淺論新形勢下檔案數字化的意義

郭淑婉

檔案信息化建設是信息時代我國檔案工作的主題，也是今后檔案工作發展的必經之路，檔案數字化建設則是檔案信息化建設中一個重要的內容。同紙質檔案相比，數字化檔案具有獨特的優勢，在互聯網通信技術迅速發展的今天，數字檔案的發展已經成為一種趨勢。2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強新形勢下檔案工作的意見》，提出加快推進傳統載體檔案數字化的要求，可見檔案檔案數字化是順應社會潮流，適應信息時代發展的新舉措、新要求，是檔案工作者目前一個非常重要和緊迫的任務。

1 檔案數字化的含義及主要內容

（一）檔案數字化的含義

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。檔案數字化管理是一個新生事物，相對傳統管理而言，在優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

（二）檔案數字化的主要內容

檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；檔案專題信息的采集與建庫。

2 檔案數字化的意義

目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上現代經濟和社會的發展進程。同時，檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以得到充分實現，更難適應當今社會管理日趨數字化的大形勢，傳統檔案的保管利用方式越來越受到局限，因此加快推進檔案管理數字化勢在必行。

（一）提高工作效率

傳統檔案的存儲載體以紙質居多，紙質檔案的數量、質量、所占的空間十分龐大的，而要將這些檔案整理好、保管好、充分利用、發揮價值，其所耗費的工作量是巨大的。檔案數字化加工之后，利用計算機等現代化手段來管理檔案，可以收到事半功倍的效果，從而使檔案管理人員從繁重的體力性工作中解脫出來，增強了工作效率，提高了工作質量。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息，查閱這些檔案信息費時費力。然而檔案數字化管理可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（二）妥善保管原紙質檔案

檔案館現存的珍貴文獻和檔案記載著我們所在區域燦爛的文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，并要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，檔案數字化能有效地保護檔案原件。通過數字化處理制作數字化副本代替原件使用，把原件妥善地保存起來，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。同時通過數字化，我們又從根本上做到了保護原件、利用原件，發揮珍貴文獻和檔案的價值。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

（三）提升檔案利用水平

通過信息處理的紙質檔案轉換成數字化檔案，便可通過計算機網絡查詢利用平臺，同時提供給所有利用者共享，擴大利用面。通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能，擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，免去了利用者過去異地查檔的奔波之苦；檔案數字化以后，我們還可以通過互聯網進行公開，這樣檔案利用者就可以隨時上網利用檔案信息資源，檔案利用面更廣、更能發揮它的社會效益。

（四）豐富檔案館網站信息

現在各級檔案館基本上都建立自己的檔案網站，公開一些業務動態信息、編研成果和開放檔案信息資料，但是往往因為業務單一、人員緊張等諸多原因，造成內容匱乏，更新少、更新慢等現象。現在通過將豐富的館藏檔案信息化和數字化，再通過鑒定，分類、分期逐步公開充實到檔案館網站，可以有效解決各檔案館網站普遍存在的網上信息資源匱乏的通病，也使得藏在深閨的檔案瑰寶得以重見天日，發揮應有的價值。

（五）加快推進數字檔案館建設

數字檔案館是現今檔案館的發展方向，是指將計算機技術、通訊技術以及與之相關的軟件技術用于檔案館的信息采集、處理、存儲、檢索和傳輸的信息管理系統。建設數字檔案館需要建立檔案館局域網，實現檔案館辦公自動化，同時要實現與政務網聯通，還要在互聯網上建立公共網站等網絡及軟硬件支持。但是最核心的內容就是建立數據庫并對檔案逐一進行錄入，它是數字檔案館建設的瓶徑，因為其工作量十分浩大，因此盡快對傳統檔案進行數字化加工是傳統檔案館走向數字檔案館的基礎性工作和必經之路。

近年來，隨著計算機網絡的進一步發展，我國很大部分的各級各類檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動了紙質檔案數字化工程，極大地推動了檔案事業現代化發展進程，檔案數字化越來越明顯的表現出優越性。但是，檔案數字化工作是一個龐大的系統工程，在推進中我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化的進程。