構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) 實(shí)現(xiàn)館藏資源共享

劉志娟

摘 要：本文論述了構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是信息社會(huì)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，及資源共享網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案館館藏資源建設(shè)的重要性，并對(duì)如何做好此項(xiàng)工作進(jìn)行了認(rèn)真研究和探討。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；資源共享

一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如：檔案利用者必須親自到館查閱，靠手工翻閱紙質(zhì)檢索目錄，猶如大海撈針，檢索效率慢而低下，等待時(shí)間長；紙質(zhì)檔案日積月累不斷翻閱查找，給有害霉菌提供生長環(huán)境；經(jīng)常性曝光復(fù)制檔案提供利用，容易加速檔案紙張脆化等等手段，對(duì)檔案造成損害，極大地縮短檔案的使用壽命。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人所熟知，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等，不用親自到館查閱，異地實(shí)現(xiàn)共享查詢和提供利用。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高貴溪冶煉廠檔案管理和利用的效率。

清華紫光企業(yè)檔案管理軟件是貴溪冶煉廠檔案館檔案管理手段不可缺少的重要部分，它的內(nèi)容對(duì)于貴溪冶煉廠的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)必須為利用者提供海量的信息和快捷的查詢手段。

1 構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)條件

⒈檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)硬件配置。近20年來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。貴溪冶煉廠已有建成使用的工廠FDDI主網(wǎng)，檔案館配置交換機(jī)、服務(wù)器、大小型掃描儀、計(jì)算機(jī)終端和各檔案室和資料網(wǎng)點(diǎn)都配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)，為網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)構(gòu)建提供了前所未有的硬件條件。

⒉檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)體系組建。貴溪冶煉廠組建了以檔案館為中心縱向統(tǒng)一、橫向協(xié)調(diào)的檔案、資料管理網(wǎng)絡(luò)體系。該體系由檔案館、檔案分室、資料室和資料網(wǎng)點(diǎn)組成，既在多樣化經(jīng)營單位設(shè)立了檔案分室，車間和一些部門設(shè)立了資料室，職能科室設(shè)立了資料網(wǎng)點(diǎn)。構(gòu)建了全廠縱橫交錯(cuò)，點(diǎn)與面相互結(jié)合，覆蓋廣的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

⒊檔案局域網(wǎng)組建和維護(hù)。貴溪冶煉廠檔案館1999年引進(jìn)了清華紫光企業(yè)檔案管理軟件，檔案信息管理局域網(wǎng)組建成功并與工廠FDDI主網(wǎng)連通。1998年實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化”目標(biāo)，2003年和2008年兩次對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成熟，已基本實(shí)現(xiàn)了整理、編目、檢索、利用、信息采集等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。

2 檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建成使用

1.統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)。 貴溪冶煉廠檔案館牽頭，組織人力協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)貴溪冶煉廠檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，對(duì)貴溪冶煉廠檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一步伐，協(xié)同發(fā)展，破除那種傳統(tǒng)的自成一體、條塊分割、各自為政的局面。

2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作。標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的前提。貴溪冶煉廠檔案館召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使用過程中共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。貴溪冶煉廠檔案館選用《清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)TH-AMS標(biāo)準(zhǔn)版》的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，在實(shí)現(xiàn)檔案工作通用需求的同時(shí)，最大限度滿足了用戶個(gè)性化需求，以信息資源管理為發(fā)展方向，構(gòu)建企業(yè)信息資源管理平臺(tái)。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理上的檔案信息數(shù)字化管理，通過密鑰文件、圖形圖像處理、在線收集、字段權(quán)限控制、規(guī)則權(quán)限控制、批量掛接、全能瀏覽器、通用報(bào)表生成器、OCR漢字識(shí)別等多種信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了從文件處理到自動(dòng)組卷、檔案整理、打印編目、借閱查詢等檔案工作全過程的標(biāo)準(zhǔn)化、智能化信息管理系統(tǒng)。

⒊打造數(shù)字化館藏。數(shù)字化館藏有兩種模式：一種是數(shù)據(jù)庫模式（適用于已購置數(shù)字檔案檢索條件的檔案館）；另一種是光盤模式（適用于未購置數(shù)字檔案檢索軟件的檔案室）。數(shù)字檔案檢索的級(jí)別主要有：案卷級(jí)檢索、文件級(jí)檢索、全文檢索。貴溪冶煉廠打造的數(shù)字化館藏屬于數(shù)據(jù)庫模式，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以國家和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，因地制宜建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)檔案館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的點(diǎn)擊率。檔案館始終依靠自身力量，秉承勤儉節(jié)約的原則開展檔案數(shù)字化建設(shè)。用通和深挖清華紫光企業(yè)檔案管理軟件功能，組織館內(nèi)檔案管理員利用服務(wù)器、計(jì)算機(jī)端、大小型各類掃描儀、照相機(jī)，分門別類有序開展掃描、拍攝、錄入項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)和文件級(jí)檔案條目，采用單個(gè)和批量掛接電子文件。到2016年10月底已累計(jì)完成605927條案卷級(jí)和文件級(jí)條目、378GB共340563個(gè)電子文件的建設(shè)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)了所有案卷級(jí)和文件級(jí)條目網(wǎng)上查詢和部分全文檢索的目標(biāo)。

