淺談全過程梳理、目錄式歸檔 提高合同管控水平

王國良

摘 要：公司成立合同督導專項小組，開展合同管理全過程梳理督導，通過對各合同承辦部門合同資料情況的地毯式檢查，查找合同管理及合同資料中存在的漏洞和問題，要求各單位對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改。通過全過程梳理和目錄式歸檔，規(guī)范了合同全過程管理流程及合同資料填寫標準，明確了合同資料的內容及順序，同時完善了合同檔案管理，提高了合同整體管控水平，建立了一套完整的合同督查、歸檔流程。

一、專業(yè)管理的的目標描述

1.1專業(yè)管理的理念或策略

活動主要分兩個階段：第一階段，合同全過程梳理階段。由辦公室下發(fā)通知，對合同文本及相關合同資料的內容及填寫標準提出13點要求，確定具體時間節(jié)點，各部門按照通知要求在規(guī)定的時間節(jié)點內進行自查整改。

第二階段，合同目錄式歸檔階段。辦公室下發(fā)通知，要求各合同承辦部門對整改完畢后的合同及相關資料，按照合同目錄的要求進行全面分類整理和歸檔，合同督導專項小組逐個部門現(xiàn)場檢查歸檔情況，對合同歸檔完成較好的單位進行獎勵，對沒有按照時間節(jié)點完成歸檔或者沒有按照歸檔要求進行歸檔的單位進行通報，并予以績效考核。

1.2專業(yè)管理的范圍和目標

范圍：壽光公司各部門、各單位。目標：希望通過本次全面的合同梳理和歸檔，真正明確合同管理流程中各部門的職責，明確合同文本及相關合同附件的填寫標準及要求，理順合同資料的順序，通過對合同的過程管控，加強對合同訂立依據(jù)及履行依據(jù)的審核，確保各項合同合法、合規(guī)，并通過此次梳理歸檔，對以后的合同管理及合同歸檔建立一整套督導流程和標準，力爭形成一套合同管理歸檔的長效機制。

二、專業(yè)管理的主要做法

2.1主要流程說明

節(jié)點1：成立合同督導專項小組

公司成立合同督導專項小組，由公司主要領導任組長，由辦公室、財務資產(chǎn)部、黨群工作部負責人任副組長，合同管理涉及的相關專工做為小組成員。專項小組負責本次合同梳理歸檔活動的統(tǒng)一領導、協(xié)調和整體推進，負責研究決定活動重大事項，負責對各單位活動開展情況進行指導、監(jiān)督、檢查和評價。

（2）督導范圍：

檢查各合同承辦單位對外簽訂的合同，主要檢查以下幾種類型合同：

①工程建設類合同，主要涉及發(fā)展建設部的基建工程合同、運維檢修部的生產(chǎn)技改合同、綜合服務中心的非生產(chǎn)類小型基建合同，以及營銷部的營銷項目合同等四種合同。

②買賣類合同，主要涉及各部門的辦公用品買賣合同等十一種合同。

③運維檢修類合同，主要包括輸、變、配設施的維修施工合同等六種合同

④后勤服務類合同，主要包括房屋租賃合同、車輛維修合同等九種合同。

節(jié)點2：各單位進行合同自查梳理

各單位根據(jù)各項業(yè)務操作情況，組織部門內各專工對本部門負責的所有合同進行全面的梳理，并對發(fā)現(xiàn)的問題自行整改和規(guī)范。

節(jié)點3：合同督導專項小組進行督查會審（此節(jié)點為該流程的關鍵節(jié)點）

各單位自查整改期限屆滿后，合同督導專項小組開始對各單位合同及相關資料進行集中會審，重點檢查合同文本填寫的規(guī)范性、合同臺賬及合同支持資料的完整性，對會審發(fā)現(xiàn)的問題及資料不完整的合同，確定時間節(jié)點，督促責任單位限期進行整改，整改完畢后專項小組進行二次督導。合同督查的具體內容主要包括以下幾項：

（1）檢查各單位合同管理的人員配備情況。確定各部門合同管理工作是否由專人負責；

（2）檢查經(jīng)法系統(tǒng)使用情況。檢查各部門合同在經(jīng)法系統(tǒng)中的上線情況，統(tǒng)計出各部門“合同上線率”作為排名和考核依據(jù)。

（3）檢查統(tǒng)一文本應用率。即各部門在國家電網(wǎng)公司頒布的統(tǒng)一合同文本范圍內，簽訂合同采用統(tǒng)一合同文本的比率。

（4）檢查合同授權情況。檢查授權辦理方式是否通過經(jīng)法系統(tǒng)完成；授權委托書內容是否合規(guī)；授權委托事項；被授權人權利義務；授權委托期限；單位印章及法定代表人簽字；簽發(fā)日期。

