如何做好醫院的檔案管理

柳柏楊

檔案管理工作的目的是將檔案的作用最大化，在信息化飛速發展的今天，醫院檔案管理要圍繞醫院管理需求的各方面，探索最有效最科學的方法，提高檔案的利用率，充分發揮檔案管理對醫院決策的參考作用，通過人才培用、設備的引進等方式，加強醫院檔案管理的現代化水平。檔案管理人員必須轉變觀念、與時俱進、開拓創新，用新觀念、新辦法解決新時期醫院檔案面臨的新情況和新問題，積極主動應對時代賦予醫院檔案工作的創新要求，推動醫院檔案工作健康快速發展，跟上我國醫療衛生事業改革 步伐。

1 轉變觀念

長期以來，由于過分強調檔案工作的保密性，形成了醫院檔案工作半封閉的工作環境，致使許多醫院檔案工作人員存在著檔案管理觀念陳舊、服務意識弱化、創新意識淡薄等問題，檔案工作比較多地停留在建檔、管檔和查詢的傳統服務和被動服務上，忽視了檔案資源的主動開發利用，忽視了開放式服務、個性化服務和特色服務，導致檔案資源的開發與利用程度較低。要實現醫院檔案工作的服務創新，必須打破原有的思維方式，轉變坐等用戶上門的被動服務觀念，樹立主動服務觀念。要了解醫院內部各專業以及社會各領域對醫院檔案工作的需求，有針對性地開展用戶研究和預測分析，尋找和發現醫院檔案工作服務醫院發展、服務社會發展的切入點，為用戶提供真實可靠、便于查閱、具有說服力的信息資料。其次，應轉變傳統的"關起門來做事"的封閉意識，樹立開放的服務觀念，加強與院內各專業的聯系，將檔案工作自覺地融入到醫院的各項工作中。同時，要根據工作職能的新變化、服務范圍的拓展和服務對象的新要求，創新工作思路，采取多種服務手段，為醫院內部各單位提供更加豐富、便捷的服務。

2 加強管理

醫院檔案工作要實現服務創新，必須堅持依法管理，加強制度建設。一是完善檔案收集制度。明確各單位檔案收集工作的責任，并加強監督和檢查，確保全院各單位形成的檔案材料及時、完整地移交到檔案部門。二是完善業務指導制度。定期對各類檔案的收集整理工作進行專業指導和培訓，保證歸檔材料整理的規范性和案卷質量的優質率。三是完善檔案保管制度。建立檔案庫房管理責任制，由專人負責對所存檔案的保管情況定期進行檢查清點，對保管設施進行定期檢查維護，使各類檔案能夠處于最佳保管狀態，以便隨時提供有效利用。四是完善檔案借閱與使用權限制度。根據各類檔案的具體管理要求，一方面注意正確處理好檔案開放利用與檔案安全保密的關系，另一方面要努力簡化利用手續，為用戶提供方便、快捷的服務。五是加強現代化管理基礎設施建設。醫院應加大投入，為檔案部門及時配備計算機、掃描儀、照相機、光盤刻錄機等必要的現代化設備，并購置或積極研制檔案管理軟件。六是加速檔案數字化進程。在做好館藏檔案數字化和現行電子文件的歸檔管理的基礎上，加強各類檔案數據庫的建設，逐步形成門類齊全的、可供多個用戶共享的全文數據庫和多媒體數據庫。七是做好檔案安全保障體系建設。要嚴格界定檔案的密級，正確運用好計算機加密功能，對檔案使用權限進行系統準確的分類加密，確保檔案信息在使用過程中的安全和保密。

