信息條件下電子文件與電子檔案集成管控體系建設與實踐

駱違穎+郭莉+孫聰+劉炳圻

信息技術的飛速發展以及網絡技術、自動化辦公技術的快速普及，使黨政機關、企事業單位各項業務開展正逐步擺脫時間、空間的限制，企業領導、工作人員在家里、在路上、在基層、甚至在國外可以隨時隨地辦理各項業務、批復各類請示、下達各種指示，在提高辦公效率的同時，也在辦公系統中留存了大量的電子文件。然而，網絡的復雜性、多樣性，電子文件易于修改、易于刪除的特性，給電子文件的安全存儲帶來了巨大隱患，稍有不慎就會造成電子文件丟失、破壞，如何歸檔、保存與利用這些電子文件，成為擺在廣大的檔案工作者面前的新課題。因此，建設對電子文件從產生到銷毀全生命周期，協調、連續、嚴密監管的集成管控體系勢在必行。

1 電子文件與電子檔案集成管控體系建設的必要性

1.電子文件完整歸檔、長期保存的迫切需要

隨著辦公自動化的全面推行，企業協同辦公系統（以下簡稱OA系統）已經形成向上銜接主管部門、向下貫通權屬單位的多級自動化辦公系統，企業收發文的接收、登記、提交、流轉、辦理全部通過OA系統完成，實行無紙化辦公，以提高公文管理水平和辦事效率，隨之而來的是巨量增加的電子文件如何保存和利用的重大難題。由于受到OA系統管理權限的制約，檔案人員只是OA系統的普通用戶，只能看到由自己辦理的文件，無法清晰地掌握OA系統形成的全部電子文件的數量，加之檔案收集、歸檔滯后于文件管理的現狀，檔案人員根本無法保證應收盡收、應歸盡歸。因此，建設從電子文件形成到銷毀全程監控的電子文件和電子檔案集成管控體系，對電子文件的形成、流轉、收集、整理、歸檔、檢索、利用等環節實行全程監管和記錄，解決檔案管理滯后文件管理的問題，是在當前自動化辦公環境下，確保電子文件完整歸檔、長期保存的有效手段。

2. 深入開展企業檔案信息化建設的強烈要求

企業館藏檔案數字化建設已開展多年，檔案目錄數據庫和原文數據庫規模巨大，機讀目錄和數字化電子文件數量龐大，同時，企業檔案管理系統以檔案館為中心，縱橫分布于企業各部門及下屬單位，系統具有檔案著錄、編目、整理、統計、檢索、監督指導、報表生成、原文管理、信息共享的各項功能，為企業檔案信息化建設奠定了堅實的基礎。然而，由于檔案系統與OA系統的脫節，電子文件在線歸檔一直無法實現，文管人員不得不把OA系統中的電子文件打印成紙質文件，再數字化轉換成電子文件，掛接到對應的著錄條目，這種操作，造成大量重復勞動，而且使整理歸檔工作更加復雜、繁瑣，這既不符合提高工作效率的要求，更嚴重有悖于檔案發展趨勢，嚴重阻礙了企業檔案信息化建設的深入開展。由此可見，按照統一的標準，搭建OA系統與檔案管理系統的數據接口，實現電子文件在線歸檔、自動著錄，檔案管理直接共享OA系統中電子文件形成的勞動成果，是深入開展企業檔案信息化建設的強烈要求。

3. 電子文件與電子檔案集成管控切實可行

一方面，企業以檔案館為中心多級分布式檔案管理系統，功能強大、操作簡單，電子文件管理高效，電子檔案的規范化、網絡化管理水平較高。另一方面，企業無紙化辦公的推行，所有業務都通過OA系統審批辦理，從文件傳輸、行政辦公到公文管理，各類流程設計簡捷流暢，審批承辦高效快捷。OA系統的初步設計，已考慮到電子文件的歸檔需求，即預設了歸檔功能，功能設計上完全滿足電子文件在線歸檔的需要，而目前仍無法實現，完全是因為兩個系統的孤立，缺失中間橋梁。可見，公文管理和檔案管理的業務現狀，各自都為電子文件與電子檔案集成管控打造了良好的平臺環境和管理基礎，只要建設電子文件歸檔管理系統，搭建OA系統與檔案管理系統的橋梁，就可以輕松實現電子文件在線歸檔，實現電子文件與電子檔案集成管控。

2 電子文件與電子檔案集成管控體系架構及流程設計

電子文件和電子檔案集成管控體系，即是以電子文件安全保管、完整歸檔、有效利用為目標，從電子文件形成、流轉、存儲、利用、整理歸檔、銷毀等環節中進行規劃、組織、控制、監督、保管、整理、統計、提供服務的多個系統協同、高效運作。因此，要實現電子文件與電子檔案集成管控，必須具備完善的體系架構和簡捷的流轉程序。

1.集成管控體系架構主要由四大系統組成，一是電子文件形成系統（OA系統）；二是電子文件歸檔管理系統；三是電子文件管理系統；四是電子檔案管理系統，這四大系統肩負著對電子文件從形成到利用的全程管理，各自獨立，又相互制約。其中，OA系統是電子文件的形成系統，自動記錄文件起草、審核、簽發、辦理的全過程，是控制電子文件質量的關鍵；歸檔管理系統是電子文件在線歸檔的核心系統，是連接OA系統與電子文件管理系統、電子檔案管理系統的橋梁，具有捕獲電子文件元數據、自動著錄關鍵著錄項、即時移交電子文件全文的功能；電子文件管理系統是對歸檔的電子文件進行整理的平臺，文件管理員按照檔案整理規則對自動生成的著錄條目進行修改、添加、刪除、合并，對電子文件進行鑒定、分類，并對整理完成的電子文件全文及其著錄在線移交，從而實現電子文件向電子檔案的轉變；電子檔案管理系統是對移交的電子文件進行審核、接收、歸檔、保存、檢索、利用的管理系統，是電子文件的最終歸宿。

