淺析單位電子文件歸檔管理

高順英

摘 要：?jiǎn)挝滑F(xiàn)行文件檔案管理還是原始的紙質(zhì)歸卷管理辦法。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，電子文件歸檔管理和利用就提上日程。本文就單位電子歸檔文件管理進(jìn)行淺析，提高電子文檔開(kāi)發(fā)利用率。

1 單位現(xiàn)行檔案管理特點(diǎn)

我單位屬于1985年成立的正縣級(jí)事業(yè)單位，現(xiàn)行的文件歸檔仍以紙質(zhì)文件為主，按照國(guó)家檔案局的《歸檔文件整理規(guī)則》和《重慶市企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)定》歸檔文件。2011年，實(shí)行文檔一體化管理系統(tǒng)后重新整理所有文檔，納入電子文檔目錄管理。現(xiàn)檔案室儲(chǔ)存有自單位成立以來(lái)的各類文書(shū)檔案、項(xiàng)目檔案、圖書(shū)資料等紙質(zhì)文件計(jì)2000余卷（冊(cè)）。單位現(xiàn)行檔案管理仍以紙質(zhì)文件為主、電子存儲(chǔ)目錄為輔的同步查閱、開(kāi)發(fā)和利用的階段。

2 單位電子文檔的起源

隨著計(jì)算機(jī)的普及和數(shù)字信息的快速發(fā)展，單位無(wú)紙化辦公系統(tǒng)盛行，越來(lái)越多的文件不再需要紙質(zhì)化處理僅需數(shù)碼形式存儲(chǔ)，這就產(chǎn)生了電子文件。電子文件通過(guò)數(shù)字設(shè)備處理、形成并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送，最終存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體中，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備即可閱讀、處理、存查和應(yīng)用。電子文件不再需要打印成紙質(zhì)文件就直接保存，改變了以前檔案一體化管理系統(tǒng)里的需打印紙質(zhì)文件存檔、電腦存卷內(nèi)文件目錄的狀態(tài)。電子文件如何歸檔？歸檔后如何管理？如何利用？又如何鑒定銷毀？這是我單位檔案管理面臨的一個(gè)新問(wèn)題。按新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，結(jié)合單位實(shí)際情況，本文就單位電子文件的歸檔管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行初步的探索，以此指導(dǎo)單位電子文件歸檔工作，并推進(jìn)單位文檔管理從自動(dòng)化初級(jí)階段向信息化管理過(guò)程邁進(jìn)。

3 電子文件的特點(diǎn)

電子文件產(chǎn)生后，歸檔文件范圍就擴(kuò)大了，包括紙質(zhì)文件，也包括不需打印而直接保存的具有文件價(jià)值的電子文件。電子文件應(yīng)同時(shí)具備文件的基本特征和數(shù)字信息的電子特點(diǎn)。

（一）文件的基本特征

1.要求由法定作者制發(fā)；

2.具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用；

3.具有規(guī)范的體式和特定的處理程序；

4.具有查詢、開(kāi)發(fā)、利用的憑證作用。

（二）“電子”信息特點(diǎn)

“電子”文件即“數(shù)字”文件，由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。

電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，具有文件的所有屬性，又具有電子特點(diǎn)，是有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

4 電子文件的產(chǎn)生過(guò)程

1.草稿性電子文件：電子文件是形成紙質(zhì)文件過(guò)程的產(chǎn)物，即電腦上出稿子經(jīng)文件形成過(guò)程簽發(fā)打印后形成。

2.輔助性電子文件：紙質(zhì)文件為正本，電子文件為副本。

3.電子文件：電子文件為正本，紙質(zhì)文件為副本。

4.無(wú)紙化階段：純電子文件階段。

5 電子文件的歸檔

現(xiàn)行單位檔案一體化管理系統(tǒng)以目錄題名內(nèi)容為主按件存儲(chǔ)查閱，如果題名內(nèi)容不規(guī)范、不完整，檔案管理人員很難精準(zhǔn)檢索到需要查找的文件，一定程度上影響了檔案查詢利用的效率。電子文件的歸檔更是如此，存檔方式五花八門，歸檔如果不規(guī)范，管理人員很難快速檢索到所需文件，這就要求電子文件歸檔必須規(guī)范操作。本文參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求，淺析單位電文件的歸檔方法，提高電子文檔的歸檔利用率。

（一）整理

1.仍以件為單位整理。

2.同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方案進(jìn)行分類。

3.按電子文件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體。

4.參照國(guó)家檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)著錄電子文件，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和文件的其他應(yīng)在標(biāo)識(shí)，包括責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等。

5.將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

（二）歸檔

現(xiàn)行，一般采用以下2種歸檔方法：

1.邏輯歸檔。將有價(jià)值的電子文件不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置直接存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)移交給單位檔案室或檔案管理部門。

2.物理歸檔。將電子文件分類集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案室或檔案部門移交。

（三）保管

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。

2.單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

3.存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

4.環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35%-45%。

5.歸檔電子文件應(yīng)定期讀取、檢查、登記。按照國(guó)家相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

6.對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

7.對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

8.歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

（四）利用

文件歸檔的目的和價(jià)值即是開(kāi)發(fā)和利用。電子文件的歸檔亦為了更好的開(kāi)發(fā)和利用，為單位職能活動(dòng)提供決策服務(wù)。因歸檔電子文件存儲(chǔ)的特殊性，在開(kāi)發(fā)利用時(shí)應(yīng)按相關(guān)程序經(jīng)審批后使用拷貝件，對(duì)原件存儲(chǔ)不產(chǎn)生任何損壞、影響為前提。開(kāi)發(fā)、利用時(shí)需遵守一般歸檔文件的相關(guān)規(guī)定。

1.利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

2.利用者對(duì)歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

（五）鑒定銷毀

1.歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。

2.屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。

參考文獻(xiàn)

[1]DA/T18檔案著錄規(guī)則

[2]DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

[3]《電子文件的歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）