3 實(shí)現(xiàn)檔案館藏資源共享

貴溪冶煉廠檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)采用了清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，它是整合在貴溪冶煉廠OA辦公系統(tǒng)下的鏈接，通過給用戶的逐級(jí)授權(quán)，完全掌控利用者對(duì)檔案館藏信息資源的使用權(quán)限。透過各個(gè)模塊的日志管理系統(tǒng)，隨時(shí)隨地監(jiān)控所有的登陸用戶，同時(shí)對(duì)一些有密級(jí)的館藏信息資源加以屏蔽，防止檔案館藏資源的泄密和信息流失。

1.廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（授權(quán)級(jí)別高）。通過查詢系統(tǒng)，廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以輕松的查閱文書類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)類、職工管理類、實(shí)物類、聲像類九大門類檔案館藏信息資源，根據(jù)需要瀏覽和下載所需的檔案信息資源。

2.部門主管（授權(quán)級(jí)別中）。通過查詢系統(tǒng)，部門領(lǐng)導(dǎo)可以查閱各自部門所產(chǎn)生檔案信息資源。如黨委辦公室只能查閱、瀏覽和下載文書類檔案信息資源；人力資源部和組織部可以查閱、瀏覽、下載職工管理類和文書類檔案信息資源；生產(chǎn)車間主管可以查閱、瀏覽和下載項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類檔案館藏信息資源。

⒊在冊(cè)職工（授權(quán)級(jí)別低）。只能查閱、瀏覽項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案館藏信息資源。

總之，檔案利用者在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，只要有網(wǎng)絡(luò)，都可以領(lǐng)略檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的魅力，實(shí)現(xiàn)館藏資源共享的獨(dú)特價(jià)值。

4 維護(hù)平臺(tái)確保資源安全

1.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。隨著檔案館網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)日漸成熟和發(fā)展，迫切需要一批既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次管理人員。為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的人員，通過對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還可努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)維護(hù)工作。

2.檔案數(shù)據(jù)庫維護(hù)。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)要適時(shí)進(jìn)行升級(jí)更新，來匹配更高級(jí)版本的操作系統(tǒng)；根據(jù)館藏資源信息量日新月異地增加，及時(shí)擴(kuò)充服務(wù)器的硬盤容量；更新瀏覽檔案管理信息系統(tǒng)授權(quán)級(jí)別，對(duì)升遷、調(diào)離、離職人員的瀏覽權(quán)限要給予及時(shí)取消；定期做好數(shù)據(jù)庫的備份，防止人為、設(shè)備和自然災(zāi)害對(duì)數(shù)據(jù)造成的損壞，安而不忘危，保障檔案信息安全和利用。

5 檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)遺留問題

⒈設(shè)備的原因。貴溪冶煉廠檔案館網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)展，走的是一條自給自足的發(fā)展道路。檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，嚴(yán)重地影響電子文件掛接和瀏覽的速度。有條件的單位，可以購置檔案仿真復(fù)制系統(tǒng)，此系統(tǒng)快速完美的制作檔案仿真件，再現(xiàn)歷史原貌，保護(hù)檔案，提高檔案利用效果。

⒉資金的原因。貴溪冶煉廠檔案館本著自力更生，勤儉節(jié)約方針。館藏電子化任務(wù)，是自已依靠館里的大大小小各種型號(hào)的掃描儀和照相機(jī)，先完成本年度新產(chǎn)生檔案的電子化任務(wù)，再完成歷年2-3年的電子化任務(wù)。因?yàn)闆]有花錢去請(qǐng)外包公司服務(wù)完成電子化任務(wù)，所以館藏電子化的進(jìn)度只能逐年增加，不能一氣呵成。

⒊人員的原因。人是最關(guān)鍵的因素，資源共享的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍較低，館內(nèi)缺乏大量既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，所以，人員整體素質(zhì)需待提高。

貴溪冶煉廠作為世界500強(qiáng)大型國有企業(yè)，把檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，面對(duì)瞬間變化的信息技術(shù)挑戰(zhàn)，貴溪冶煉廠檔案館真在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享。