新形勢下中學檔案安全體系建設存在的問題及對策

黃紅

【摘要】 新形勢下檔案安全體系建設面臨著新的問題、新的挑戰。目前，中學檔案存在著檔案安全管理機制不完善、安全基礎設施不健全、檔案信息缺乏安全保障措施等問題，應根據新的形勢要求，采取積極有效措施，加強對檔案工作的領導，完善檔案安全體系建設，筑牢檔案安全防線，更好地適應新時期檔案工作的發展需要，推動檔案事業安全穩步發展。

【關鍵詞】 安全體系 中學檔案 問題對策

【中圖分類號】 G637 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1992-7711（2017）02-001-02

一、新形勢下構建檔案安全體系的重要意義

中學檔案管理工作是學校不可或缺的重要的基礎性工作，做好檔案工作是學校的歷史使命和法定職責。2010年，國家檔案局把檔案安全體系納入“三個體系”建設，并作為今后檔案工作的一項主要內容來抓。2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發[2014]15號），對新形勢下檔案安全體系建設提出了具體要求，廣東省檔案局印發了《檔案室安全保管保護條件建設指引的通知》（粵檔發[2016]22號），首次在全國對檔案安全保管條件建設做出了指引。新的形勢下，對檔案安全工作提出了更高的要求，確保檔案安全，是黨和人民對檔案人員的基本要求，是檔案人員的基本職責和天大責任。面對新形勢、新任務、新要求，建立檔案安全體系具有重要，惟其如此，才能有效預防和減輕自然災害、人為災害對檔案造成的損失，才能保障新技術條件下數字檔案信息安全。因此，要把安全體系建設作為新時期學校檔案管理的一項重要任務來抓，積極探索有效途徑和方法，確保檔案信息安全。

二、中學檔案安全體系建設存在的問題

（一）管理機制存在的問題

1. 領導對檔案工作重視不足

部分中學領導在學校管理、發展工作中，缺乏全局眼光、發展眼光，沒有把檔案納入學校工作的重要組成部分，對檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏安全意識、風險意識，使檔案工作在人力、物力、財力上得不到應有的重視。部分學校檔案室的建設沒有按標準納入學校建設范疇，檔案工作的安全得不到充分保障。如檔案庫房選址不能因地制宜，遠離自然災害多發地段，增加了檔案庫房的安全隱患。購置的檔案裝具不符合要求、檔案安全防護基礎設施不完善，使檔案工作存在不可預設的隱患。

2. 安全管理制度建設流于表面

目前，大部分學校雖已制定了檔案安全管理制度，但也存在著管理制度與檔案日常工作相脫節的現象，具有很大的隨意性，沒有把制度切實落實到檔案工作的各個環節中。主要表現在：在庫房內堆放雜物，隨意允許非庫房管理人員入庫，極易造成檔案的泄密和失竊；檔案未經消毒就入庫，極易引起蟲災；沒有做好檔案室溫濕度調節，導致檔案發霉等等。同時，也沒有根據檔案的發展需要進行修訂、增補，存在了檔案工作不斷發展，制度卻依舊不變的現象。

3. 檔案人員安全意識有待進一步提高

目前，部分檔案人員缺乏安全意識，對檔案安全體系建設的重要性認識不足，麻痹大意，沒有樹立安全至上的思想，日常工作中沒有堅持做好檔案安全檢查，檔案管理沒有落到實處，疏于防范，人為地給檔案的完整與安全造成了嚴重威脅。

4. 上級部門檢查、監督、懲治缺乏力度。沒有定期對學校開展檔案安全檢查，沒有對學校檔案工作進行實地監督，致使部分學校檔案人員安全意識松懈，檔案管理存在一定漏洞，檔案應急管理預案缺失，一旦遭遇突發事件，將給檔案造成不可彌補的損失。

（二）檔案基礎設施及保護措施存在的問題

1. 檔案硬件設施有待完善。有的學校檔案庫房沒有嚴格按照要求納入學校建設當中，庫房面積未達標，不能滿足學校檔案日益增加的需求，不利于學校檔案的可持續發展；有的學校樓面及荷載沒有達到要求，有的學校檔案庫房“頂天立地”，未能在硬件上確保檔案安全。有的檔案柜不符合要求，有的沒有配齊防火、防潮、防霉、防汛等設備，造成了檔案安全設施的缺失。

2. 檔案的安全保護措施有待完善。沒有建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。特別是沒有根據檔案工作的新的發展趨勢做好相應防護措施。如沒有采取有效措施做好防磁、防輻射、防電子病毒等工作。同時，由于我市地處沿海地區，對防汛、防臺風工作提出了更高要求，部分學校并沒有根據這一特點采取有效防范措施，使檔案蒙受不可挽回的損失。部分紙質檔案由于保護不當，出現了長霉、蟲蛀、紙質發黃變脆的現象，錄音、錄像、光盤等出現磁化現象。電子檔案在數據整理與遷移過程中受病毒侵襲，使檔案安全受到嚴重威脅。

