探究電子檔案管理的重要性

洪林

摘 要：隨著網絡信息時代的到來，電子檔案管理的優勢逐漸顯現，能夠更加適應當今時代的檔案管理工作，加強對電子檔案的管理，是目前檔案工作信息化的必然選擇。

關鍵詞：電子檔案；檔案管理；

電子檔案是指依托現代化信息技術，把資料完整儲存在計算機中，與紙質檔案相對應，且能達到傳統檔案詳細程度的一種新型檔案模式。隨著計算機技術的飛速發展，電子檔案越來越被人們所接受，其數量也在不斷增長。本文主要分析電子檔案在檔案管理中的重要性，希望通過科學、公正的分析，將電子檔案的真實面貌呈現出來。

1、電子檔案的基本要求

1.1 完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

1.2 原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.3 真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

1.4 安全性

電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2.加強電子檔案管理制度

電子檔案的出現，徹底改變了傳統檔案管理的流程，在內容、時間及順序等諸多方面發生了巨大的變化。由于電子檔案對軟硬件設備的依賴性更強，且更易更改、流失等特點，常常會使人們對電子檔案的信息真實性產生質疑，因為電子檔案信息的載體與存放地點均可以不固定，復制后真偽難辨，存在難以認定是否為“原件”的問題。因此，只有通過規范的管理制度使電子檔案的形成、歸檔、保管和利用等環節得到有效約束，并在每個環節上采用制度與技術相結合的方式，切實避免信息失真的隱患，這樣既可以保證電子檔案的規范管理，又能維護電子檔案信息的真實性與原始性，使人們對電子檔案產生信心。然而，傳統管理制度已無法適應電子檔案文件的管理，必須結合電子檔案發展的具體情況，建立一套完善、健全和科學的電子檔案管理制度。

2.1電子檔案的形成制度要進一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規定的統一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數指標和載體形式加以規范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數據也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

2.2電子檔案要執行更為科學的歸檔制度

要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環節。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環節，但是不同于紙質檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環境下的有效性；檢查同電子檔案有關聯的紙質或其他載體形式的文件，以保證內容和相關說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。在歸檔制度制定的過程中，應以國家有關規定為參照進行，目前，我國已通過先后頒布實施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等規章制度，對電子文件歸檔工作提出了較為明確的規定與要求，這些規章制度的出臺，確保了電子檔案在歸檔過程中的科學性和規范性。

2.3建立嚴格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質量關；其次，要規范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環境，并建立一個適合磁、光介質保存的物理保管環境，同時保持良好的溫度、濕度環境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態，同時，注意對加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發現信息或載體產生損壞時，及時采取有效的維護措施，進行拷貝或修復工作。

2.4規范電子檔案的利用制度

在電子檔案利用階段，相關的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術條件為依據，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎上，以電子檔案的密級為根據，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數據系統管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據，對其使用權限進行合理的限制，可根據各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內容，決定對其授權的范圍。

綜上所述，檔案工作要緊跟時代步伐，電子檔案是新生事物，也是社會潮流的產物，迎合了信息時代的信息豐富、傳遞迅速的社會特點，我們要全力以赴采取多種措施管理好電子檔案，利用好電子檔案，使其更好的為我們工作、學習、生活服務。

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