高等藝術院校檔案管理存在的問題及對策

王娟

摘 要：藝術檔案是高等藝術院校檔案的重要組成部分，是學校成長的歷史見證。本文主要對藝術院校檔案的作用、以及檔案管理的現(xiàn)狀和如何加強藝術檔案管理工作等幾個方面做了一個簡單的分析。

關鍵字：藝術；檔案；管理

1 引言

檔案管理是一項資源和信息的整合工作，是對過去發(fā)生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。尤其是藝術院校的藝術檔案對于人事選拔、制定教學方針，調整教學質量、進行教學評估等方面有著重要的作用，它是學校開展管理工作首要的參考依據(jù)。但是目前高等院校檔案管理工作面臨著許多的問題，比如檔案管理意識淡薄、信息化落后、人員素質偏低等，所以如何改變原有的管理模式，加強藝術檔案管理成為了高等藝術院校面臨的一大難題。

2 高等藝術院校藝術檔案的作用

2.1 歷史見證作用

高等藝術院校的檔案是隨著院校的產(chǎn)生和發(fā)展而不斷積累的，是見證學校一路走來的重要資料。其中包括學校的科研、教學等活動的記錄，還包括學校各個時期的歷史情況，增設專業(yè)、課程安排、教學大綱等等一系列的內容，是學校自身建設發(fā)展的歷史見證。從現(xiàn)在各大高等藝術院校現(xiàn)存的檔案資料來看，我們可以了解到學校的歷史沿革和教育發(fā)展的變化，還有學校的誕生時期、師資力量、學生的學籍檔案等都被保存在學校的檔案室內。

2.2 現(xiàn)實依據(jù)作用

藝術檔案是學校改進教學質量、制定決策、進行教學評估等重大工作的重要依據(jù)。首先學校在制定決策時，就必須要掌握大量的學校內部信息，而藝術檔案恰恰幫到了忙，它從側面反映了學校之前的工作情況，包括重要的決策、人事安排等等，是學校領導制定決策的重要依據(jù)。除此之外，藝術檔案還可以反映出學校的科研水平、師資力量、教學水平、學校的風格特色、文化藝術發(fā)展等多個情況。其次檔案是學校提升教學質量的必要依據(jù)。因為藝術檔案報刊了大量的教學檔案，這些檔案蘊藏著豐富的教學經(jīng)驗，有一定的借鑒作用，學校可以以此來調整教學工作，保證教學工作的有效進行。

2.3 獨特的美育作用

藝術檔案具有教育的作用，因為它本身具有的藝術特性使其被賦予了獨特的美育作用。它的這種作用是日積月累而形成的，具有無可比擬性。美育是通過藝術教育而實現(xiàn)的，它可以培養(yǎng)學生創(chuàng)造美的能力，促使學生在現(xiàn)實世界去發(fā)現(xiàn)美。藝術檔案的美育作用主要是在教學的過程中得以體現(xiàn)出來，比如藝術檔案中的聲像資料，大多都是學校科研、演出、教學中的精華，擁有很高的藝術價值。學生通過聲像和圖文并茂的教學場景，可以對藝術有更層次的了解，進而提升他們的專業(yè)技能，完成美的教育。

3 高等藝術院校檔案管理現(xiàn)狀

3.1 未能及時收集和歸檔

高等藝術院校的檔案主要產(chǎn)生于日常的教學、科研等過程中，其中包括班級演出、各類文藝演出、文藝創(chuàng)造、展覽等多種活動。檔案的內容多，數(shù)量大，在管理上出現(xiàn)了歸檔不及時、收集速度較其他文書檔案速度慢的特點。主要是因為檔案管理人員未重視藝術檔案的收集，對它的重要性有著模糊的定位。比如在學校舉辦的知識展覽、書畫展、藝術設計大賽等比賽中，由活動而產(chǎn)生的檔案一般都分布在舉辦活動的教學部門，又或者是創(chuàng)作人自己的手中，檔案部門沒有對這些資料進行收集和整理。

