Excel數據透視表功能在高校學分制畢業審核中的探索與實踐

唐善婷+顧文虎

目前高職院校普遍實行學分制管理，培養方案的設計比較多元化和個性化，學生完成必修課的課程，修完選修的學分，達到分項學分要求方可畢業。通常情況下采用人工審核的方法，將學生的成績單與人才培養方案各專業規定的課程和學分一一對照來判斷學生是否修滿學分，達到畢業要求。這樣的審核方法效率低且容易出錯，因此本文針對上述情況，嘗試采用Excel 數據透視表中的分類匯總數據處理功能來實現學分的分類分項統計，可有效提高高校畢業審核的工作效率和準確度。

一、畢業審核數據準備

通過淮陰工學院建筑工程學院（以下簡稱“我校”）的正方教務管理系統成績管理功能，導出預畢業學生的全部成績和學分，將因轉專業、二次修讀課程、休學、降級等原因導致課程性質與畢業審核時人才培養方案中的對應課程可能會出現不一致的學生在名單中逐一標出，并導出這些學生的單個電子成績表，如表1所示為某畢業生“宗××”的單個成績單。該生由11級降級編入12級，畢業生審核依據為12級人才培養方案，本文發現該生很多課程與執行中的人才培養方案中的課程性質不一致，導致采用簡單的學分統計方式無法判斷該學生是否滿足畢業要求。

二、數據處理

課程性質的準確性是學分制畢業審核中學分分項統計的基礎，對照當前執行的培養方案，逐門審核課程性質，找到因轉專業、跨年級選課、補考、重修、降級等因素造成課程性質變化的學生的信息，并校正有效數據表，重新刷新課程性質審核表，直至與執行的培養方案中課程性質一致。如表2“課程性質變更”根據執行中的人才培養方案的課程性質刷新對應課程原來的課程性質，并將刷新后的課程性質標記為“12級新課程性質”，便于后期進行學分的分類分項統計。

三、Excel 數據透視表功能實踐分析

在用Excel 數據透視表功處能理數據之前，先將表2中的數據按照“12級新課程性質”選項進行升序或降序重新排序。在表格中插入數據透視表，打開“創建數據透視表”向導，選擇當前的工作簿中空白區域創建“數據透視表”，如圖1所示。

基于畢業審核要求主要是審核學生獲得的分類項學分是否不低于執行中的人才培養方案的要求，因此在數據透視表字段列表中，選擇“12級新課程性質”和“學分”字段；同時將“12級課程性質”字段拖至列標簽，將“學分”字段作為求和項，若拖動的字段有錯誤，可以刪除錯誤的字段。圖2為采用 Excel 數據透視表功能實現的分類分項的學分統計效果圖。

四、數據透視表數據的更新

數據透視表是基于源表建立的，因此數據透視表能隨著源表中基本數據的更新而更新，數據透視表改變或刷新時具有自動重新計算的能力。如在畢業審核的復核階段發現某門課程性質設置錯誤或者學分設置錯誤，可以調整課程性質和學分，然后在數據透視中選擇“求和項：學分”，右擊選擇“刷新”，則數據透視表自動按源文件的數據建立透視表，根據新的數據來統計分類分項學分，從而提高畢業審核效率。當然，數據刷新功能也可以在“數據透視表選項中”選擇“數據”設置，“打開文件時刷新數據” 獲得新的學分分類統計結果以進行畢業審核。

從表3中的人才培養方案的規定學分及課程性質不難看出，圖2中數據透視表有多出“公基”和 “專拓”課程。根據我校畢業審核原則，將“公基”課程的學分納入“通必”性質的學分中計算，畢業生“宗××”在11級多修的“專拓”（專業拓展課）則可以納入“公選”性質的學分中計算，則使用Excel表格數據透視表格的刷新功能，重新計算該學生的分類分項學分，如圖3所示。經過仔細比對，本文發現“宗××”各項學分均大于表3所列出的分項學分要求，再復查該學生的課程學習情況，綜合判斷該生符合畢業要求。

通過對上述問題的分析不難看出，采用Excel數據透表功能分類匯總分析學生已修學分來判斷學生是否滿足畢業要求，這種方法操作實用且簡單，可大大節約審核時間，同時可以提高畢業審核準確度。

五、總結

本文嘗試采用Excel 數據透視中的分類匯總數據處理功能來實現學分的分類統計，完成學分制畢業審核工作，實踐證明效率和準確度都有明顯提升，可有效縮短畢業審核時間，而畢業審核工作的科學化有助于提高高校教學管理信息化水平。

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