（5）檢查合同對方的確定方式是否合規(guī)。

（6）檢查合同承辦部門對合同對方的主體信息資料進行審查、留存的情況。

（7）檢查經(jīng)法系統(tǒng)中合同名稱錄入是否規(guī)范。合同名稱錄入均應采用全稱，并跟紙質合同文本保持一致。

（8）檢查合同歸類是否正確。

（9）檢查合同標的額錄入是否準確。合同收、付款方式是否填寫清楚，金額輸入是否準確，與貨幣單位是否對應；

（10）檢查合同簽署情況。主要檢查合同簽署人員是否具有權限，合同用印是否統(tǒng)一加蓋合同專用印章；

節(jié)點4：各單位進行合同整改，整改完畢后進行“目錄式”歸檔（此節(jié)點為該流程的創(chuàng)新節(jié)點）

合同督導專項小組督導會審結束后，各單位按照合同督導專項小組提出的整改要求和完成節(jié)點，對檢查出的問題進行整改，整改完畢后，按照合同歸檔的要求對合同進行全面整理歸檔，并在規(guī)定時間內完成歸檔工作。

要求各合同承辦部門負責人親自負責合同歸檔整理和規(guī)范化管理工作，嚴格按照《合同資料目錄》（見附件1）順序和要求梳理好合同資料，按照公司計劃和要求按期完成或提前完成歸檔工作。

三、評估與改進

3.1評估效果

通過本次全面的合同梳理、歸檔，對合同管理中存在的問題和盲區(qū)進行了查找和整改，明確了合同文本及合同附件相關內容的填寫規(guī)范和要求，理順了合同資料的順序和形式，通過過程管控，進一步提高了公司合同的合法性及合規(guī)性，并對以后的合同管理及合同歸檔工作建立了一整套督查流程和標準，切實提高了合同管控能力，對有效防范經(jīng)營風險，對有限維護公司合法權益意義重大。

3.2專業(yè)管理存在的問題及改進方向

合同梳理歸檔工作取得了顯著成效，但是合同督導過程中仍然暴露出不少問題，需要在下一步工作中改進提升。

3.2.1合同缺乏履行監(jiān)督機制。在檢查中發(fā)現(xiàn)，各部門基本上都沒有建立合同履行監(jiān)督臺帳。目前的實際情況是沒有專門的部門對合同的后續(xù)履行進行監(jiān)督，合同承辦部門也沒有形成自己的合同履行監(jiān)督機制。改進方向：建立合同履行監(jiān)督機制，明確合同履行監(jiān)督的主管部門，定期或不定期對合同履行情況進行檢查，對合同履行質量進行監(jiān)督。

3.2.2部分合同沒有留存合同對方的資信資料和授權資料，部分留存的資信資料沒有加蓋對方公章，授權資料沒有加蓋法定代表人印鑒。

改進方向：簽訂合同時，應該審查合同對方的資信資料和授權資料，明確簽約人的身份和權力，并留存加蓋對方單位公章的資信資料復印件（包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等）。

3.2.3大部分合同作為訂立依據(jù)的招投標或比價資料沒有在合同資料中一并留存。合同的簽約內容是根據(jù)招投標或比價結果確定的，如果合同資料中沒有作為訂立依據(jù)的資料，可能發(fā)生合同內容簽訂錯誤或混淆的情況。

改進方向：招投標活動作為合同簽訂的前置程序，同時也是合同的訂立依據(jù)，作為合同全過程管理的一部分必不可少。合同承辦部門應當留存能夠說明合同訂立情況的相關資料或復印件，作為合同資料的一部分。

3.2.4合同會簽單、合同流轉單填寫不完整。表現(xiàn)為合同流轉單的合同對方欄未填寫，合同會簽單審核只有簽名，沒有審核意見和審核時間。

改進方向：相關內容應當填寫完整，并且按照要求規(guī)范填寫。合同會簽單的審核意見也應該寫明“同意”、“不同意”等明確的意見，不能填寫“已閱”“基本同意”等模糊的意見，更不能不填意見；審核時間應為審核當天，且必須填寫。

3.2.5部分單位未建立獨立的合同審核臺帳，也沒有確定本部門的合同專責人。改進方向：各部門可參照公司的“合同審核臺帳”，建立本部門獨立的合同審核臺帳，并以年度為單位進行臺帳匯總，統(tǒng)一管理、審核、規(guī)范本部門合同相關工作。

3.2.6合同存檔資料不全，且順序混亂。

改進方向議：合同承辦部門為合同歸檔部門，各部門合同專責人應按照《合同資料目錄》的順序對合同對方資質審查表、合同對方資信資料、合同對方授權委托資料、招投標情況說明資料、合同會簽單、合同流轉單、授權委托書、合同文本等資料。