3.2 檔案管理人員素質低

正所謂“工欲善其事，必先利其器”。要想做好藝術檔案的管理工作，就必須要有充分的準備，配備專業(yè)的人員。但是現(xiàn)在很多的高等藝術院校缺乏專門的檔案管理人員，專業(yè)素質普遍不高。隨著高等教學事業(yè)的跨越式發(fā)展，藝術院校忽視了檔案的建設工作，學校的檔案管理人員數(shù)量普遍不足，多數(shù)的領導認為檔案管理工作可有可無。加之檔案部門在員工眼中就是一個“冷部門”，通過勤懇的工作很難升職，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。另外檔案管理人員的學術背景五花八門，有學經(jīng)濟的、有學計算機的，但是檔案管理專業(yè)出身的卻很少。

3.3 檔案管理人員工作積極性不高

在高等藝術院校內，檔案管理工作得不到重視，相比其他部門不容易出成績，管理人員沒有很大的晉升空間，他們人微言輕，說話不夠分量，都是一些默默無名的工作者，想通過堅守崗位、去獲得職稱的晉升的難度相當大。檔案管理工作人員長期要面對這些繁瑣、任務重、復雜的工作，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。

3.4 檔案信息化管理水平低

目前高等藝術院校的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕、防蟲的保存要求，查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲設備的現(xiàn)代化管理手段，從而影響了檔案的完整性。比如設計圖紙和其他的文案保管在一起，沒有存放在專門的庫房里，導致搜集工作出現(xiàn)混亂，如果房內的防潮工作沒有做好，還會使藝術作品受潮、起皺、發(fā)生破壞，影響作品的完整性。

4 加強高等藝術院校檔案管理工作的對策

4.1 提高對藝術檔案重要性的認識

在高等藝術院校內，檔案產(chǎn)生的源頭是教師和學生的藝術活動，如果他們的檔案意識淡薄，肯定會造成大量的藝術檔案流失。所以，學校要在校園內定期進行演講，傳播藝術檔案的重要性，舉辦藝術檔案培訓班、鼓勵有志青年加入到檔案管理的工作中來，端正學生和老師的思想認知，在源頭把好關，才能保證藝術檔案資料的完整性。

4.2 提高檔案管理人員隊伍建設

高等藝術院校要培養(yǎng)一支高素質的檔案工作隊伍，提升他們的工作待遇，解決晉升難的問題，多提供一些外出學習的機會，這樣才能穩(wěn)定檔案工作隊伍，除此之外，學校還要經(jīng)常對檔案員進行培訓，提高他們的專業(yè)知識和對檔案工作的認識。檔案管員還要學會檔案的立卷與編訂，提升自己的信息化處理水平，改變原有的知識結構，同時還要具備良好的知識素養(yǎng)。學校要重點將檔案隊伍人才的建設列為學校的發(fā)展目標，做到整體布局，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷的優(yōu)化隊伍的結構，培養(yǎng)出高質量的檔案管理人才。

4.3 加快藝術檔案的數(shù)字化建設

隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子資源成為了檔案管理工作的主流。學校要想實現(xiàn)藝術的傳承，就必須要進行藝術檔案的數(shù)字化建設，通過數(shù)字化的管理，學生可以在網(wǎng)絡平臺上觀賞藝術設計，共享文化的魅力。所以說，加強藝術檔案的數(shù)字化建設適應了當前教育的發(fā)展形勢。它為我們存儲信息帶來了諸多的便捷，提升檔案管理人員你的工作效率，實現(xiàn)系統(tǒng)化的管理。

5 結語

藝術檔案記錄著學校的發(fā)展歷程，記錄著學校在教育過程中的優(yōu)秀成果，要想加強高等藝術院校的檔案管理工作，就必須要提高學校師生對藝術檔案重要性的認識，提高電子化信息建設水平，改變檔案管理員知識結構，建立一支高質量的檔案管理人員隊伍和一套完整的管理體系。在日常管理中，要盡可能的為師生提供便利，為他們提供最優(yōu)質的藝術參考，這才是高等藝術院校檔案管理工作發(fā)展的最終目的。

參考文獻

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