2.在集成管理體系框架結構中，電子文件主要按以下流程運動：通過“歸檔”功能，電子文件從形成系統歸檔到電子文件管理系統，經過整理的電子文件及其著錄，通過“文件移交”功能提交“移交申

請”，經專職檔案員審核，沒有保存價值的電子文件被拒絕后仍保留在子文件管理系統，以文件的身份進行管理，同意接收的電子文件及其著錄，則正式移交到檔案管理系統，歸入館藏，成為館藏檔案，開始行使電子檔案保存、檢索、統計、借閱、利用等一系列功能。

3 電子文件與電子檔案集成管控的標準規范

電子文件與電子檔案集成管控能否達到預期的效果，關鍵在于集成管控體系的功能設計和參數配置是否滿足公文管理和檔案管理的需要。首先，不同文種的電子文件格式、版頭、 版記、發文機關標志必須符合《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/D47-2009）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/D46-2009）的要求；其次，文件表單樣式、項目內容的設置必須符合《黨政機關公文處理工作條例》、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）的要求。因此，只有在電子文件形成系統中規范設計電子文件版頭、版記、發文機關標志，準確配置電子文件元數據參數，正確設計電子文件在線歸檔各項功能，才能確保電子文件歸檔管理系統能夠從電子文件形成系統中準確、完整地捕獲電子文件元數據、在電子文件整理系統中自動著錄關鍵著錄項、向電子文件整理系統即時移交電子文件全文。

4 人是影響電子文件與電子檔案集成管控效果的關鍵因素

在各種模版、元數據都已規范、準確地嵌入文件形成系統，各種流程都已按規則固化到流程各環節中時，各環節上人員的管控質量將直接影響電子文件與電子檔案集成管控質量和效率，成為影響管控效果的關鍵因素。 一是，總部機關各部門及權屬單位發文質量直接影響歸檔電子檔案的質量。由于各類發文要經文件起草人、部門負責人、審核人、簽發人、復核人對文種、格式、人名、地名、時間、數字、引文的準確性進行層層把關，確保制發的公文符合要求，其中任何環節出現偏差，都將直接把問題留紛給下一環節，從原始稿、修改稿直至定稿，將直接影響電子文件質量，如果駁回重新提交，則將影響整個體系的運行效率。二是，文書人員表單填寫的準確與否，是影響電子文件在線歸檔質量的關鍵。由于歸檔管理系統需要從表單項目中采集電子文件元數據（包括來文單位、文件題名、文件編號、形成日期等重要信息），任何一項填寫不規范，都會造成歸檔管理系統捕獲的元數據失真，無法準確反映電子文件全貌。另外，紙質文件的數字化轉換質量，如數字化頁面清晰度、整潔度、完整性也將直接影響后序電子檔案質量。三是，部門兼職檔案員，對電子文件的價值鑒定、分類、保管期限劃定，著錄的審核、添加、刪除、整合，著錄項的檢查、修改、完善等、專職檔案員對移交的預歸檔電子文件的審核驗收，都將直接影響電子檔案著錄準確性和電子文件完整性。

5 電子文件與電子檔案集成管控的優勢分析

1、電子文件質量得到保障，實現勞動成果共享

首先，電子文件從起草、審核、簽發、流轉的每一環節都有嚴格的控制，層層把關，在技術條件充分保障的基礎上，只要各個環節上的管控人員嚴格把關，細心審查，最終形成的定稿一定是質量合格的電子文件；其次，只要文書人員準確地填寫表單，歸檔管理系統就能捕獲到真實、完整的元數據信息，保證自動生成的關鍵著錄項內容準確無誤；再次，電子文件從起草到歸檔的全過程，都有詳細的流程記錄，文件管理員通過查看流程記錄就可以對文件的形成、流轉、辦理結果一目了然，從而判斷電子文件的真實性、完整性。由此可見，歸檔管理系統自動生成的著錄項（包括責任者、題名、文號）、即時移交的電子文件全文（包括定稿、表單、原始稿、歷次修改痕跡和流程記錄），完全可以保障真實、齊全、完整，這大大減輕了文管人員對電子文件質量和著錄質量鑒定審查的壓力，同時，由于已自動著錄和移交電子文件，文管人員不必再進行人工著錄、掃描，現成的電子文件可以直接歸檔，減少了大量不必要的重復勞動，生成電子文件的成果直接轉化成歸檔成果，實現勞動成果共享。

2、實現文檔一體化管理，公文和檔案管理的整體協調性、連續性、完整性不斷強化

建設電子文件與電子檔案集成管控體系，推動公文和檔案實現流程化、系統化、信息化管理，遵循文件資料“誰承辦、誰整理、誰歸檔”的原則，電子文件整理歸檔是由形成部門或承辦部門完成，文件管理員是保證電子文件歸檔齊全性、完整性的關鍵角色，電子文件正式移交歸檔前的鑒定、整理、修改、完善著錄項目、確定保管期限、編排歸檔順序等工作，都是在檔案部門的指導下，由文件管理員來完成，而且，在電子文件的利用中，文件管理員有很高的權限，可以同時從OA系統和電子文件管理系統查閱已歸檔的電子文件，文件管理員對電子文件的管理，向后延伸至對電子檔案的管理，而檔案館對電子文件質量的控制向前延伸至電子文件形成系統設計階段提前進行電子文件元數據參數配置，文件管理和檔案管理之間的融合越來越緊密，公文和檔案管理流程更加協調、連續。

參考文獻

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