現代物流信息化技術在會展物流中的發展與應用

張悅

摘 要：隨著展會的日益增多，企業的蓬勃發展也帶動了會展經濟的提升，展品的物流環節也是成為了會展企業核心的競爭優勢之一。在一個完善和成功的展會活動中，場外的物流配送以及物流的進場溝通事宜都是必不可少的環節，也是決定此次展會能否成功的關鍵因素。互聯網的蓬勃發展改變了諸多企業的生產和運營方式，成為了經濟和社會發展的一個關鍵點，本文主要是分析互聯網技術在企業會展物流中的發展以及應用。

關鍵詞：EDI；會展物流；現代貿易

一次成功的展會，需要整個會展服務供應鏈中各個環節和部門的配合，包括會展的舉辦方、參展商、物流服務商、展館方、展會設計制作商的通力合作。會展的蓬勃發展也由然而生的帶動會展物流的發展，自1894年貿易展覽會和博覽會以來，展覽會以成為各行各業在新品推廣，產品出新營銷的一個重要手段，展覽活動不僅是對產品的一種推行更新也是一個推銷的手段，它被認為是現代貿易最快捷的推銷方式，而會展物流就是保障展覽會的正常運行和展品及時有效的展出。

1 我國現今會展物流的狀態

1.1 會展物流的特性

會展物流是指為會議、展覽、展銷及其他各類活動提供的物流運輸服務。對于會展物流的概念，有諸多的描述，目前還沒有一個統一的定論，目前最多的定義是：所謂的會展物流，“是滿足參展商展品展出的特殊需求，將展品等特殊商品及時準確的從展商所在的國家或者地區轉移到參展目的地，展覽結束后再將展品運回的過程，展品展覽前后的倉儲、包裝、國內運輸、進出口報關和清關、以及ATA報關、國際運輸、展覽中的裝卸、搬運，以及在此過程中所有需要的信息流動。”

1.2 會展物流行業專業人才的匱乏

目前的展會人才儲備不足，專業的會展經理人更是少之又少，物流的服務人員主要還是應屆的畢業生或者是現有物流人員，隨著信息化的推進，會展物流行業的飛速發展，有太多的相關知識需要學習，而作為一個會展專業的物流人員來說，會展物流的專業程度較高，需要工作人員具備物流管理專業技能的掌握，物流渠道有效的配送手段，人才的儲備是會展物流業的發展趨勢，從其他國家的會展物流發展的經驗來看，企業要求物流專業的從業人員應當具有一定的物流知識水平和實踐的經驗。我們應該通過多渠道來培養會展專業型人才，這樣一來才能給會展物流行業帶來一股新的源動力。

1.3 信息化平臺不完善

我國的物流基礎信息化平臺建設的匱乏，據不完全統計目前GPS、GIS技術服務在大型的企業中的應用比例僅為23%，在大型物流企業中的應用也只有12.5%，那么其他的中小企業中的應用可以說是個空白。有很多企業確實實現了網絡訂單，但是一半以上的還是停留在以電子郵件的形式進行訂單的生成和處理。在國際展覽展會中對展會物品的處理，完全通過EDI這種形式來處理訂單和管理的并不多，大部分企業還是用人工填單或者郵件的方式來操作。隨著展覽會的增多，會展物流的蓬勃發展，信息化的飛速發展，EDI在會展物流領域的運用也將是一種趨勢。

2 EDI在會展物流中的發展與應用

2.1 EDI的特點

EDI 是英文 Electronic Data Interchange 的縮寫，中文可譯為“電子數據交換”，指將行業或者行政政府機構按一個公認的標準，形成結構化的事務處理或文檔數據格式，從點到點的電子傳輸方式。通過有專門機構管理的EDI信息網絡進行的信息交換具有很好的安全性和可靠性。這是目前信息化平臺和電子網絡技術還不能解決的。隨著全球經濟的飛速發展，現代物流中從單純的點對點的運輸走向一個多元化多供應需求的管理，提供一個尖端的信息化的平臺，客戶在從產品運輸、產品的倉儲、產品的安全管理等一系列的物流服務流程中能夠更經濟的、更高效的完成整個物流事宜，而EDI技術的開發和運用正好滿足了客戶的對于信息化管控的需求，現如今，EDI技術已經是國際會展物流發展的趨勢，也日益成為會展物流企業重要的組成部分。

2.2 EDI的應用

企業中EDI系統的運用，就是把合作雙方中交易的一整個過程通EDI信息網絡做為數據的傳送，并通過計算機網絡技術完成所有訂單跟蹤和細化處理的一個過程。例如一個國際物流企業，實施EDI技術，作為航運等通過采用集裝箱運輸電子數據交換業務，將航運、空運、陸運等企業之間每個部門應用系統作為一個銜接在一起，這樣可以大大的提升傳統物流企業中處理訂單的時間過長，效率過低的弊端。EDI的高效便捷、自動化的處理形式都使得企業在生產制造和訂單、訂貨中的處理更快更好 。EDI系統的規范化體現了信息的可靠性和安全性，運用EDI技術也大大提高企業在文件傳輸的速度和準確率，這樣就大大的減少了企業的損失率和文件處理成本。隨著發達國家對EDI在物流行業的運用，EDI以成為企業信息采集和集成的一個重要工具，通過EDI可以更高效的獲取信息，提高服務，減少溝通上的時間成本，并且可以給企業帶來實質性的益處，改變了傳統物流行業的運作模式，和客戶的溝通方式，提高了對客戶的滿意程度，簡便了物流的運輸流程，減少了運輸中貨物跟蹤和運送時間的不確定性，多方有效的增強了企業的核心競爭力。

