以PPT為主要工具的檔案課程設計方法

孟祥喜

摘 要：本文以某公司檔案培訓為例，結合檔案培訓內容，就培訓課程制作的順序、方法以及相關注意事項進行了論述。

關鍵詞：PPT；檔案培訓；培訓方法

PPT一般是指微軟公司的演示文稿軟件。用戶可以使用投影儀或者計算機等設備對演講內容進行演示，也可以將演示文稿以講義的形式打印出來，現在PPT已成為多媒體教學的重要手段。但是，在PPT培訓教學過程中，一些講師認為會用課件就好、實用就行。簡單的將其作為黑板板書的替代品，制作的PPT僅簡單的將以前的板書內容復制到軟件上，不注重頁面布局和顏色搭配，濫用藝術字等。[1]無形中影響了藝術效果。筆者從參加的一些檔案培訓出發，結合自己的一些授課經歷，以某公司為推進檔案管理規范化內部認證體系建設以及標準化檔案室建設為目的組織的一次培訓為例，就其中檔案培訓ppt制作、內容架構方法等做一介紹。

1 每張幻燈片在制作時需要考慮的幾個方面

1.1 所用時間

在制作每一張幻燈片的時候首先要考慮的是本頁幻燈片演示的時間長度以及和學員互動的時間長度。一般一張幻燈片停留時間一分鐘左右為宜，核心內容可適當延長。比如培訓目的、學習目標的介紹，半分鐘時間即可。

1.2 目的

此處的目的是指重點說明本張幻燈片要達到什么目的，而非本課程的目的。每張幻燈片在制作時要有明確的目的。可以介紹檔案工作的重要性，檔案工作的內、外部驅動力等，基本與課程大綱保持對應。

1.3 重點

一張幻燈片中可能需要說明一個或幾個要點，但關鍵是要注意突出本張幻燈片要說明的核心。如某企業培訓目的是推進公司檔案管理規范化內部體系認證，創建公司檔案室。那么介紹培訓目的的幻燈片就應該將 檔案規范化、內部體系認證、標準檔案室建設作為介紹培訓目的的幻燈片的重點內容。

1.4 授課方式

一般分為講授式或引導式。單純介紹知識性的一般采取講授的方式，將要說明的知識點通過講師直接傳達給學員。引導式一般要傳授的知識點與學員能夠產生某種聯系，這種聯系或是工作上的，或是生活上的。如課程開始時對學員心中檔案工作什么樣子的詢問，就屬于引導式的問題。這種問題便于了解學員對培訓內容的了解情況，同時好的引導能拉近師生間的距離。

1.5 授課流程及步驟

每張幻燈片中的內容要按照一定的流程和步驟進行講解。一般在課程中每一部分的開始對本部分要講解的內容進行講解流程和步驟的規劃。比如在培訓中一般都會涉及學習目標的講解。對此授課流程可以安排為先介紹案例，以故事的形式吸引學員的注意力，然后從案例中進行提問學員受到什么啟示，并進一步追問學員心中的檔案工作是什么樣子等。

1.6 參考話術

在幻燈片演示過程中，為保證語言表達的多樣與自然，要對每張幻燈片中涉及的話題如何引入、如何表達、如何過渡到下一個話題進行設計，目的是列出講師要說的話以及引導學員活動的話語指引。比如在課程的開頭可以用“咱們首先看一個案例”在案例講解結束后可以用“大家通過剛才的案例得到什么啟示呢？”使每個知識點之間達到順利銜接的效果。

2 課程構架

2.1 題目

一個ppt課件的構架有基本固定的模式，筆者以常見的格式為例說明：首先是培訓的題目。題目可直接點明主題如“檔案業務培訓”，也可以是引導式的題目如“檔案整理跟我學——檔案室建設、標準化體系建設”等。如果其他一些涉及檔案普及性的知識較多，如檔案的價值、作用等，具體業務知識較少，也可以取一些有底蘊的名字，如“蘭臺知多少”等。

2.2 培訓目的

要明確通過此次培訓想要讓學員了解哪些知識，掌握并能運用哪些知識。如通過這次培訓我們要了解檔案的價值、意義和檔案管理內部體系認證的基本知識，掌握檔案標準化的操作知識。能夠對文書檔案、會計檔案等進行熟練整理等。

