事業單位檔案管理遇到的問題及應對措施

郭偉

摘 要：現代企業中因對勞動力生產要素的進一步開發，形成了以人力資源為組織機構的管理路徑。其中最關鍵的部分就是檔案管理，包括數據檔案、文獻檔案、人事檔案等。由于我國現階段事業單位對檔案管理中的人事檔案的革新、利用有所不足；所以，在本次研究中著重從這個角度，對其實施管理中所遇到的問題進行分析，探討相關的導致因素；并提出一些相應的針對措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；措施

數據、文獻等方面的檔案管理，因牽涉到國家發展，有一定的機密性，事業單位也比較重視。但是，由于計劃經濟向市場經濟的轉型成功后，經過一系列的國有企業、事業單位改革，目前依然存在諸多尚未解決的問題；而且，改革后的效果也未見較好的效率提升。根據現階段從問題向原因的追溯結果分析，在效率層面存在人事檔案管理運用不足的問題；因此，有必要從這個視角結合當前事業單位檔案管理的現狀、暴露的問題，對其進行進一步的討論。

1 檔案管理解析

現階段事業單位檔案管理中，問題集中于人事檔案管理方面；因為事業單位的改革方向主要是效率問題、發展問題。從人力資源管理的角度講，人事檔案管理非常重要。因為事業單位牽涉到升職、薪資分配、崗位調整、選拔任用、獎懲與培訓、勞動合同、保密協議，以及推進激勵機制等；概括的講與國家的發展緊密關聯。但是，由于受到利益驅動、計劃經濟思維的影響；雖然人力資源不斷受到重視、應用，然而在現階段的事業單位中，并未將其作為一種企業資本，更好的發揮它所承載重要各項功能。

2 現狀及問題

1、歷史遺留問題尚待解決

由于時代更迭、事事變遷，市場經濟體制的確立，現代化的轉型及各項改革措施的實施等；事業單位在人員的調動方面、 人才的引入方面、崗位的調整方面、工資制度等方面都出現了較大的變動；而且人事檔案管理工作人員方面本身就出現了較大的變動。所以，在該項工作中，由于新時期環境的變化，還存在較多原有的遺留問題尚未解決。比如，身兼數職的現象、檔案管理質量方面的問題，尤其是在信息的有序化、真實性、詳實性等方面問題較多，需要進一步進行檔案的整理、篩選與復核。

2、硬件配置不足

信息化開始引領潮流，各種辦公的自動化與智能化的出現，也使得原有的人事檔案管理工作中的整體發生著變化。然而，在事業單位中，依然存在著原始的工作方式；資料堆積、庫房、閱檔室辦公依然未進行明確的分工處理。在防盜工作、檔案保管所需的環境方面仍有可改善之處；尤其是工作設備與其他的配套設施跟進明顯不足。

3、人才與團隊培養不夠

在新的環境下需要專業人才。以當前現狀來看，兼職現象、監管不嚴、工作人員素質參差不齊、業務能力欠缺、綜合素質亟待提升等，說明了人才在專業水平方面，還欠缺一定的資質；在團隊方面加強建設的需求依然旺盛。所以，種種影響所產生的結果便是在客觀性方面的缺乏，在全面性方面的缺失，在整體上的落伍，在專業性方面的不足。而且不注重團隊建設，不能在一個工作環境中形成合力，合作精神體現不夠，導致工作效率不高。

4、管理方法混雜

傳統的管理方法為主，現代管理方法混雜其間。有的事業單位雖然采用了現代化的設備，現代化的管理調整；然而在實際的管理中，理念還存在更新不足的問題，而且固有的管理思維觀念依然根深蒂固；因而，對于設備的應用能力不夠，未能使其發揮出更大的作用，對于信息的管理也欠缺完整性；只注重一般的表面化的記錄，而未能真正的做到細致入微，將工作全面的信息化。對于現代管理方法的實踐捉襟見肘，在搭建信息平臺方面，存在一定的問題，因而需要進一步展開應用研究與可能性的公開資料選擇等工作。

3 應對措施

1、更新理念，與時俱進

新環境下應該積極主動向現代化的管理方法、管理模式、管理思維過渡。可以將傳統固有思維模式與現代管理的各個方面進行對比分析，從理解中解放思想。以新的精神狀態與管理意識對各方面的工作展開反思、重新定位。比如，從戰略部署方面展開研究與討論，回到人事檔案管理工作的初衷，對工作的內容、目標、方法等進行新一輪的重新解讀，增強它在當下環境中的適用性。整體環境表明檔案管理不僅與人才服務機構間的交流，還牽涉到其他部門的管理工作；應該將其交流范圍加以擴大，使其具備更多的交流對象與服務對象，形成更大的服務體系。建議注重計劃性，在整體的布局方面，制定出新的工作流程，制度上進行創新，引入現代化的企業人事管理工作方法與經驗；結合現狀進行革新；信息化革新后增加數據庫建立等。

2、增設備、重管理

針對硬件設備不足的問題，應該積極酬措資金，改善辦公環境，購進新的設備；尤其是在事業單位的預算中，做好該方面的核算，并在后續的資金提供方面做好準備。應該在管理上下些功夫，把辦公室、檔案室與閱檔室進行劃分，分離管理，并制度化；實施權責分明的明確化管理，使責任落實到人；并且安裝攝像頭、提高安保工作管理、增加安保措施，將人與機相結合，共同促防盜工作；再一個應該從整體環境上進行更新，拔出經費，提供現代化的智能管理，使檔案室的環境從溫度、濕度等各方面受到妥善的控制。

3、實現信息化，搭建信息平臺

在事業單位的人事檔案管理工作中，應該有一個較新的認識，即信息化。利用計算機技術與相關軟件，建立起信息資源庫，提高檔案資料及基本信息的存儲、傳輸速度，提高其工作效率。另一方面，采用相對應的現代化管理手段，增加其模式的構建與完善，以信息化管理信息化，也就是說，通過搭建起信息化服務平臺，利用互聯網絡技術，實現各部門間的信息交流，增加其溝通頻率，方便其查詢，注重時效性的提升，便捷性的升級，以此優化其服務結構，提高其服務水平。

4、加強培訓，引進人才，增進合作

新環境下的檔案管理工作，需要專門的人才進行管理。建議按照政治、經濟、體制各方面的改革引導，改變晉升制度、技術方法、管理方式，從而實現“大換血”。比如，向社會公開招聘；對原有工作人員進行專業化培訓等；可以采用交流、座談、演講等各種方式，使其對事業單位的人事管理工作有一個新的認識，增加其專業水平與業務技能。再從思想政治、道德素養方面進行全面性的綜合培訓，將其培養成全面的復合型人才，使其更能夠勝任當前的工作需要。注重考核方式的轉變，運用績效管理體系，加強考核的針對性，從而使其與整體的變革目的相一致，以此推動其升級。在團隊建設方面需要增進合作精神的訓練，提升團隊協作能力，從而增加其創造力、提高工作效率。

4 結束語

通過以上分析可以看出，事業單位檔案管理工作革新，能夠滿足當前事業單位在新環境下，適應時代發展與改革的基本需要。為了更好的實現這些目標，應該利用現代化的管理思維，引入信息技術，從硬件設備與軟件配套運用等方面采取對應措施。按照以問題為導向的解決方案制定與推進工作，從而提升人事檔案管理的時效性、科學性；將其推進到一個更高的水平，搭建起信息化的查詢平臺，提供更優質檔案管理與服務。

參考文獻

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