機關事業單位檔案管理工作的“老難題”及“新對策”

李繼紅

摘 要：檔案真實記錄了機關事業單位的所有活動狀況，既是第一手材料的儲存載體，也為機關事業單位人員積累了極為珍貴的工作經驗，其可以供人了解機關事業單位的整個發展歷程，也可以作為機關事業單位進行改革與管理的決策性依據。目前，機關事業單位正在不斷深化發展，在此過程中日益暴露出許多有關檔案管理的問題，管理人員必須基于新時代發展需要來解決既有的舊問題。本文基于機關事業單位檔案管理工作中的“老難題”，試探究其“新對策”。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理工作；“老難題”；“新對策”

機關事業單位的檔案既能記錄其工作人員的品行、經歷以及政治面貌，也能用于單位的人才考核，是機關事業單位開展下一步各項工作的重要參考依據，檔案必須接受規范化管理，以確保機關事業單位在活動中可以充分利用檔案內容開展各項工作。當前，我國機關事業單位在檔案管理上存在著混亂且效率低下的現狀，這無疑給機關事業單位的工作帶來了不良影響。對于機關事業單位于檔案管理中存在的不足之處，管理者應嘗試各種行之有效的措施來解決與彌補。

1 幾個懸而未決的“老難題”

（一）對檔案管理工作不夠重視

一直以來，很多機關事業單位都沒有對檔案管理給予足夠的重視，領導進行抽查時與上級部門前來檢查時，通常是進行被動式的應付，而沒有投入更多的時間與精力進行檔案管理，于是導致機關事業單位在檔案管理上出現管理質量低下的問題。而管理質量低下將會導致人員檔案資料混亂，無法在人員考核上發揮其應有的功效，內部人力資源調配因此而缺少足夠的依據來支撐。此外，機關事業單位均有一些前沿性業務，與檔案管理這種幕后工作相比，管理者更加重視前沿性業務，因此在檔案管理上缺乏足夠強度的監管，或是未將檔案管理納入考評體系之中，或是即使納入也沒有給予足夠的分值占比，因此導致檔案在歸檔與管理上出現各種不規范現象。

（二）檔案工作難以得到充分的財力、物力保障

首先，我國機關事業單位在現階段仍然缺少良好的檔案管理環境，許多機關事業單位的檔案管理環境未達到省級標準，甚至部分機關事業單位尚未達到單位本身對應的等級標準，其檔案管理室中堆滿了雜物，雖然配置有許多管理設施、設備，但是卻極少使用，甚至放在角落里生銹、落滿灰塵，在使用時極易發生檔案損壞問題。其次，由于對檔案管理沒有給予足夠的重視，機關事業單位很少將資金投入到檔案管理之中，因此檔案管理工作相對滯后，其管理模式依然處于“信袋式”狀態，沒有實施信息自動化管理，未在檔案管理工作之中做到辦公自動化，很難在有需要時快速查閱利用檔案。

（三）人員配備不合理，管理人員業務水平參差不齊

人員配備不合理是機關事業單位檔案管理工作中最為突出的一個問題，一些機關事業單位雖然在人力、物力以及財力上給予檔案管理工作以大量的投入，但是在人員配備上卻存在著許多問題，例如，將年齡較大或專業知識不全面的人員分配到檔案管理工作崗位上，將檔案管理工作歸類到辦公室的工作范疇之中，安排一些工作壓力較輕的人員“兼職”檔案管理工作，這些現象非常普遍，看似充分利用工作人員的閑余價值，但是實際上并沒有為檔案管理工作配備具有專業技能的高業務水平人員，同時也使得檔案管理存在人員業務水平參差不齊的問題。

2 可用于解決問題的若干“新對策”

（一）加強管理人員政治素質的培養

機關事業單位所要面對工作內容通常對涉密性與規范性有很高的要求，管理者需要對檔案管理工作給予充分的重視，在安排檔案管理崗位時應選擇具有較強責任心與較可靠的政治素養的人員，也可以定期為檔案管理工作人員給予思想政治教育，使其在工作中能夠做到與時俱進，始終符合黨和政府的各項政策。除此之外，為了滿足檔案管理工作的基本要求，檔案管理人員還應該樹立積極向上的世界觀、價值觀與人生觀，做到對檔案管理工作具有較強的責任感與自豪感，在思想上給予檔案管理工作以足夠的重視。

（二）提供良好的工作環境與工作條件

在機關事業單位之中，相較于其他前沿性工作，檔案工作過于枯燥與乏味，不僅成績不夠突出，也很難得到一些“油水”，因此被大部分機關事業單位人員看作是一個冷門崗位。但是，檔案管理工作對于外部環境有著較為特殊的要求，若要實現檔案管理的涉密性與規范性，必須要有良好的軟環境與硬環境。

首先，機關事業單位可以從外部招入具有優秀專業知識的檔案管理人員，也可以從機關事業單位內部選擇檔案管理水平較高的人員進行調任，如此可以確保檔案管理有理有序。在確保人員良好配置之后，應該加強對檔案管理工作的支持，如：出臺相應的管理政策并使其傾斜于檔案工作；優化檔案管理工作的績效考核，通過量化工作成績、加大獎懲力度，來調動檔案管理人員在工作上的積極性。

其次，機關事業單位應該為檔案管理工作營造一個良好的制度環境，如基于《國家檔案法》來推行“十防”標準，糾正管理混亂、雜物胡亂堆放、檔案管理不科學的現象，借助辦公室自動化技術來實現檔案的高效管理。除此之外，機關事業單位還應該加強對財力與物力的支持，定期購置和維護檔案保管設備，使其始終處于較新的狀態，如此可以避免檔案損壞與遺失。對于省市級的機關事業單位，可以酌情推行辦公自動化建設，使用信息管理系統來管理檔案，將紙質檔案轉化為電子檔案儲存起來，如此可以節省空間，提高檔案管理效率。當然，電子檔案容易因為系統崩潰而發生丟失問題，因此機關事業單位進行檔案管理時不可僅作電子檔案保管，應該將電子檔案與紙質檔案結合起來進行共同保管，如此可以確保檔案的安全。

最后，可以建立健全檔案管理的安全體制，積極發展計算機技術，通過設立防火墻、加密信息等手段來確保數據安全，為檔案管理工作提供一個安全可靠的技術環境。

（三）加強人員培訓、確保業務水平精湛

在機關事業單位之中，不僅前沿性工作對于業務性有很高的要求，檔案管理工作同樣對業務性有很強的要求，因此檔案管理工作人員必須具有優秀的業務水平，這是確保檔案管理工作正常進行的重要保障。在筆者看來，若要確保業務水平精湛，首先需要做好檔案的日常整理、保管與編研，如此可以使檔案內容更加全面，檢索起來更加迅速，日常利用率更高；其次需要為檔案管理人員加強業務培訓，使其在管理理念與管理技巧上能夠不斷創新，從而為檔案管理提供創新服務。同時，檔案管理還應遵守既有的法律規范，務必使檔案管理工作可以沿著規范的軌道繼續進行。最后，應加強對管理人員的考核，如招聘時增加相應的篩選條件，錄入后加強對管理人員業務水平的考核，如此可以確保檔案管理人員具有足夠的專業知識能力。

3 結語

重業務而輕檔案管理、無法保障檔案管理所需各種保障、管理人員業務水平參差不齊等是機關事業單位在檔案管理工作中常見的“老難題”。對于這些問題，機關事業單位可以通過提高政治素質、提供良好的工作保障與工作條件以及加強人員培訓、確保業務水平精湛等措施來實現問題的有效解決。

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