淺談檔案專題匯編與利用效果

溫秀環

摘 要：檔案專題匯編是將不同時期集中反映同一問題的一組若干文件經過復印或掃描匯集而成的一種選編成冊的檔案編研的成果。檔案專題匯編解決了同一問題需要若干文件利用上的不便問題，提高了檔案利用效果，擴大檔案利用效果在全校的影響力，增強了全體員工檔案歸檔意識。

學校檔案館（室）是學校信息資源庫，檔案信息資源的開發與高效利用是檔案管理的最終目的。檔案信息資源具有真實、可靠、有效、不可替代等特點。要做好檔案專題匯編，檔案工作者在年度的檔案收集、審核、整理、移交的同時，同步做好重要的檔案信息復制收集工作。根據檔案移交室藏資源，篩選整理出與學校各項工作密切聯系、有保存價值、使用頻率高的的核心實用檔案信息，以問題為單位，把反映同一問題所有文件整理編輯成冊或成套，提供給決策者、職能部門，使專題匯編在學校各項工作中尤其是學校的大事、要事中發揮重要的作用，顯示重要效果，使其深受領導以及教職員工的認可。本文結合我校的實際工作，就近10年來檔案專題匯編與利用效果進行探討與分析。

1 如何做好檔案專題匯編

（一）前瞻性與全局性

檔案專題匯編是檔案工作人員綜合能力、分析能力的體現，它決定了一個人思維方式，行為方式。如何匯編、哪些問題需要匯編、何時匯編、匯編的利用率、利用效果等等都需要匯編人員認真考慮的問題。檔案匯編人員在明確匯編的必要性后，還必須結合對學校自身的教育特點，學校發展規劃進行全面綜合考量，且應具有前瞻性和全局性。如：2004年三所成人高校合并為全日制高職院校并更名為廈門城市職業學院，根據高職的職業特點，結合我校辦學特色，挖掘檔案信息資源，針對學校建校評估、第一、二輪人才培養評估、示范性高職院校評估等學校大事要事，與檔案收集、移交同步，在評估之前首先篩選整理好專題匯編，先后匯編了《三校合并文件匯編》、《行政管理文件匯編》、《學生管理文件匯編》、《生源招生情況統計》、《校內機制構建與實施的文件摘要匯編》、《校企合作合同目錄匯編》、《校內機構改革文件摘要匯編》《專業建設的文件匯編》、《學校60周年大事記匯編》等具有前瞻性、完整性與全局性的匯編冊子，為各類評估提供了有效的原始佐證材料，大大提高了評估材料組的工作效率，使各項評估順利進行，材料得到專家的好評，取得了評估高分。

（二）主動性針對性

在職能部門每年定期把具有查考使用價值的各種文件材料經過立卷歸檔移交到檔案館（室）集中保管時，學校檔案工作人員應有服務意識，尤其是服務教學的意識。所以，首先必須主動篩選匯編材料，把能體現現實利用效果的重要文件、同一問題跨年度的重大文件材料等進行復印或掃描備份，而不是坐等利用者查檔時才手忙腳亂地前后搜索查詢。例如：針對教學管理檔案類，篩選出專業建設與人才培養的專題材料，編制《“十二五”發展規劃文件匯編》含市產業發展規劃、市教育發展規劃、院的發展規劃等同一主題的相關內容文件；針對人才培養模式專題，5年一期限，編制《專業人才培養方案匯編》、《教學改革文件材料匯編》、《課程體系改革優化材料匯編》等針對性強的專題匯編冊子。把分散、跨年度的同一問題材料梳理、匯集、整理，使進館后的重要材料由無序為有序，分散為集中、被動利用為主動提供，發揮了檔案的信息優勢，進一步提高了檔案服務教學的主動性與針對性。

（三）現實性與有效性

《高等學校檔案管理辦法》第27號令，簡稱為《辦法》。《辦法》的第一章的第一條指出，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文件、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。”《辦法》體現了學校檔案應“以人為本”，服務教師、服務師學生。專題匯編應貫徹《辦法》服務文件精神，注重現實性與有效性。例如：《人事任免文件匯編》為干部檔案審核提供干部任免依據；《科研課題立項匯編》為教師個人信息、科研成果報送、職稱評定等提供真實可靠的有效憑證；《大事記》敘述學校不同歷史時期的真是的發展史，《校園建設有專題》匯編，為學校改建擴建等工作提供了詳細、完整的檔案材料，大大提高相關部門檔案的查全率以及辦事效率。

2 專題匯編利用效果

（一）提供有效的決策依據

在信息時代，信息是決策的重要保障，科學、合理的檔案專題匯編，可以為決策者提供高效、可靠的專業依據。一方面，檔案專題匯編總結、記錄著學校日常工作、教學管理、行政管理和高校評估的完整信息，學校運行的動態數據，及時、準確地為師生和行政人員提供所需的信息，提高了檔案信息材料獲取的查全率。例如，學生可以通過課程專題匯編了解本學期學校開設的不同類型的選修課，及時根據自身發展需要確定自己所選的課程；教師通過專業建設匯編，明確課題和科研的方向，有針對性地完善教學內容；行政人員通過行政管理文件匯編獲取行政管理信息，提高完成日常行政工作的效率。另一方面，單學校領導或相關部門決策者可以從專題匯編里提煉出校園建設中需要重點關注的一個或幾個方面存在的問題，進行客觀、深入的剖析，并有針對性地提出對策和建議，進一步提高辦學質量。

（二）提供明晰的辦事指南

檔案專題匯編作為學校檔案工作的篩選和提煉，為各項工作的開展指明了方向。學校教職員工可以根據匯編材料，索引所需的業務查詢需求，解決了部門、個人檔案信息搜尋資料缺漏的煩惱，提高辦事效率，縮短辦事時限；各項評估檢查，專家組成員也能依據本單位專題匯編的內容對單位的工作進行直觀、完整、清晰地了解，學校建設各階段取得的進展也能全面地體現和有效的佐證。專題匯編確保學校有保存價值的檔案信息可查可管。

（三）提供連續的制度化管理

檔案專題匯編凝聚了學校教職工教學、管理的成果和貢獻，形成一個統一的、系統的體系，推動學校制度化管理朝著承前啟后良性方向發展。首先，專題匯編發揮了學校的重要檔案優勢，使教職工同中層、學校領導在問題上的溝通依據，避免教學管理和行政管理等方面出現理解上的差異和波動；其次，通過專題匯編，教職工能夠更好地了解學校建設，對自身工作有清晰的認識，能夠從統一的規范標準中明確努力的方向，更有利于凝聚積極向上的校園文化；再次，專題匯編為教師、行政人員提供了晉升制度和獎懲制度的依據，充分發揮了信息公開的渠道，保證了學校管理的規范化。

3 結束語

檔案專題匯編解決了同一問題需要查閱若干文件利用上的存在的模糊問題、查全率的不確定性等問題，確保了檔案利用的的完整性、及時性與有效性，提高了檔案利用效果，擴大檔案利用效果在全校的影響力，增強了全員工檔案歸檔意識。同時也加大檔案的信息利用風險。檔案專題匯編冊包含了系列的檔案材料，在利用與保管的同時，必須加強檔案信息責任與安全意識防控，使檔案專題匯編在學校各項活動中發揮安全、有效的作用。

參考文獻

[1]中華人民共和國第27號令 《高等學校檔案管理辦法》2008.9.20

[2]《高等學校檔案管理研究》 安徽大學 2008年 龐濤