2.3 EDI與會展物流的結合和發展

隨著全球經濟的飛速發展，現代國際會展物流從單純的點對點的運輸走向供應鏈的管理、提供一流的國際展品物流運輸的滿足會展商一體化的服務需求，簡單的來說，會展商要從展品的國內運輸、出關申報、國際運輸、展品的安全倉儲和管理，展品的配送和安置等展會活動中的一系列的服務，而EDI技術的運用正好滿足客戶的需求。自從我國加入 WTO后，國際會展也迅速發展，對外貿易也不斷加大，作為現代化的會展物流產業，會展物流信息化上應用更好的實現了物流企業和展商在信息上的溝通，一方面可以更好的滿足會展商的服務要求，也縮短了傳統物流行業在信息溝通上的時間，提高了辦事效率。目前國際會展物流行業也在全面的運用EDI技術，以美國為首的大多WTO成員國都已將EDI信息化平臺作為一個風向標，在尋求國際貿易合作時EDI已是合作的條件之一，因為信息化的應用不但能給彼此帶來更好的信息溝通還能提升技術信息化的流程，也大大的節約了運作成本。如果沒有信息技術的支持，貿易合作的成功率甚至都會降低，可見在各類物流和貿易下對EDI 的認知程度。所以利用EDI技術在會展物流中的運用會給會展物流更好的走向成熟，使得中國展覽展示業更專業化、市場化、信息化、國際化的布局。

3 會展物流發展的策略

3.1 提高自身品牌價值

會展物流行業是個專業性較強的行業，如何在整個行業里打響品牌不但需要更專業的知識還需要運用現代化的信息管理。一個好的會展物流在制定策略和把控物流行業的走勢開發國際會展物流業務上做好規劃。在有限的展會布展期間，已最快的時間將展商的展品運到展場位置，保證展商能在展會展覽活動開幕時有效的展出。同樣的撤展時也能及時有效的幫助展商把展品安全有效的運送回展商企業，并以優質高效的服務和管理流程滿足展會展商的需求。提高自身的專業知識才能給客戶帶來更優質的客戶服務體驗。

3.2 合理利用信息化管理

現如今信息化在任何物流行業都是一種趨勢，隨著物流行業和管理水平的提高，運用高科技信息化管理和運營企業已經成為各個行業和領域的不二選擇，會展物流也不例外。當今發展先進的物流企業都有自己的物流信息系統。在會展物流方面，信息體系和網絡技術當然也是為展會和參展商提高會展物流的一個有力的工具。再有，信息化系統的運用，使得會展物流可以更好的實現會展商對所運輸展品的追蹤和實時的查詢。電子化信息網絡還可以實現網上訂艙、證件的制作以及海運、陸運、海關等其他關聯信息等交換和管理。當然，如此高效率的細心化的管理也大大的降低了物流企業的運營成本。

3.3 提高服務創新，留住客戶資源

目前，國內還沒有一個統一的會展物流行業的行規，這不僅僅影響了整個行業的統一發展和管理。會展物流作為經濟的一個新的增長點，需要整個行業完善統一的會展物流的標準作為依托。做好會展物流企業要做好一切為了客戶滿意為己任，以優化國際會展物流為基礎，悉心建設一個以現代化科技技術為操作的信息平臺，努力做好一個綜合體系的服務體系，為客戶提供一個體現價值最大化的平臺。這就需要加大投入，例如：集裝箱的采購，集裝箱運輸設施的投資。第三方物流的通力合作，加大貨代業務的合作包括海運貨代、鐵路運輸、駁船運輸、城際快運、空運貨代，在貨代業務方面尋求和更多公司之間的合作關系，這樣可以更好服務于客戶，節省客戶的時間，降低成本，及時有效的將客戶的展品配送到世界各地。

3.4 尋求多方互聯，做強做大

在任何的行業中，國家政策的作用都是不可替代的，制定政策、進行一個總體的規劃和策略是政府的權利，一個良好的市場環境是要靠政府部門來打造的，會展物流的發展離不開政府的扶持和宏觀的把控。政府不僅要從政策和稅收方面給于一定的扶持，還要創作一個良好的環境，引領企業做好一個長遠的權益規劃，通過諸多的渠道和手段來引導、協助、管理。例如：在一些沿海口岸城市舉辦展會，準許國際參展人員實行落地簽，或者準許過境參展商的工作人員在展會期間內施行免簽政策。對特定國家和地區的國際參展商工作人員在一定的期限內施行一次簽證，多次入境的服務。公安、邊防、海關等部門簡化會展產品等證件辦理簡化手續，施行一站式等聯合檢查制度，創造一個更快、更好、更便捷的檢驗方式，為會展廠商提供一個優良的出入境的相關事宜；那么國內各省各地區的會展物流流通，則需要在政策上與當地的有關部門做好溝通，需求一個區域性和長期性的合作，形成一個穩定的、高效率的、成熟的區域化物流網絡體系。物流軟件系統的運用也是會展物流配套設施中不可或缺的主體。會展場館和會展的倉儲配送等設備等更新和投入，展會展品在展覽會上的安全技術方面的監控，倉儲中心配備電子眼的監控，運用電子化的管理做到萬無一失。

4 結束語

綜上所述，不管是國內會展物流還是國際會展物流，都要向著一個健康、快速發展的目標去前進，建立一個良好的行業規范，孕育更多的專業人才，建立一個平等的會展物流信息平臺。當然目前會展物流的企業和客戶在需求上可能還沒有達成一致，這個與發達國家的會展物流企業還有一定的差距，然而正是因為有這樣的差距，才給了我們會展物流企業一個更好的發展空間和機遇，國內外的展覽會項目不斷的增加也是帶動會展物流的不斷增加。

參考文獻

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