3. 檔案應急預案缺失。沒有根據檔案工作實際建立應急預案。沒有開展檔案應急演練，缺乏檔案危機意識，缺乏預見性，一旦檔案發生危險，難以在第一時間內及時搶救，造成的后果難以設想。

三、積極采取有效措施，完善檔案安全體系建設

（一）完善檔案安全管理機制

1. 加強對檔案工作的領導。作為學校領導，要認識到檔案工作的重要性，把檔案工作納入規劃，統籌安排，加大資金的投入量，優化設備，完善檔案安全設施。要嚴格實行檔案安全一把手負責制，以高度的責任感來做好檔案安全管理工作，要成立由主要領導為組長的檔案安全工作領導小組，帶頭抓好檔案安全工作，在全體干部職工中開展檔案安全管理專題學習活動，加大宣傳力度，樹立“安全問題人人有責”的思想，共同維護檔案的安全。

2. 把各項制度落到實處。落實好日常檢查制度，每天做好庫房各項設施的檢查，保持庫房整潔干凈，發現問題及時處理；建立健全檔案調歸卷制度，規范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時歸檔的程序；建立檔案、人員出入庫登記制度，確保檔案的完整無缺。同時根據不同載體材質的檔案應分類存放、規范保存。

3. 進一步提高檔案人員素質。要構筑起堅固的思想防線，牢固樹立“安全第一，預防為主，防治結合”的安全意識，做到“一天一小查”：每天保持庫內清潔，確保庫內溫濕度控制，做好檔案除濕、消毒、殺蟲等日常工作；“一月一大查”：每月對檔案工作用房、檔案保管設施設備做全面細致的安全檢查；“一年一整查”：對室藏檔案進行一次整體清點核對，做到登記臺帳與檔案實體相符。發現問題及時整改，將安全隱患消除在萌芽狀態，時刻繃緊安全這跟弦，切實做到檔案安全警鐘長鳴。

4. 切實提高上級行政部門的檢查、監督及懲治力度。要按照檔案法要求，做好檔案的檢查監督工作，依法提高履職能力，要經常到學校中去，實地查看、監督，了解學校檔案工作中存在的問題和困難，及時督促相關學校完善各項安全制度及措施。對表現良好的學校給予肯定，對執行力度欠缺的學校給予批評，對因玩忽職守造成檔案損失的要依法追究法律責任。

（二）落實檔案安全體系措施

1. 加強基礎設施建設，為檔案安全提供更好的條件。各學校應將檔案工作用房納入本單位辦公業務樓房新建、擴建、改建和裝修項目整體規劃，不得將檔案室及陳列室、展覽館設置在一樓或頂樓及不利于通風的地方，要給檔案提供一個優良的硬件，確保檔案的安全。要做好檔案用房的配備工作，特別是要做好庫房的選址面積、樓面荷載、門窗設置的配置工作；配齊檔案相關設備如檔案柜、抽濕機、滅火器等。要根據我市地理區域特點，有針對性地做好防潮、防臺風、防腐蝕工作。

2. 采取有效措施保護檔案安全。要根據不同的檔案載體采取相應的措施。對于紙質檔案，要嚴格按照檔案管理要求，重點做好防霉、防蟲、防潮、防高溫、防火等工作，保護紙質檔案原件，確保檔案原件安全。做到入庫前先消毒，入庫后按要求保持適宜的溫濕度，保持庫房及箱柜的整潔、干凈。對于電子檔案，要嚴格執行安全保密管理制度，嚴防把涉密檔案傳輸到非涉密網絡上。要密切關注計算機技術的發展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況進行記錄、保存，適時對電子檔案的格式進行轉換。對涉密檔案、重要檔案的存儲介質進行檢驗和認證，確保長期可用。

3. 迅速制定安全應急預案。要根據《檔案工作突發事件應急管理辦法》要求，盡快建立檔案安全應急處置協調機制和檔案安全應急管理制度，制定應急預案，建立與公安、消防等部門的聯動機制，把檔案工作納入學校應急工作體系。定期開展應急演練，實行各部門相互合作，自救互助，共同抗災。檔案人員要熟悉掌握應急處置辦法，確保檔案在受到危害時能得到妥善處置，把損失降到最低程度。

[ 參 考 文 獻 ]

[1]中共中央辦公廳，國務院辦公廳.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見[Z].中辦發[2014）15號.

[2]廣東省檔案局.廣東省檔案局關于印發《檔案室安全保管保護條件建設指引》的通知[Z].檔發[2016]22號.

[3]徐珂靜.加強檔案安全體系建設的思考.http：//www.hada.gov.cn/.