多校區辦學背景下學院文件傳遞工作探討

彭靈靈+胡中龍+鄭慧+陳詩詩

摘要：隨著國家高等教育的發展，多所高校出現了多校區辦學的情況。在此情況下，學校的黨政管理服務有著更多亟須改善的地方。本報告以高校中一個多校區（園）辦學的學院為例，通過其開展的院內文件跨校區（園）傳遞工作這一微觀層面，探討跨校區辦學下學院黨政服務工作的有效方式，認為院內文件傳遞是一種行之有效的方法，同時提出了進一步完善的設想及建議。

關鍵詞：多校區；黨政服務；文件傳遞

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）12-0012-03

一、我國多校區發展現狀

隨著我國高等教育改革和發展的不斷深入，20世紀80年代中期，高校在自身的擴展和相互合并的過程中形成了多校區辦學的現象。到了20世紀90年代，多校區辦學逐漸成為一種潮流和趨勢。學校為適應發展的需要，積極拓展辦學空間，多校區辦學格局就此形成。

多校區為學校發展開拓了新的空間，增強了高校的競爭優勢，促進了學校的快速發展。較之單一校區管理，多校區高校的管理在管理理念、管理模式和管理效率等方面給我們提出了新的課題。它對高校管理所帶來的影響是全方位的。它既帶給我們發展的機遇，又帶給我們管理上的嚴峻挑戰：“校區分散”勢必增加管理的成本，從空間距離上增加管理的難度；“情況復雜”增加了信息搜尋成本，進而影響高校的決策與管理效率；“規模巨大”不等于實力增加與效率提升，處理不當就會導致效率低下、矛盾叢生、內耗增加；“學科齊全”并不一定就會發揮學科的綜合優勢，學科的互補只能在有效的學科發展戰略下才能實現。

總之，多校區高校的管理是一個新的事務，需要從宏觀到微觀各個層面做好相關的研究與探討，才能更好服務于高校的人才培養與科學研究工作。

二、中山大學多校區發展情況

今日的中山大學，由1952年院系調整后分設的中山大學和中山醫科大學于2001年10月合并而成。中山大學一校多區辦學始于2000年9月，目前包括廣州校區、珠海校區、深圳校區三個校區。其中廣州校區包括廣州校區南校園（康樂園）、廣州校區北校園（醫科總部）、廣州校區東校園（大學城）三個校園。環境科學與工程學院是中山大學下設的一個學院，成立于2002年10月。目前學院內設環境科學系、環境工程系、環境科學研究所、實驗中心4個機構，有教職工122人。截至2015年9月，有全日制在讀學生為1165人，其中本科生853人、碩士研究生220人、博士生92人。自2005年環境學院本科生入讀廣州校區東校園開始，環境學院就開始進入在廣州南校園與東校園同時辦學的階段。2009年9月后，學院的行政辦公及公章進駐東校園，環境學院進入以東校園為主體的辦學階段。目前，環境學院的所有本科生入讀東校園，教師與研究生分處東、南兩個校園，其中，環境科學系、環境科學研究所教職工以及指導的研究生在南校園，環境工程系教職工及指導的研究生在東校園，實驗中心老師也根據分管實驗儀器的地點分處在兩個校園。

三、多校區（園）辦學的問題

多校區辦學開拓了新的教育發展空間，彌補了教育資源的不足，增加了學校及學院的競爭優勢，但是也帶來了新的問題。首先是運行成本大。大多數大學的不同校區之間的距離一般較遠，多個分散的校區之間、學校的職能部門與各個校區相關機構之間的管理成本必然隨之增加，并且各個不同校區師生員工之間的互聯互通，消耗了師生員工的時間和精力，增加了各個校區之間的日常開支，也就加重學校的運行成本。同時，比較突出的問題還有：配套設施建設薄弱、跟進滯后；教職工和學生的歸屬感不強，等。對于中山大學及中大環境學院而言，跨校區（園）為黨政服務工作帶來了很大的挑戰。在現行管理體制下，學校的職能部門基本集中于廣州校區南校園，因此，黨政服務工作中需要聯系職能部門的工作因跨校區（園）而明顯出現問題。環境學院內，目前仍在南校園辦公及學習的師生的黨政事務辦理也存在明顯不便。而且，即使南校園師生最終都搬遷到東校園，但是由于學校職能部門在南校園，因此教職工在東校園處理了學院層面的黨政事務后，還需返回南校園銜接學校職能部門相關工作，問題也同樣突出。除了以上師生辦事難外，學院層面需要報送各職能部門的資料，都需要傳送到南校園上交。因此，也存在跨校園傳遞的問題。總之，對于環境學院目前的情況，不論是學院層面總體的材料報送，還是教職工個人的事務辦理，均離不開跨校園的行政服務工作，資料也離不開跨校園的文件傳遞。

