淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題

摘 要：在我國現(xiàn)代社會運轉(zhuǎn)體系中，事業(yè)單位是承載社會服務，行使管理職能的重要機體。事業(yè)單位工作的高效開展對推進社會發(fā)展進步有著重要意義。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式已然不能滿足社會發(fā)展的要求，事業(yè)單位檔案管理和現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡技術(shù)的結(jié)合，是事業(yè)單位檔案管理提檔升級的出發(fā)點和落腳點。本文立足事業(yè)單位檔案管理實踐，探尋事業(yè)單位管理工作信息化建設的現(xiàn)實路徑，旨在提升事業(yè)單位檔案管理水平。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；科學管理

顧名思義，事業(yè)單位檔案的信息化建設過程，就是利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)和多媒體存儲技術(shù)，對檔案保存方式進行有機變革，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的網(wǎng)絡化存儲和網(wǎng)絡查詢，是一種資源的現(xiàn)代化整合和利用方式。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，要通過信息網(wǎng)絡資源的運用，建立數(shù)據(jù)庫等方式，實現(xiàn)檔案管理方法的提檔升級，是事業(yè)單位總體信息化建設的一個重要環(huán)節(jié)。

1 信息化建設對于事業(yè)單位管理的重要意義

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，我國事業(yè)單位在公共服務和管理職能行使方面，發(fā)揮著越來越重要的作用，是社會運作的重要機體。事業(yè)單位的檔案管理工作，從其本質(zhì)來說，是對事業(yè)單位工作歷史痕跡的客觀記錄，是通過資料的收集和整理，為后續(xù)服務和科學決策提供重要依據(jù)。事業(yè)單位管理工作所積累的大量案例和大量數(shù)據(jù)，是現(xiàn)代社會實現(xiàn)科學發(fā)展所依托的重要載體。

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的資料收集和查詢方式，明顯已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會大數(shù)據(jù)分析的要求，傳統(tǒng)檔案管理的弊端也在日益凸顯，包括占用空間、不利于查詢、不利于資料的跨區(qū)域利用等方面。因此，在事業(yè)單位檔案管理過程中，強化檔案資料管理的信息化建設，是事業(yè)單位總體信息化建設的重要組成部分。

以筆者所工作的環(huán)保單位來說，在提供環(huán)保咨詢服務的過程中，會形成大量的檔案資料，很多環(huán)保問題，具有跨區(qū)域的相似性，也具有臨近區(qū)域的特殊性，通過大量案例的整理和收集，可以有效實現(xiàn)環(huán)保問題解決方法的總結(jié)和創(chuàng)新，要實現(xiàn)這個目標，必須依托大量資料的收集和整理，通過檔案的信息化建設，實現(xiàn)資源的跨區(qū)域流動，不僅對于提升本單位的檔案管理水平具有重要意義，對于提升全國范圍的環(huán)保治理水平而言，也有著至關重要的作用，將這種觀點放大到所有事業(yè)單位的檔案管理，都具有相似性的特征。

2 事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設瓶頸

2.1 資源利用效率低

在我國事業(yè)單位體系中，檔案的信息化建設水平相對較低，其中可利用的數(shù)字化信息資源很少，大量的資料堆積在各自的檔案室內(nèi)，無法實現(xiàn)資源的有效利用，因此，強化事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，具有十分重要的意義。據(jù)不完全統(tǒng)計，截至2015年，全國事業(yè)單位檔案館資料開放的總數(shù)為6301萬卷，這一數(shù)字，還不到我國事業(yè)單位檔案館藏資料總數(shù)的四分之一。

從總體來看，我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設已經(jīng)取得了初步的成果，在全國范圍內(nèi)建立了4000多個數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，但是仍有大量的檔案資源被閑置，無法實現(xiàn)高效的利用。

2.2 事業(yè)單位檔案信息安全堪憂

在事業(yè)單位過程中，形成的很多檔案資料具有一定的特殊性，甚至涉及到國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的問題，對于這種情況，在開展信息化建設的過程中，提升信息資料的安全保障性，具有十分重要的意義。通過對很多事業(yè)單位檔案管理信息化建設的研究來看，現(xiàn)代事業(yè)單位開展信息化建設，普遍存在一定的安全隱憂，比如內(nèi)外網(wǎng)區(qū)分不明等，存在很多安全隱患，成為制約事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要因素。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效路徑

3.1 完善現(xiàn)代管理制度和體系

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設問題，是一項系統(tǒng)性的工程，需要單位從領導決策層面進行頂層設計。在現(xiàn)有法律法規(guī)體系下，事業(yè)單位的性質(zhì)相對較為特殊，很多事業(yè)單位存在身份上模棱兩可的問題，因此，開展檔案信息化建設，也受到了制度層面的制約。要實現(xiàn)檔案管理信息化建設的有效開展，離不開系統(tǒng)的制度設計，建立現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理制度，為檔案管理的信息化建設提供制度上的保障和指引。

3.2 規(guī)范化建立檔案數(shù)據(jù)庫

在事業(yè)單位檔案管理過程中開展信息化建設，離不開科學規(guī)劃和系統(tǒng)安排，切忌盲目開展。在檔案管理信息化建設的過程中，要強化數(shù)據(jù)庫建立環(huán)節(jié)，利用無限的網(wǎng)絡存儲空間，分步驟、有條理的開展本單位數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化備案過程，既有利于檔案的保管，同時對于信息調(diào)取和資源利用具有重要的意義。

3.3 強化檔案管理人員的信息處理能力

在事業(yè)單位檔案管理中，開展信息化建設，離不開人才的配套和支撐。在很多事業(yè)單位當中，負責檔案管理的人員，往往思想不夠創(chuàng)新，現(xiàn)代信息技術(shù)應用水平不足，因此，強化檔案管理人員的信息處理能力，對于事業(yè)單位檔案管理工作，具有至關重要的作用。由于事業(yè)單位的性質(zhì)和技術(shù)所限，一般不具有專業(yè)化的信息技術(shù)能力水平，因此，通過服務購買等方式，和企業(yè)合作開展建設，是有效的信息化建設路徑。

4 結(jié)語

通過以上的論述可以得知，事業(yè)單位的檔案管理工作，在事業(yè)單位全局工作中占據(jù)著重要位置，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設水平，直接關乎事業(yè)單位的服務和職能行使水平，具有十分重要的意義。由于我國歷史因素和現(xiàn)代制度的多方面制約，我國事業(yè)單位目前的檔案管理信息化水平并不容樂觀，是一個持久性的工程。綜上所述，強化事業(yè)單位檔案管理信息化的理論研究和實踐摸索，對于促進事業(yè)單位發(fā)展具有十分重要的意義，需要實踐工作者和理論研究者深入探索，尋求現(xiàn)代事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設的有效路徑，從而促進事業(yè)單位發(fā)展，更好的服務社會，為我國全面建成小康社會做出應有的貢獻。

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作者簡介

顧永芳（1976-），女，江蘇泰州人，泰州市環(huán)境科學研究所，館員，大學本科，主要從事檔案管理工作