構建檔案網絡平臺 實現館藏資源共享

劉志娟

摘 要：本文論述了構建檔案網絡平臺是信息社會檔案事業的發展趨勢，及資源共享網絡環境下，檔案館館藏資源建設的重要性，并對如何做好此項工作進行了認真研究和探討。

關鍵詞：網絡平臺；資源共享

一直以來人們使用傳統人工的方式管理檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如：檔案利用者必須親自到館查閱，靠手工翻閱紙質檢索目錄，猶如大海撈針，檢索效率慢而低下，等待時間長；紙質檔案日積月累不斷翻閱查找，給有害霉菌提供生長環境；經常性曝光復制檔案提供利用，容易加速檔案紙張脆化等等手段，對檔案造成損害，極大地縮短檔案的使用壽命。

隨著科學技術的不斷提高，計算機技術日漸成熟，其強大的功能已為人所熟知，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行網絡化管理，具有手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，不用親自到館查閱，異地實現共享查詢和提供利用。這些優點能夠極大地提高貴溪冶煉廠檔案管理和利用的效率。

清華紫光企業檔案管理軟件是貴溪冶煉廠檔案館檔案管理手段不可缺少的重要部分，它的內容對于貴溪冶煉廠的決策者和管理者來說都至關重要，所以檔案管理系統必須為利用者提供海量的信息和快捷的查詢手段。

1 構建檔案網絡平臺條件

⒈檔案網絡平臺硬件配置。近20年來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。貴溪冶煉廠已有建成使用的工廠FDDI主網，檔案館配置交換機、服務器、大小型掃描儀、計算機終端和各檔案室和資料網點都配置計算機、打印機和復印機，為網絡化平臺構建提供了前所未有的硬件條件。

⒉檔案網絡平臺體系組建。貴溪冶煉廠組建了以檔案館為中心縱向統一、橫向協調的檔案、資料管理網絡體系。該體系由檔案館、檔案分室、資料室和資料網點組成，既在多樣化經營單位設立了檔案分室，車間和一些部門設立了資料室，職能科室設立了資料網點。構建了全廠縱橫交錯，點與面相互結合，覆蓋廣的檔案網絡平臺。

⒊檔案局域網組建和維護。貴溪冶煉廠檔案館1999年引進了清華紫光企業檔案管理軟件，檔案信息管理局域網組建成功并與工廠FDDI主網連通。1998年實現了“文檔一體化”目標，2003年和2008年兩次對該系統進行了升級。計算機管理系統成熟，已基本實現了整理、編目、檢索、利用、信息采集等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。

2 檔案網絡平臺建成使用

1.統一規劃和指導。 貴溪冶煉廠檔案館牽頭，組織人力協調和指導，從行政和技術兩個方面統一規劃和指導貴溪冶煉廠檔案網絡平臺建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出檔案網絡平臺發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，對貴溪冶煉廠檔案網絡平臺工作進行實質性領導，統一步伐，協同發展，破除那種傳統的自成一體、條塊分割、各自為政的局面。

2.統一標準和操作。標準化是構建檔案網絡平臺的前提。貴溪冶煉廠檔案館召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡平臺使用過程中共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。貴溪冶煉廠檔案館選用《清華紫光企業檔案管理系統TH-AMS標準版》的高質量應用軟件，在實現檔案工作通用需求的同時，最大限度滿足了用戶個性化需求，以信息資源管理為發展方向，構建企業信息資源管理平臺。清華紫光企業檔案管理系統實現了傳統實體檔案管理上的檔案信息數字化管理，通過密鑰文件、圖形圖像處理、在線收集、字段權限控制、規則權限控制、批量掛接、全能瀏覽器、通用報表生成器、OCR漢字識別等多種信息處理技術，實現了從文件處理到自動組卷、檔案整理、打印編目、借閱查詢等檔案工作全過程的標準化、智能化信息管理系統。

