聯合科研模式下虛擬團隊知識管理系統的構建

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隨著科學研究的復雜性越來越高，科研合作的規模也越來越大，跨組織、跨地域、跨學科的科學合作越來越普遍，很多重大科研項目需要通過區域合作乃至全球合作來完成。虛擬團隊是這種科研模式的體現和載體，虛擬團隊是由跨地區、跨組織等試圖完成共同任務的兩個及兩個以上成員，通過通訊和信息技術聯結在一起組成的群體[1]。如大亞灣反應堆中微子實驗項目[2]由來自中國、美國、俄羅斯、捷克等的38個研究機構、約270名研究人員參加。

知識管理在虛擬團隊中起到重要支撐作用。本文以項目為中心建立社區，并探索這種新科研模式下的知識管理，建設網絡化的虛擬團隊知識管理信息系統，整合不同領域和知識，建立知識共享機制，提高團隊和個人的競爭力和創新力[3]。

1 知識管理與知識管理系統

當今社會已進入知識經濟時代,知識成為整個社會的戰略資源和推動經濟增長與社會發展的重要力量。知識的積累與傳承對社會發展和人才培養都具有非常重要的意義，是提高組織和個人競爭力的核心因素。

知識管理是一個動態、持續的過程[4]，幾乎所有組織中都存在著某種形式的“知識管理系統”，但很多是非正式的、碎片化、手工操作、紙質化的狀態。這些非正式的手工知識管理系統可以解決部分知識管理的問題，但難以實現對知識資產進行高效安全的管理。特別是隨著組織的成長，地域的擴張，新的聯合科研模式給傳統的知識管理帶來了新的難題。

知識管理系統(KMS) 是以信息技術為手段，支持組織對知識鏈各個環節進行有效管理的軟件系統。與原始的手工知識管理相比，網絡化自動化的知識管理系統具有無可比擬的優越性。通過數字化，有效解決長期存在的各種知識資產以紙張、電子資源等形式被碎片化地分散存儲在各處，無法得到集中長久有效管理的問題。組織成員可以跨地域檢索到需要的文檔,新產生的知識不斷回饋存儲到知識管理系統，實現個人與組織知識的持續積累，達到知識共享、提高知識創新的效率和水平。

圖書館是知識的集散地，利用知識管理系統進行高效安全的知識管理是圖書館的重要職能與任務。過去圖書館的中心工作是為教學、科研提供信息支持與文獻保障，現在單純的文獻資源服務已經越來越難以滿足用戶的需求。如何運用知識管理的理念和方法，嵌入知識創造過程，實現知識的安全存儲、管理、挖掘、利用和高效傳播，開展創新服務，進行全方位全過程的知識管理，已經成為圖書館爭取自身定位、生存空間和可持續發展的關鍵。

2 圖書館知識管理系統的現狀

知識管理系統通過更好地組織信息、分享信息、使用信息以及提供搜尋功能，提供知識固化、積累、重用與共享的技術保障[5-6]。其目標是將組織或團隊中的各種知識資源，包括顯性知識和隱性知識，整合為動態的知識體系，以知識共享、團隊合作促進知識創新能力的提高，最終提高組織、團隊和個人的競爭力。

圖書館積極推動文獻資源服務向知識服務轉變，利用信息平臺建設了各種知識管理系統。通常科研人員要將大量的時間在文獻檢索、實驗觀察、論文發表上。自1990年開始，國內圖書館針對文獻閱讀與檢索，結合學科特點和館藏特色資源，積極參與專題特色數據庫的建設。如CALIS從1999年開始共推動3期專題特色數據庫的建設，并建設了CALIS 專題特色庫中心網站，提供統一的檢索和服務平臺，形成一批符合建設專題特色數據庫技術標準的軟件，如清華同方知網TPI、北大方正德賽系統。

近年來，學科化服務作為一種新的服務模式,逐漸被各大圖書館所熟悉并實踐。隨著學科化服務的開展，圖書館以LibGuides為學科服務平臺建設了學科知識庫，用于搜集整理學科領域參考文獻，整合圖書館資源及館外各類型信息資源。LibGuides是美國Springshare公司專門為圖書館設計開發的社區化內容管理和知識分享系統，是一個功能強大且使用簡單的一站式學科化服務平臺。借助LibGuides，圖書館可以根據用戶需求、學科特點、領域知識和自身資源，利用LibGuides的通用模板創建各式各樣的學科知識庫，用戶可與學科館員進行實時溝通交流。LibGuides在2007年推出后迅速受到了全球圖書館的認可，截至2017年5月，全球有5 700多家圖書館應用LibGuides系統建設了學科知識庫。2010年，上海交通大學圖書館首先將LibGuides平臺引進國內，作為學科知識管理系統，面向學科如物理學、數學、生命醫學等，結合圖書館文獻資源，建設了以學科館員為主導的學科知識庫[7]，取得了良好的效果。隨后越來越多的國內圖書館引進LibGuides，建設了大量學科知識庫。

