項目檔案在項目風(fēng)險管理中的價值和作用分析

摘 要：在項目風(fēng)險控制中，最為重要的因素便是項目檔案。筆者在此主要針對項目風(fēng)險管理的內(nèi)涵、項目檔案在項目風(fēng)險管理中的重要輔助作用等內(nèi)容，加以細(xì)致化校驗解析，希望能夠引起有關(guān)工作人員重視。

關(guān)鍵詞：項目檔案；項目風(fēng)險管理；輔助作用；價值

我國在開展項目類改革活動中，最為關(guān)鍵的指導(dǎo)方向便是項目風(fēng)險控制，而想要實時性制定實施有助于項目可持續(xù)競爭發(fā)展的舉措，就必須時刻以項目檔案管理作為基礎(chǔ)性指導(dǎo)媒介。由此看來，項目檔案在我國項目風(fēng)險管理事務(wù)中，的確發(fā)揮著重要性影響作用和價值地位。

1 項目風(fēng)險管理的內(nèi)涵機(jī)理

所謂項目風(fēng)險，即有可能引發(fā)項目損失危機(jī)的諸多不確認(rèn)因素。相比之下，項目風(fēng)險管理便是借助風(fēng)險識別、校驗解析和評估等途徑，進(jìn)行相關(guān)項目風(fēng)險識別，進(jìn)一步憑借此類輔助性因素進(jìn)行各類風(fēng)險有效應(yīng)對的行為流程，最終避免如以往般消耗過多的成本費(fèi)用。

2 項目檔案在項目風(fēng)險管理中的重要作用和價值

項目檔案主要是在項目建設(shè)和管理環(huán)節(jié)中衍生出來的，作為一類歷史記錄，其存在深刻保留價值和多元化形式。特別是在項目風(fēng)險管理中的影響作用和價值地位，往往是不可替代的。

2.1 項目風(fēng)險的有效預(yù)防和遏制

開展項目管理活動的核心動機(jī)，在于貫徹落實項目價值的最大化目標(biāo)，不過其間卻要經(jīng)歷一類漫長的探索實踐路程，從某類層面上也表明實現(xiàn)項目價值的最大化并非項目管理的唯一目標(biāo)。項目管理還有一類目的，就是針對項目建設(shè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各類風(fēng)險問題加以協(xié)調(diào)和遏制，避免對項目落實進(jìn)程造成限制。在此期間，項目檔案作為一類控制意義極為深刻的行為模式，已然被賦予極為深刻的管理內(nèi)涵，就是說檔案是項目管理工作中不可或缺的工具。盡管說項目風(fēng)險管理屬于風(fēng)險意識，可并不代表任何項目都會設(shè)置完善化的風(fēng)險管理部門，也并非任何項目都會組織完善化的風(fēng)險監(jiān)督控制活動。不過對于當(dāng)代專業(yè)化項目建設(shè)管理主體來講，基礎(chǔ)性風(fēng)險意識還是必須預(yù)先樹立的，只是這類意識的強(qiáng)弱效應(yīng)存在廣泛差異而已。

2.2 項目風(fēng)險管理信息的收集整合

須知項目管理職務(wù)和信息原本就是不可分割的整體，唯獨信息收集、整理、歸納的足夠豐富完善，最終項目風(fēng)險控制措施才會彰顯出應(yīng)有的實效性價值。因此日后在運(yùn)行項目風(fēng)險管理系統(tǒng)過程中，務(wù)必要集中注意力進(jìn)行關(guān)鍵性數(shù)據(jù)來源、工序流程和時間選取。所以說，項目檔案是項目風(fēng)險控制過程中保留高等級層次憑證價值的信息資源，時刻保留輔助項目順利進(jìn)行的推廣應(yīng)用價值，并且此類輔助功能會直接貫穿融入于項目建設(shè)的整個風(fēng)險管理流程之中。

首先，風(fēng)險識別的流程。項目檔案作為項目建設(shè)環(huán)節(jié)中的原始記錄結(jié)果，其核心存在意義就是將項目信息予以真實、完善和精準(zhǔn)性呈現(xiàn)，同時結(jié)合項目檔案信息進(jìn)行有關(guān)風(fēng)險窺探識別，保證后期管理主體能夠結(jié)合豐富實踐經(jīng)驗采取合理化的風(fēng)險衡量和控制決策。因此，不管是透過耗費(fèi)成本或是產(chǎn)生效益角度窺探，項目檔案都可以說是項目風(fēng)險識別過程中最為重要的指導(dǎo)性信息內(nèi)容。

其次，風(fēng)險衡量和估計的流程。即要確保風(fēng)險衡量的精準(zhǔn)和實效性，除了注意分析數(shù)據(jù)信息之外，同時更要靈活沿用概率論和數(shù)理統(tǒng)計等輔助性器具。畢竟項目檔案的真實和精準(zhǔn)性，是其余信息資源難以比擬的。

再次，風(fēng)險管理決策和實施的流程。因為項目風(fēng)險管理決策的核心指導(dǎo)線索，便是結(jié)合風(fēng)險識別和衡量途徑獲取的必然結(jié)果，盡管說項目檔案并未直接融入到?jīng)Q策流程中，不過由于前兩類工序流程已然發(fā)揮出項目檔案應(yīng)有的價值，所以說項目檔案的確為項目風(fēng)險管理提供豐富的指導(dǎo)線索。而持續(xù)到風(fēng)險管理實施環(huán)節(jié)中，項目管理主體則有必要充分利用風(fēng)險管理決策形成的檔案，針對各方面決策結(jié)果加以解釋認(rèn)證，保證后續(xù)諸多執(zhí)行人員都能夠充分掌握，避免日后這類決策執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何紕漏狀況。

最后，項目風(fēng)險管理實施績效的評估流程。單純那績效評估來講，其可以說屬于一類事后評估手段，必然要融入項目檔案。所以在某類角度上窺探，項目風(fēng)險管理績效評價，原本就是結(jié)合項目在整個風(fēng)險管理環(huán)節(jié)中衍生出的各類檔案評估活動。需要加以強(qiáng)調(diào)的是，風(fēng)險管理績效評估，同樣是針對風(fēng)險管理過程中諸多檔案進(jìn)行細(xì)致化梳理和整編的行為流程，而這些被全面整合的項目檔案資源，在項目今后風(fēng)險控制中發(fā)揮著關(guān)鍵性指導(dǎo)服務(wù)效用。

3 結(jié)語

綜上所述，項目檔案在項目風(fēng)險管理工作中發(fā)揮著不可小覷的引導(dǎo)作用，其間不管是檔案的工具價值或是信息價值，都能夠在項目風(fēng)險管理環(huán)節(jié)中得到生動細(xì)致化呈現(xiàn)。所以說，項目檔案對于項目風(fēng)險應(yīng)對管理有著重要意義，作為現(xiàn)代專業(yè)化項目管理主體，有必要提前認(rèn)證分析各類常見風(fēng)險問題并制定協(xié)調(diào)化防治方案，最終令自身項目檔案和相關(guān)管理工作質(zhì)量達(dá)到愈加完美的狀態(tài)。

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作者簡介

何文芳，女，云南省云縣人，彝族，助理館員（文博），大學(xué)本科，云南大學(xué)。