2.3 學習目標

在明確培訓目的的基礎上，要列出學習目標。學習目標要與培訓目的一一對應，是對培訓目的的細化，并為下一步列出培訓大綱打下基礎。比如針對“配合推進公司檔案管理規范化內部認證體系項目及在公司創建標準檔案室”的培訓目的其學習目標大概可以分為“理解檔案共組哦的重要性，了解檔案工作的各個組成要素以及掌握檔案室等級認定的步驟”。如此使學員對自己要學習的內容輕重緩急心里就有了大概印象。

2.4 課程導入

明確了學習目標，就要通過問題、故事、或者互動游戲等方式導入到正式的課程學習中。如果引入故事一般要與受訓公司或學員有關聯，這樣易喚起學員的親歷心理。其次要具有典型性，是真實的案例，讓人能夠印象深刻。比如某學員所在公司的下屬企業因工程結算問題與設備廠家、施工單位經濟糾紛不斷，訴訟頻頻失敗。其原因就是工程檔案遺失嚴重，相關合同無處可尋。痛定思痛，該公司開始定崗專職檔案員，并對檔案進行數字化整理，目前企業檔案工作平穩運行，尚未再因檔案問題產生經濟損失。這樣學員就對檔案及檔案工作的重要性有了形象的認識。講故事一方面是為了培訓的趣味性，另一方面要引出導師想要學員思考的東西。比如上述故事目的在于讓學員既對檔案工作有了初步的了解，通過提問學員的感受與想法又能讓學員自身對檔案的了解與接下來要講的檔案工作的內容形成一種吸引。誘導學員聚焦于下面的內容。

2.5 編寫大綱

大綱是正式內容的引入，一個培訓課件必須要包含大綱章節，通常將大綱中內容分三個部分，每個部分再分三個小部分，這是符合人們的接受心理的一種分法，也可以根據需要分成四個部分，但不宜太多。如在本培訓課件制作中可分為四個部分：檔案工作的定義、檔案工作的要素、申請等級認證的流程、步驟、制定實施計劃。

2.6 核心內容講解

介紹完大綱內容后就進入核心內容的講解，根據所列大綱將每個知識點通過陳述、例證、故事、提問等方式展現出來。需要注意的是在每一部分講完后應對該部分進行小結。就本部分講述的知識點通過幾句話簡單的概括一下，對需要掌握的內容注意重點進行強調。同時在知識點的講述中盡量多用圖片、數據等，心理學研究表明，人們通過聽覺獲得的知識能夠記憶的大約占 15%， 從視覺獲得的知識能夠記憶的大約占 25%，而聽覺和視覺兩種感官同時接受信息，能夠記憶的大約占 65%。[2]因此，多采用照片、音視頻與單純的文字表述相比更為直觀、形象，也更能吸引聽眾的注意力。尤其是在介紹庫房設施設備，檔案裝具以及檔案擺放等內容時，播放實地拍攝的圖片比單純的講解描述效果要好很多。

2.7 課程結尾

講完培訓的核心內容后不可迅速結束課程，否則會給學員一種戛然而止沒有講完的錯覺。可以在結尾部分對本次培訓的內容做一個大概介紹，或者談一些相關的感想，盡量涉及一些與學員能產生共鳴的話題，以此將本次培訓中學員的情緒在一個較為飽滿的狀態下收尾。

如今，PPT 作為一種已被廣泛應用的課程培訓工具，如何在檔案培訓課程設計制作中有步驟、有章法的進行，還需要檔案培訓人員在實踐中特別是一線教學實踐中進行理論和實證研究的循環， 以不斷地完善 PPT設計與應用的水平， 實現信息技術對提升教育教學質量的有效支持。[3]

參考文獻

[1] 張坤，谷永紅，張揚.PPT教學存在的認知誤區分析與對策探討.高教論壇，2015（10）：74.

[2]王靜.PPT 在專業教學中的應用[J].計算機與網絡，2009，（14）：207.

[3] 鐘志賢，張曉梅.全新思維視域下的PowerPoint設計.中國電化教育，2011（4）：91.