四、文件跨校區（園）傳送的處理措施及優缺點

學院黨政服務工作，也就是為師生的教學科研服務，在完成服務工作的過程中，勢必有相當多的文件需要處理，通過上傳下達完成各類資料的報送、發放。對于跨校區（園）的學院而言，文件的上傳下達方式一般有兩種：通過學校在校區（園）間的文件收發，學院與相關教師個人上交。中山大學在廣州南校園與東校園的文件收發，是由東校園安排人員每周一至周五上午10點左右出發到南校園收發室，送東校園至南校園的文件，并領取南校園到東校園的文件，返回東校區收發室分發到各學院。即每個學院的文件如果需要通過學校的收發傳遞，必須前一天將文件送到東校園收發室，第二天上午11點左右到達南校園收發室，傳遞到各職能部門，再由職能部門安排人員到收發室領取；而南校園的文件要傳遞到東校園各學院，也需要前一天送達南校園收發室，第二天中午時分到達東校園收發室，待學院安排人員到東校園領取后分發到相關人員處。由于整所學校多個學院的文件都需要收發室工作人員整理，而且需要各部門、各學院安排人員到收發室領取，因此較容易出現文件傳遞滯后甚至丟失的情況。為更好為全院師生做好服務工作，環境學院自黨政服務機構搬遷至東校園后，就一直在學院內開展東、南校園的文件傳遞工作。如果學院在南校園的師生有文件需要到東校園處理，包括請各崗位秘書處理，或者直接加蓋學院公章的，可交至南校園辦公點，南校園辦公點收集好之后，由學院黨政辦公室的老師每天（周一至周五）早上到東校園上班前，領取該部分文件，帶到東校園，分發至各崗位秘書，各崗位秘書處理完畢后，將文件交回負責傳遞文件的老師，該名老師下午下班前帶回到南校園辦公點，南校園辦公點人員再通知相關師生前來領取或直接交至學校職能部門。

為將文件跨校區（園）的傳遞更加順暢，預防文件處理的滯后甚至丟失，環境學院也不斷摸索著文件傳遞的具體方式。學院辦公室對需要傳送的文件實行嚴格登記，包括文件名稱、接收人（送至東校園哪個崗位的秘書）、文件的聯系人、聯系電話等信息，并對文件按接收人進行分類，并編號。文件到達東校園后，要求各崗位秘書每天及時對南校園傳送過來的文件進行處理，需要返回到南校園的文件及時返回。本報告通過訪談環境學院近一半的教職工以及部分學生，均對學院的文件傳遞表示滿意。受訪教師基本每人均曾通過學院的文件傳遞辦理過文件，50%以上的老師每周有2—3次通過學院的文件傳遞將文件送至東校園相關秘書處辦理，其中環境科學研究所的老師基本每天都有科研項目的相關文件傳遞到東校園處理蓋章。同時，黨政管理人員基本每天均有需要遞交職能部門的材料，除了部分由個人自行到南校園遞交之外，70%的文件資料均通過學院的文件傳遞送至南校園辦公室由南校園辦公點相關人員代為上交。學院受訪師生均認為學院的文件傳遞為他們跨校園的文件辦理提供了極大的便利，節省了他們的時間及交通成本。本報告訪談了中山大學在廣州校區東校園的部分其他院系教職工，對于環境學院文件傳遞的做法，均認為的確為師生提供了更加周到全面的服務，但是對于黨政管理人員而言，相當于在原有的工作上增加了東、南校園文件傳送的工作，增加了較多的工作量。本報告同時還走了個別其他跨校區辦學高校的院系，均未有院內的文件傳遞。總體情況均是通過學校的文件收發完成院內需要跨校區流轉的文件。

五、結論及建議

高校多校區（園）辦學是一項復雜艱巨的系統工程，也是一項極富挑戰性的工作。跨校區（園）學院的黨政服務工作的有效運轉，首先必須保證最基本的文件上傳下達工作能夠暢通無阻，并為教師學生節省時間與精力，因此，環境學院內部的文件跨校區（園）傳送是一個重要的嘗試，并經實踐證明是一種行之有效的方式，得到了廣大師生的好評。環境學院通過院內跨校區（園）的文件傳遞，為學院師生提供了切實有效的行政后勤服務，但另一方面，學院層面的文件跨校區（園）傳遞為現有黨政管理人員增加了較多的工作量。環境學院的東南校園文件傳遞，自文件到達學院南校區辦公點或東校園辦公室后的各項工作，包括文件登記、東南校區傳遞、崗位秘書處理、蓋章、返回老師本人或上交職能部門等所有工作，都由黨政管理人員完成，特別是負責傳遞文件的老師，更要花費較大的精力與時間。因此，學校對于跨校區（園）運作的學院應當提供更多的人力及資金支持。學院層面，也應該為黨政管理隊伍提供更多的支持。未來，學院應當考慮如何更好利用學校校區（園）的文件傳遞收發，進一步完善學院的文件傳遞工作，從而提高學院黨政服務工作的水平，更好地促進教學、科研工作。學校也應當考慮校區（園）間文件傳遞收發如何能夠更加快捷、準確，滿足學校眾多院系跨校區（園）文件傳遞的需求。

同時，學校應該加快各校區（園）統一的網絡化及信息化建設，減少紙質文件的傳遞，從而減輕學院文件傳遞的壓力。中山大學正在進行的OA系統以及大學服務中心建設工作，就是完善“三校區五校園”建設格局，促進各校區公共服務資源均衡配置，改善和提升學校黨政服務質量和效率的重要舉措。OA系統的使用，可以大大減少紙質公文的傳遞，但是在操作的便利等方面仍需不斷完善和提升，進一步優化系統架構，簡化操作流程。而大學服務中心是線上、線下相結合的一站式服務平臺，廣大師生員工不需要跨校園即可辦理所有的行政管理和服務事項。它需要從頂層到微觀各層次的設計中都充分考慮全體師生員工的需求，從而真正服務好廣大師生。

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