針對論文發表和成果展示，國內外圖書館以DSpace為平臺建設了大量機構知識庫,倡導開放獲取的新的學術傳播方式，用于管理本機構的論文等知識產出。機構知識庫按照機構的組織結構建立部門-子部門結構，中心庫可通過OAI-PMH協議[8]對多個機構知識庫的元數據進行集中收割，從而實現對資源的集中統一檢索。全球圖書館積極推動機構知識庫的建設，根據OpenDOAR[9]提供的數據，截至2017 年5月，OpenDOAR收錄的機構知識庫已達到3 300多個。國內多年來一直密切關注著機構知識庫的發展，建立了一批學術機構庫，如廈門大學學術典藏庫[10-11]、軍事醫學科學院機構知識庫[12]、中科院聯合機構知識庫系統[13]、CALIS機構知識庫等[14]。

3 虛擬團隊知識管理系統的分析與設計

虛擬團隊是網絡信息時代跨地域、跨國界的新的科研團隊組織模式，已經成為當前科學研究的重要形式[11,15]。作為新型組織形態，虛擬團隊通過建立虛擬的工作環境，實現跨地區、跨組織動態聚集和利用人才資源，達到優秀人才的優勢互補和強強聯合的目的。

虛擬團隊知識管理系統通過構建嵌入科研過程的知識管理信息系統，將文獻檢索、實驗觀察、論文發表3個階段的知識管理和溝通服務整合到一個系統中，以網絡化信息化技術為手段，為虛擬團隊解決了知識管理的問題。

相對傳統團隊而言，虛擬團隊知識管理系統具有以下特點。

第一，實行任務或項目制。虛擬團隊是一個動態的組織結構，以任務開始，也以任務結束，其組成、運行、評價都是以任務或項目為中心展開[15]。第二，支持網絡化的交流和協作。虛擬團隊要求能夠跨組織、跨地域、跨學科進行合作，在信息系統的支撐下建立項目社區，以互聯網作為交流與協作的主要工具，成員之間能夠在社區內充分溝通交流。第三，成員具有來源廣泛性和流動性。虛擬團隊是由具有不同的知識、技能和信息背景，來自于不同的單位或組織的成員組成。在任務進行過程中，新的成員可以不斷加入團隊，原有的成員也可以退出團隊，團隊知識管理系統要適應人員的流動，避免帶來知識的流失。第四，知識共享是團隊生存和發展的關鍵。團隊成員將知識管理系統作為工作交流的平臺，工作過程中個人知識不斷匯聚到知識管理系統中沉淀為團隊知識積累保存下來，新成員通過積累下來的團隊知識能夠快速學習并融入團隊。

圖1是虛擬團隊知識管理系統功能體系，主要包括項目管理、文檔管理、人員管理、通訊工具等功能模塊。以項目為單位建設項目社區，人員加入項目社區內形成項目團隊，隨著項目的開展，團隊成員將參考資源、實驗報告、論文發表、成果應用等文檔及時提交到項目社區，并通過通訊工具實現成員在項目社區內的交流互動。項目進行的過程，同時也是持續動態的知識管理過程，各種顯性知識和隱性知識集中到項目社區內，整合為團隊適用的動態知識體系。

圖1虛擬團隊知識管理系統功能體系

虛擬團隊知識管理系統是社區化信息管理系統，為每個項目建立自己的團隊社區，團隊成員在社區內進行溝通和協作，將個人知識匯聚共享成為團隊知識，促進團隊知識創新，提高勞動生產率，從而最終提高團隊核心競爭力。

4 虛擬團隊知識管理系統的實現

虛擬團隊知識管理系統以信息化技術為手段，通過網絡化平臺用戶可以跨越時間和地域聯系在一起，以項目為中心，加入到共同的項目下，組成虛擬團隊[15]，形成虛擬項目社區，通過網絡交換并共享信息，團隊成員凝聚在一起并實時交流互動，將個人資源在項目社區內轉化為團隊知識對所有團隊成員開放共享，實現信息的網絡化存儲和交換。