⒊打造數字化館藏。數字化館藏有兩種模式：一種是數據庫模式（適用于已購置數字檔案檢索條件的檔案館）；另一種是光盤模式（適用于未購置數字檔案檢索軟件的檔案室）。數字檔案檢索的級別主要有：案卷級檢索、文件級檢索、全文檢索。貴溪冶煉廠打造的數字化館藏屬于數據庫模式，數據庫的建設以國家和企業標準為依據，因地制宜建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時檔案館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，增加數據庫容量，提高數據庫的點擊率。檔案館始終依靠自身力量，秉承勤儉節約的原則開展檔案數字化建設。用通和深挖清華紫光企業檔案管理軟件功能，組織館內檔案管理員利用服務器、計算機端、大小型各類掃描儀、照相機，分門別類有序開展掃描、拍攝、錄入項目級、案卷級和文件級檔案條目，采用單個和批量掛接電子文件。到2016年10月底已累計完成605927條案卷級和文件級條目、378GB共340563個電子文件的建設任務，實現了所有案卷級和文件級條目網上查詢和部分全文檢索的目標。

3 實現檔案館藏資源共享

貴溪冶煉廠檔案網絡平臺采用了清華紫光企業檔案管理系統，它是整合在貴溪冶煉廠OA辦公系統下的鏈接，通過給用戶的逐級授權，完全掌控利用者對檔案館藏信息資源的使用權限。透過各個模塊的日志管理系統，隨時隨地監控所有的登陸用戶，同時對一些有密級的館藏信息資源加以屏蔽，防止檔案館藏資源的泄密和信息流失。

1.廠級領導（授權級別高）。通過查詢系統，廠級領導可以輕松的查閱文書類、項目建設類、設備儀器類、產品生產類、科研開發類、會計業務類、職工管理類、實物類、聲像類九大門類檔案館藏信息資源，根據需要瀏覽和下載所需的檔案信息資源。

2.部門主管（授權級別中）。通過查詢系統，部門領導可以查閱各自部門所產生檔案信息資源。如黨委辦公室只能查閱、瀏覽和下載文書類檔案信息資源；人力資源部和組織部可以查閱、瀏覽、下載職工管理類和文書類檔案信息資源；生產車間主管可以查閱、瀏覽和下載項目建設類、設備儀器類、產品生產類、科研開發類檔案館藏信息資源。

⒊在冊職工（授權級別低）。只能查閱、瀏覽項目建設類、設備儀器類、產品生產類檔案館藏信息資源。

總之，檔案利用者在任何時間、任何地點，只要有網絡，都可以領略檔案網絡平臺的魅力，實現館藏資源共享的獨特價值。

4 維護平臺確保資源安全

1.培養網絡化人才。隨著檔案館網絡化平臺日漸成熟和發展，迫切需要一批既懂計算機技術又精通檔案業務的高層次管理人員。為此要加快培養掌握現代網絡信息技術的人員，通過對在職人員的繼續教育和計算機網絡技術培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們熟練掌握計算機網絡及相關技術。還可努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡維護工作。

2.檔案數據庫維護。清華紫光企業檔案管理系統要適時進行升級更新，來匹配更高級版本的操作系統；根據館藏資源信息量日新月異地增加，及時擴充服務器的硬盤容量；更新瀏覽檔案管理信息系統授權級別，對升遷、調離、離職人員的瀏覽權限要給予及時取消；定期做好數據庫的備份，防止人為、設備和自然災害對數據造成的損壞，安而不忘危，保障檔案信息安全和利用。

5 檔案網絡平臺遺留問題

⒈設備的原因。貴溪冶煉廠檔案館網絡平臺發展，走的是一條自給自足的發展道路。檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，嚴重地影響電子文件掛接和瀏覽的速度。有條件的單位，可以購置檔案仿真復制系統，此系統快速完美的制作檔案仿真件，再現歷史原貌，保護檔案，提高檔案利用效果。

⒉資金的原因。貴溪冶煉廠檔案館本著自力更生，勤儉節約方針。館藏電子化任務，是自已依靠館里的大大小小各種型號的掃描儀和照相機，先完成本年度新產生檔案的電子化任務，再完成歷年2-3年的電子化任務。因為沒有花錢去請外包公司服務完成電子化任務，所以館藏電子化的進度只能逐年增加，不能一氣呵成。

⒊人員的原因。人是最關鍵的因素，資源共享的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡平臺建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握現代計算機網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前檔案隊伍整體素質仍較低，館內缺乏大量既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，所以，人員整體素質需待提高。

貴溪冶煉廠作為世界500強大型國有企業，把檔案館推進一個新的發展時期，面對瞬間變化的信息技術挑戰，貴溪冶煉廠檔案館真在實現網絡化管理，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享。