探討辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作中的運(yùn)用

周廣軍+田新贊

摘 要：辦公室自動化是應(yīng)用計(jì)算機(jī)或數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)代替人工來自動處理日常辦公中的一些事務(wù)性工作的方法。這種工作方法具有強(qiáng)大的功能，比如，文字處理功能，包括文件的編輯、修改、存儲、打印等；圖形處理功能；聲音處理功能；日常事務(wù)處理功能，如會議安排、郵件管理等；局部網(wǎng)絡(luò)功能，即把一個(gè)機(jī)關(guān)的各部門聯(lián)成網(wǎng)絡(luò)，共享資源、溝通信息等。本文就探討辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作中的運(yùn)用展開論述。

關(guān)鍵詞：辦公室自動化；醫(yī)院文書管理；管理制度

在當(dāng)前的大型醫(yī)院中，都是利用辦公室自動化系統(tǒng)，因?yàn)槔棉k公室自動化系統(tǒng)可以將通告、文件、制度、命令等直接用電子郵件的方式傳送給醫(yī)院工作人員，大大縮短了傳送的時(shí)間，提高了工作效率。但是通過電子郵件的形式進(jìn)行傳遞信息具有時(shí)效性，所以辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作中要以紙質(zhì)和電子兩種形式并行存在。

1 辦公自動化對醫(yī)院文書管理的影響

（一）辦公自動化對文書管理能力的影響

第一，辦公自動化對文書的管理打破了傳統(tǒng)的管理模式，拓展了新的管理渠道，與傳統(tǒng)的文檔管理策略相比，文檔儲存室不再需要幾個(gè)專門的房間，也不需要有專門的文檔柜，這樣既節(jié)省了醫(yī)院的空間，而且還就有經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。同樣，醫(yī)院開展一個(gè)辦公自動化平臺，醫(yī)院的每一個(gè)辦公室都配備一臺電腦，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)就可以利用辦公自動化平臺，將需要保存、保護(hù)的文檔傳給文檔管理人員，顯而易見，文檔管理又多了一種新渠道[1]。第二，利用辦公自動化體系，可以增加新的工具，在電腦上可以安裝文檔管理的軟件，這樣的軟件可以減輕醫(yī)院文檔管理工作人員的工作程序，比如，編碼技術(shù)就是文檔管理人員喜愛的一項(xiàng)高科技技術(shù)，也充分體現(xiàn)了辦公自動化創(chuàng)設(shè)了新的文檔管理工具。

（二）辦公自動化對文書管理水平的影響

第一，辦公自動化對文檔的管理與傳統(tǒng)文檔管理相比，就像是提高了一個(gè)世紀(jì)的效率。傳統(tǒng)的文檔管理在浩如煙海的檔案中尋求想要的文檔難于上青天，假如，醫(yī)院想要銷毀一些過時(shí)的文檔，只能按照目錄仔仔細(xì)細(xì)的查找，萬一目錄由于文檔時(shí)間太久而呈現(xiàn)不清晰的狀態(tài)，這樣的文檔不僅耗時(shí)，而且結(jié)果也是待定的。但是在自動化文檔管理中，文檔查找人員只需輸入關(guān)鍵字就可以找到目標(biāo)，這樣不僅操作簡單方便，而且快捷[2]。第二，辦公自動化可以提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，因?yàn)樵谵k公自動化中，可以降低人工成本，可以降低時(shí)間成本。辦公自動化還可以及時(shí)銷毀過時(shí)的檔案，可以節(jié)省存儲空間。

2 辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院文檔工作人員綜合素質(zhì)偏低

第一，醫(yī)院文檔管理人員缺乏計(jì)算機(jī)的專業(yè)性知識，在辦公自動化的醫(yī)院，對專業(yè)性的知識要求頗高。但是如今的醫(yī)院，文檔管理工作人員，都是“門外漢”，以至于醫(yī)院文檔管理工作的局面混亂不堪，有時(shí)在三四個(gè)文件夾中找到了一份要素不完全的文檔。第二，在辦公自動化的今天，文檔管理工作和紙質(zhì)文檔的管理工作大相徑庭，一些沒有專業(yè)知識的工作人員來說，急需提高計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平。

（二）辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作中體系不完善

第一，辦公自動化在醫(yī)院文檔管理中沒有完整的管理系統(tǒng)，有些醫(yī)院沒有明確規(guī)定上級發(fā)送給下級的文檔要下載保存，以至于在今后的使用當(dāng)中，用戶找不到文檔。第二，辦公自動化在醫(yī)院文檔管理中沒有安全的信息管理系統(tǒng)，有些醫(yī)院，只是隨便在計(jì)算機(jī)上建立文件夾，這樣可能造成隱私外泄，或許被一些電腦黑客將文檔的消息改變，這樣對醫(yī)院造成巨大的損害。

3 辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作中的策略

（一）完善文書管理檔案管理制度

第一，醫(yī)院要建立一個(gè)完善的信息管理系統(tǒng)，分為紙質(zhì)檔案管理和電子信息管理。在管理中，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要分派好職務(wù)，一部分員工進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，一部分進(jìn)行電子檔案管理。第二，員工在工作中要注意溝通、合作，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案信息和電子版的檔案信息必須完全一致，所以在溝通中才可以達(dá)到雙方的平衡。電子版和紙質(zhì)版都是相輔相成的，兩者必須合作完成共同的文書檔案管理。

（二）加強(qiáng)文書檔案人員的培訓(xùn)

要推進(jìn)辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作，就要對相關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)。讓工作人員充分學(xué)習(xí)Excel表格、word文檔等辦公軟件，如果員工不會使用與工作相關(guān)的軟件，就沒有辦法工作，沒有辦法為醫(yī)院傳達(dá)及時(shí)信息。這樣急需加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)力度，提升專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)付工作中不斷變化的技術(shù)問題。最重要的目的是讓工作人員融入醫(yī)院文化，用強(qiáng)化的方式讓工作人員很快適應(yīng)醫(yī)院的文化，

其實(shí)這才可以提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）積極開發(fā)醫(yī)院電子信息系統(tǒng)

第一，醫(yī)院要明白文檔管理對辦公自動化的需求點(diǎn)，要分析文檔管理的基本功能，對醫(yī)院特殊的文檔進(jìn)行特殊的信息保護(hù)。第二，要根據(jù)醫(yī)院對文檔的需求積極開發(fā)可以進(jìn)行信息交換的技術(shù)系統(tǒng)。第三，要注意醫(yī)院文檔系統(tǒng)之間的相互連接，避免個(gè)系統(tǒng)之間相互獨(dú)立的情況，在這一點(diǎn)上，可以人工設(shè)置醫(yī)院文檔自動分類并存儲。對于一些無用的文檔信息要及時(shí)清除，這樣可以為新的醫(yī)院文檔留下足夠的存儲空間。

4 結(jié)語

在醫(yī)院文書管理工作中辦公自動化可以為醫(yī)院創(chuàng)建一個(gè)可以進(jìn)行信息共享和交流的平臺，醫(yī)院不僅可以在該平臺上進(jìn)行信息的發(fā)布和刪除等操作，而且還可以管理員工的一些檔案信息等，辦公自動化極大的提高了醫(yī)院的文檔建設(shè)和管理水平，因此辦公自動化在醫(yī)院文書管理工作中的運(yùn)用會越來越多。

參考文獻(xiàn)

[1]羅彬彬.淺談醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化[J].傳承，2016，06（08）：122-123.

[2]曾霞.OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，04（21）：90-91.