究有內外科、婦兒科之分，基礎醫學則講究病理分析和藥理分析。因此必須注重專業區別，分專業歸檔，體現檔案管理的專業性。

（四）學科協作性、綜合性強

醫學科學研究是多學科的綜合研究。由于疾病發生、發展的原因是復雜的， 因此許多研究課題必須匯集多個學科進行綜合研究，聯合攻關。在分類時既要保持各個學科的相對獨立性，又要保持完整性和綜合性。

（五）載體形式多樣，數量較大

醫學研究比較復雜，不同學科采用的研究方法不同，同一學科不同的研究課題采用的技術方法也不相同，直接記錄的實驗結果的載體，如：各種標本、病歷、化驗單、儀器檢測結果等材料也是多種多樣，因此，每一科研課題形成的醫學科研檔案往往載體形式多樣，數量較大。

二、管理措施

針對醫學科研檔案的上述特點， 要做好醫學檔案管理工作， 必須認真做好以下幾項工作：

（一）加強制度建設，建立健全檔案管理規章制度

根據《《中華人民共和國檔案法》等法律相關的規定，構建由院長、檔案管理委員會、檔案管理機構、兼職檔案員組成的檔案行政管理網絡系統，強化其行政監督、指導的管理職能。按照集中統一管理檔案的基本原則， 制定文件材料歸檔范圍及保管期限、檔案的接收、管理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度及各部門檔案管理細則， 幫助相關部門實行預立卷制度，確保檔案管理完整、準確、系統、安全和有效。

（二）加強業務培訓，優化檔案管理人員的綜合素質，提高服務意識

醫學科研檔案的建立和完善對醫學科研工作有著十分重要的意義，檔案管理人員的業務素質直接影響著檔案管理水平。因此醫院應在優化檔案管理人員的政治素質和理論素質外，加強對檔案管理人員的業務培訓，采用多種形式提高檔案管理人員的專業知識和計算機操作技能，有計劃的組織檔案管理人員進行知識更新和繼續教育。由于醫院科研檔案管理工作的特殊性，應當鼓勵檔案管理人員學習一些醫學科研知識，熟悉科研活動各類文件的形成規律，根據醫學科研檔案的來源及特點，進行分類、整理、歸檔，從而提高醫學科研檔案的管理水平，在醫學科研檔案資源利用中，要變被動服務為主動服務，由于醫學科研檔案管理人員全面掌握了本單位的科研項目信息，所以應該主動向科研工作者提供多方面、多層次和有實效的醫學科研信息，避免因選題不當造成科研勞動浪費，最大限度的發揮檔案的價值和作用，更好地為醫院的科研工作服務。

（三）增加科研檔案資金投入，加強檔案管理的信息化建設

投入資金建立專業的檔案室，專業化檔案館的建立，能夠提升醫院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進而更好地促進檔案管理工作的進行，而專業的檔案管理人才則從專業的角度實現檔案管理的高水平運作，確保檔案管理工作的高質量完成。在科技飛速發展的今天，檔案管理如果僅靠原始的手工操作，其工作效率和工作質量都很低，很難滿足發展的需要，加強檔案管理信息化建設則非常必要，用計算機等現代化工具取代陳舊的手工操作，運用計算機手段管理科研檔案，開發應用針對不同載體科研檔案的積累、著錄、標引、歸檔等的管理軟件，能夠切實有效地提高檔案管理的質量和效率，便于科研檔案的充分利用，滿足醫院科研事業日益發展的需要。

加強對醫學科研檔案的管理，提高科研檔案的利用率，不僅可以更好地為臨床醫療工作和科研工作提供幫助，而且可以提高醫院的整體水平和核心競爭力。

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