高等藝術院校檔案管理存在的問題及對策

王娟

摘 要：藝術檔案是高等藝術院校檔案的重要組成部分，是學校成長的歷史見證。本文主要對藝術院校檔案的作用、以及檔案管理的現狀和如何加強藝術檔案管理工作等幾個方面做了一個簡單的分析。

關鍵字：藝術；檔案；管理

1 引言

檔案管理是一項資源和信息的整合工作，是對過去發生的行為、信息進行記錄和保存的一項活動，具有一定的保存和參考價值。尤其是藝術院校的藝術檔案對于人事選拔、制定教學方針，調整教學質量、進行教學評估等方面有著重要的作用，它是學校開展管理工作首要的參考依據。但是目前高等院校檔案管理工作面臨著許多的問題，比如檔案管理意識淡薄、信息化落后、人員素質偏低等，所以如何改變原有的管理模式，加強藝術檔案管理成為了高等藝術院校面臨的一大難題。

2 高等藝術院校藝術檔案的作用

2.1 歷史見證作用

高等藝術院校的檔案是隨著院校的產生和發展而不斷積累的，是見證學校一路走來的重要資料。其中包括學校的科研、教學等活動的記錄，還包括學校各個時期的歷史情況，增設專業、課程安排、教學大綱等等一系列的內容，是學校自身建設發展的歷史見證。從現在各大高等藝術院校現存的檔案資料來看，我們可以了解到學校的歷史沿革和教育發展的變化，還有學校的誕生時期、師資力量、學生的學籍檔案等都被保存在學校的檔案室內。

2.2 現實依據作用

藝術檔案是學校改進教學質量、制定決策、進行教學評估等重大工作的重要依據。首先學校在制定決策時，就必須要掌握大量的學校內部信息，而藝術檔案恰恰幫到了忙，它從側面反映了學校之前的工作情況，包括重要的決策、人事安排等等，是學校領導制定決策的重要依據。除此之外，藝術檔案還可以反映出學校的科研水平、師資力量、教學水平、學校的風格特色、文化藝術發展等多個情況。其次檔案是學校提升教學質量的必要依據。因為藝術檔案報刊了大量的教學檔案，這些檔案蘊藏著豐富的教學經驗，有一定的借鑒作用，學校可以以此來調整教學工作，保證教學工作的有效進行。

2.3 獨特的美育作用

藝術檔案具有教育的作用，因為它本身具有的藝術特性使其被賦予了獨特的美育作用。它的這種作用是日積月累而形成的，具有無可比擬性。美育是通過藝術教育而實現的，它可以培養學生創造美的能力，促使學生在現實世界去發現美。藝術檔案的美育作用主要是在教學的過程中得以體現出來，比如藝術檔案中的聲像資料，大多都是學校科研、演出、教學中的精華，擁有很高的藝術價值。學生通過聲像和圖文并茂的教學場景，可以對藝術有更層次的了解，進而提升他們的專業技能，完成美的教育。

3 高等藝術院校檔案管理現狀

3.1 未能及時收集和歸檔

高等藝術院校的檔案主要產生于日常的教學、科研等過程中，其中包括班級演出、各類文藝演出、文藝創造、展覽等多種活動。檔案的內容多，數量大，在管理上出現了歸檔不及時、收集速度較其他文書檔案速度慢的特點。主要是因為檔案管理人員未重視藝術檔案的收集，對它的重要性有著模糊的定位。比如在學校舉辦的知識展覽、書畫展、藝術設計大賽等比賽中，由活動而產生的檔案一般都分布在舉辦活動的教學部門，又或者是創作人自己的手中，檔案部門沒有對這些資料進行收集和整理。

3.2 檔案管理人員素質低

正所謂“工欲善其事，必先利其器”。要想做好藝術檔案的管理工作，就必須要有充分的準備，配備專業的人員。但是現在很多的高等藝術院校缺乏專門的檔案管理人員，專業素質普遍不高。隨著高等教學事業的跨越式發展，藝術院校忽視了檔案的建設工作，學校的檔案管理人員數量普遍不足，多數的領導認為檔案管理工作可有可無。加之檔案部門在員工眼中就是一個“冷部門”，通過勤懇的工作很難升職，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。另外檔案管理人員的學術背景五花八門，有學經濟的、有學計算機的，但是檔案管理專業出身的卻很少。

3.3 檔案管理人員工作積極性不高

在高等藝術院校內，檔案管理工作得不到重視，相比其他部門不容易出成績，管理人員沒有很大的晉升空間，他們人微言輕，說話不夠分量，都是一些默默無名的工作者，想通過堅守崗位、去獲得職稱的晉升的難度相當大。檔案管理工作人員長期要面對這些繁瑣、任務重、復雜的工作，自我價值得不到提升，難免會失望，從而能產生消極的情緒，工作中也會缺乏積極性和主動性。

3.4 檔案信息化管理水平低

目前高等藝術院校的檔案管理工作還停留在傳統的管理模式，大多數手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕、防蟲的保存要求，查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質型，缺少大數據、存儲設備的現代化管理手段，從而影響了檔案的完整性。比如設計圖紙和其他的文案保管在一起，沒有存放在專門的庫房里，導致搜集工作出現混亂，如果房內的防潮工作沒有做好，還會使藝術作品受潮、起皺、發生破壞，影響作品的完整性。

4 加強高等藝術院校檔案管理工作的對策

4.1 提高對藝術檔案重要性的認識

在高等藝術院校內，檔案產生的源頭是教師和學生的藝術活動，如果他們的檔案意識淡薄，肯定會造成大量的藝術檔案流失。所以，學校要在校園內定期進行演講，傳播藝術檔案的重要性，舉辦藝術檔案培訓班、鼓勵有志青年加入到檔案管理的工作中來，端正學生和老師的思想認知，在源頭把好關，才能保證藝術檔案資料的完整性。

4.2 提高檔案管理人員隊伍建設

高等藝術院校要培養一支高素質的檔案工作隊伍，提升他們的工作待遇，解決晉升難的問題，多提供一些外出學習的機會，這樣才能穩定檔案工作隊伍，除此之外，學校還要經常對檔案員進行培訓，提高他們的專業知識和對檔案工作的認識。檔案管員還要學會檔案的立卷與編訂，提升自己的信息化處理水平，改變原有的知識結構，同時還要具備良好的知識素養。學校要重點將檔案隊伍人才的建設列為學校的發展目標，做到整體布局，統籌規劃，不斷的優化隊伍的結構，培養出高質量的檔案管理人才。

4.3 加快藝術檔案的數字化建設

隨著社會信息化的發展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數字化不斷升級，電子資源成為了檔案管理工作的主流。學校要想實現藝術的傳承，就必須要進行藝術檔案的數字化建設，通過數字化的管理，學生可以在網絡平臺上觀賞藝術設計，共享文化的魅力。所以說，加強藝術檔案的數字化建設適應了當前教育的發展形勢。它為我們存儲信息帶來了諸多的便捷，提升檔案管理人員你的工作效率，實現系統化的管理。

5 結語

藝術檔案記錄著學校的發展歷程，記錄著學校在教育過程中的優秀成果，要想加強高等藝術院校的檔案管理工作，就必須要提高學校師生對藝術檔案重要性的認識，提高電子化信息建設水平，改變檔案管理員知識結構，建立一支高質量的檔案管理人員隊伍和一套完整的管理體系。在日常管理中，要盡可能的為師生提供便利，為他們提供最優質的藝術參考，這才是高等藝術院校檔案管理工作發展的最終目的。

參考文獻

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