3 提高業務水平

目前，醫院檔案館館藏資源普遍存在著黨政管理文件多、歷史事件和專家學者人物材料少，醫療設備材料多、醫療科研成果材料少的情況，提供檔案利用的服務內容主要集中在醫院行政管理資料查詢等方面，而以學術研究、人物研究、經濟建設、編史修志、宣傳教育為目的的服務內容少。醫院檔案部門應拓寬工作思路，有效挖掘醫療和科研成果檔案、專利項目檔案、專家學者檔案、歷史人物和歷史事件檔案中的寶貴信息資源，拓展服務內容，為檔案用戶提供更加豐富的服務項目。目前，醫院檔案利用的主要群體集中在醫院內部的行政管理人員、醫療、護理人員，醫院專家、研究人員和院外人員利用醫院檔案的需求很少，形成這一現象的主要原因是醫院檔案部門缺乏對醫院檔案館藏檔案資源和服務內容的宣傳。因而，醫院檔案部門應增強宣傳意識，通過設立網站、公布檔案開放信息、組織檔案專題講座、舉辦檔案展覽和發表檔案學術論文等多種形式，做好檔案宣傳工作，激發潛在的檔案利用需求，擴大檔案利用服務范圍。

傳統的醫院檔案利用服務模式是采用坐等用戶上門查找、手工檢索和人工調卷、提供檔案紙質文本等方式，這些方式在新時期難以滿足用戶對醫院檔案利用的需求。醫院檔案部門必須積極創新，主動了解醫院和社會發展的新趨勢、了解院內外用戶對醫院檔案利用服務的新需求，改變落后的服務方式，大膽進行新的服務方式的嘗試和探索。主要包括：①在線服務方式。利用現代網絡技術優勢，通過構建先進的、多功能的網絡服務平臺，實現檔案信息查詢、檔案信息傳遞的在線服務。②編研服務方式。發揮館藏特色優勢，在挖掘、研究館藏檔案信息的基礎上，對某一方面的檔案資料進行系統整理、匯編，滿足社會對檔案信息編研成果的需要，如編制《醫療科研成果匯編》與《專利項目匯編》，為成果、專利應用提供服務。③專題服務方式。根據檔案用戶的特定需求，組織相關檔案人員，有針對性地對相關檔案信息進行搜索、匯集、整理和加工，尤其是對隱性檔案信息的跟蹤、挖掘和系統深加工，將它們整合為能夠解決用戶特定問題的知識信息或知識產品，使醫院檔案信息服務更具價值。④展覽服務方式。根據醫院工作重點和社會熱點，舉辦檔案專題展覽，發揮檔案的宣傳教育功能，為社會主義文化建設服務。

4 培養人才

檔案管理專業研究人才的缺乏是制約醫院檔案管理發展的重要因素之一，隨著社會科學技術的發展，檔案管理專業的研究進一步深入，不斷涌現出大量專業從事檔案研究的人才，各大高校的檔案學專業學生也日益壯大起來，但通過調查發現，大批量的檔案管理專業人才從事的職業往往傾向于專業研究機構館員或是圖書館館員一類更具專業性崗位，醫院檔案管理往往由其他專業人員負責。這在很大程度上限制了醫院檔案管理的現代化進程及進一步發展，缺乏相關專業知識經常造成醫院檔案管理混亂，分類不清，標識不明，查找困難，對醫院的各項工作都造成影響。醫院檔案工作的服務創新，將使醫院檔案工作的深度和廣度都有很大的拓展，因而對醫院檔案人員的創新能力、信息素養和計算機及網絡技術等方面都提出了更高的要求，要求檔案人員不斷用檔案工作的新理論和現代管理的新技術武裝自己，并能在工作中有效運用、管理和開發檔案信息資源，創新檔案服務的方式和手段。加強檔案人員隊伍建設，必須建立有效的管理機制。①建立培訓機制，對醫院檔案部門現有人員有計劃、有目的地進行檔案業務、現代管理科學和計算機及網絡技術等相關培訓；②建立人才引進機制，吸引優秀專業人才充實到醫院檔案隊伍中來，優化人員隊伍結構；③強化崗位職責和業績考核，建立科學合理的崗位設置和業績考核體系，對檔案管理人員的工作態度、工作水平和工作成效進行公正、客觀的評價和考核；④完善激勵機制，物質激勵與精神激勵有機結合，激發檔案管理人員的自信心、進取心，增強他們提高自身素質的主動意識，最大限度地調動他們的積極性和創造性。只有檔案管理人員隊伍的整體素質提高了，醫院檔案部門的服務創新能力才能不斷提高。