虛擬團隊知識管理系統基于B/S 架構，利用開源軟件Drupal[16]開發，開發工具采用XAMPP，后端數據庫采用PostgreSQL。平臺采用模塊化的設計，通過組裝各種模塊擴展平臺功能，用戶使用瀏覽器通過網絡進行訪問。系統提供強大的后臺管理與搜索功能,并自動生成用戶訪問報告，提供分析、跟蹤和統計功能。

虛擬團隊知識管理系統首先要求用戶通過實名認證，成為系統虛擬化的一員。項目根據要求可設置為公開項目、保護項目和秘密項目，不同屬性的項目對項目外人員具有不同的訪問屬性。對于秘密項目，項目外人員無法看到項目的所有資料，只能通過項目管理人員的邀請才能加入項目中，整個項目處于隱藏狀態；對于受保護項目，項目外人員可以查看項目的基本情況，但無法查看具體文檔和項目成員，但可以申請成為團隊成員；對于公開項目，所有項目信息都是公開的，項目外人員可以查看項目情況、項目文檔、項目成員，但無法提交文檔并修改。

項目外人員被批準加入社區后則成為項目社區的成員，根據不同的權限和管理任務，可分為項目責任人、管理人員和普通成員。社區內成員在項目進行中，持續不斷地及時將參考資源、實驗報告、發表的論文等文檔提交到項目社區內，成員之間互相溝通交流，共同構建團隊知識體系并在社區內共享。

每個成員都有自己的個人主頁，可以設置個人基本信息，如姓名、性別、出生年月、所在單位、職稱、電話等。個人主頁列出個人參加的項目以及項目下的文檔，用戶可在不同的項目中擔任不同的角色，如普通成員、管理人員、負責人(圖2)。項目管理員和負責人可以邀請和批準人員加入項目社區，成員之間通過即時通訊、站內消息和郵件等通訊工具互相聯系，項目管理人員通過群發消息向項目成員發送通知，其他人員也可以給社區內人員發送消息。平臺使用Drupal的通訊模塊，主要包括Messaging，用于站內消息，Mimemail用于郵件服務。

圖2虛擬團隊知識管理系統個人主頁

項目主頁可以設置項目基本信息，包括名稱、負責人、批準號、起止時間、任務等。項目外人員可申請加入或被邀請加入項目，項目主頁下列出了所有的項目文檔、項目成員形成項目社區，項目成員可以向自己所屬的項目社區提交文檔(圖3)。

項目的過程文檔，如項目申請書、任務書、實驗記錄、發表論文、進展報告、結題報告等，都可以提交到項目社區中，在社區內部長期保存和共享；同一份參考資料、實驗報告、發表的論文等文檔可以同時提交到多個項目社區。平臺使用Drupal的OG模塊，用于創建和管理項目，OG Statistics用于對項目進行統計分析。

通過開放的網絡平臺，以項目為中心，用戶聚集成項目社區。隨著項目過程，用戶實時地、動態地與其他項目人員交互，不斷將項目文檔提交到社區內用于交流和共享，整個文檔收集在真實準確自然的過程中完成，并通過網絡得到有效存儲。項目完成后，相應的項目社區內完整的項目知識體系，包括人員信息和文檔等，全部封閉存檔，但仍可隨時進行檔案查詢和閱讀，回溯項目完成的過程和時間節點。

圖3虛擬團隊知識管理系統項目主頁

5 結論

圖書館作為資源提供者，作用越來越弱化，需盡快轉變為與知識服務提供者，履行知識管理的職能，將即時、嵌入式的知識服務，帶到科研與教學一線，嵌入科研過程，并與用戶充分溝通與合作。

社區化虛擬團隊知識管理系統是為虛擬團隊提供的知識管理平臺，是聯合科研模式下實施知識管理的必要工具。通過網絡化平臺建立項目社區，將跨單位、跨地域的用戶聯結形成虛擬團隊，將知識管理集中到一個平臺上，貫穿查找資源、實驗報告、論文發表等過程。通過實名認證的團隊成員聚集在項目社區內，進行交流與溝通，個人收集、整理的資源提交到社區中共享成為團隊知識，成為團隊知識庫的一部分。隨著項目產生的實驗報告、發表的論文等文檔也提交到社區中，供團隊成員共同討論學習和使用。圖書館員也可以通過網絡化平臺加入團隊中，成為團隊的一份子，提供館藏資源指導和嵌入式知識服務。