淺析差旅費報銷中存在問題及對策

雷彥儷+練海瑛

摘 要：差旅費是行政事業(yè)單位經(jīng)費中一項經(jīng)常性支出項目，其數(shù)額大，業(yè)務(wù)量多，管理難度較大。現(xiàn)階段，行政事業(yè)單位在差旅費管理上采取的管理辦法一直是憑票報銷，差旅費報銷過程中的問題日益突顯，差旅費開支居高不下。本文主要對行政事業(yè)單位差旅費報銷過程中存在的問題進行了探討，并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：差旅費；報銷

差旅費報銷在財務(wù)工作中是一項相當重要的組成部分，尤其在行政單位，常常由于制度的不完善、制度執(zhí)行不嚴謹或其他原因，出差人員容易在差旅費項目中鉆空子，從而使差旅費難以管理和控制。因此，差旅費的管理直接影響到行政單位資金的使用和安全，如何更好的解決差旅費報銷過程中存在的問題，值得思考。

1 差旅費的概念

差旅費屬于費用類目，差旅費是行政事業(yè)單位和企業(yè)的一項重要的經(jīng)常性支出項目，主要包括因公出差期間所產(chǎn)生的交通費、住宿費、伙食費和公雜費等各項費用。具體出差事項包括外出辦事、參加會議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、回家探親等內(nèi)容。隨著各單位業(yè)務(wù)工作量的增大，差旅費的數(shù)量增多，差旅費費報銷具有業(yè)務(wù)量大、易造成超支等特點，也較容易產(chǎn)生問題。

2 差旅費報銷中存在的主要問題

1.差旅費相關(guān)制度不完善。

一般行政單位在差旅費管理方面都制定了一定的開支標準，并就各個不同級別的人員，各類外出情況的住宿及用餐費做出了明確規(guī)定，并要求出差人員在出差過程中憑票據(jù)報銷。但是事實證明總會由于各種的主客觀原因，差旅費報銷制度不夠完善，或者是一些出差人員利用制度的漏洞進行報銷，例如有些出差人員出差住宿時住的是標準規(guī)定的上限費用的賓館，從而使得各項住宿費不能得到統(tǒng)一的管理和控制，從而增加了差旅費的金額。

2.差旅費制度執(zhí)行不嚴謹。

差旅費報銷往往是據(jù)票據(jù)報銷，但是在執(zhí)行過程中存在素質(zhì)底下員工利用制度漏洞，多支少出，進行虛報。受利益的驅(qū)使，不良商家往往會幫忙虛開各種發(fā)票，把金額擴大化，或者將用餐費改成住宿費、虛增出差天數(shù)等方式變法報銷相關(guān)費用，從而謀取利益。還有更為嚴重的情況就是自行購買假發(fā)票任意填寫，然后回單位進行照常報銷。還有存在這樣的現(xiàn)象，出差過程中發(fā)生的一些不屬于差旅費的費用也放入差旅費報銷中去，這些都是不符合規(guī)定的。

3.差旅費報銷時間跨度長。

差旅費報銷時間跨度過長的原因主要有：一些出差人員出差地點較近，發(fā)生的費用較小，怕找領(lǐng)導(dǎo)簽字，怕麻煩，都喜歡積少成多，等到數(shù)額較大時才一次性報銷；或者是出差頻繁，次數(shù)多，時間相隔太長，造成出車時間不清，票據(jù)丟失等情況。這也給財務(wù)工作增加了很大的難度，財務(wù)要對所有的報銷單進行審核，但是不可能記得一個人幾個月前出差的具體情況，對報銷單的內(nèi)容不能作進一步的了解和審核，這就無法起到審核監(jiān)督的作用。

3 解決差旅費報銷中存在問題的對策

1.建立健全公務(wù)出差審批、報銷管理制度

單位內(nèi)部應(yīng)當制定適合單位管理的公務(wù)出差審批、報銷管理制度，明確支出的內(nèi)容構(gòu)成，明確開支范圍、開支標準及所涉及的表單和票據(jù)；明確支出事前申請、審核審批程序、借款和報銷業(yè)務(wù)流程；明確審核審批權(quán)限、程序；明確事后的監(jiān)督檢查和責(zé)任。財務(wù)人員要依據(jù)最新發(fā)布的差旅費報銷制度，并且在收到有差旅費相關(guān)制度更新的時候，認真學(xué)習(xí)并且及時向領(lǐng)導(dǎo)及各個科室發(fā)放更新的制度規(guī)定，在報銷人員來財務(wù)室報銷時候能夠詳細的給予說明。

2.嚴格執(zhí)行差旅費報銷制度。

出差人員在出差之前應(yīng)當履行支出事前申請程序，填寫工作人員差旅費審批單，按制度規(guī)定報經(jīng)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。審批內(nèi)容包括：出差按照規(guī)定的等級乘坐相應(yīng)交通工具，目的地可選擇的出差和會議定點飯店以及可入住的房間的標準等信息進行事前申請，由單位領(lǐng)導(dǎo)審核確定，待出差回來再進行實際報銷。財務(wù)人員在審核差旅費報銷單時，先核對差旅費審批單，檢查出差人員姓名、人數(shù)、出差事由、天數(shù)、地點、乘坐交通工具類型等信息，交通票據(jù)、住宿發(fā)票等是否與外出往返時間相符，并確保票據(jù)來源合法。對未經(jīng)批準出差以及超標準開支的費用不予報銷。針對不屬于差旅費使用規(guī)定的其他任何費用，財務(wù)報銷管理人員都可以拒絕予以報銷。

3.嚴格實行公務(wù)卡結(jié)算制度。

單位財務(wù)的日常開支項目比較多，例如培訓(xùn)、開會、業(yè)務(wù)出差等，涉及到車票、住宿、用餐費等開支。實行公務(wù)卡結(jié)算制度有效提高了資金管理的實效性，也具備一定的可分析性。采用公務(wù)卡進行車票、住宿費等差旅費支出結(jié)算時，財務(wù)人員能夠清楚的對出差人員的各項賬目進行核實，同時也節(jié)省掉預(yù)借現(xiàn)金以及現(xiàn)金歸還的環(huán)節(jié)，減少手續(xù)，提高效率。同時，公務(wù)卡具有免息期功能，這樣能夠有效避免單位流動資金的暫用，減少攜帶現(xiàn)金的風(fēng)險。另外，通過POS機消費交易小票能夠清楚的反映各項實際消費名目及金額。

4.財務(wù)人員及時督促報銷差旅費。

財務(wù)管理人員應(yīng)當具備一定的責(zé)任感，及時督促差旅費的報銷。針對本單位出現(xiàn)的一些差旅費報銷中存在問題，院領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門應(yīng)當制定嚴格的差旅費報銷制度，規(guī)定差旅費的報銷的時間期限，對于差旅費報銷時間跨度長的出差人員進行教育和物質(zhì)懲罰。同時，財務(wù)人員應(yīng)當加強內(nèi)部控制，嚴格管理，規(guī)范報銷流程。如果存在有虛假報銷或者虛假發(fā)票情況，給予嚴肅的物質(zhì)懲罰或者一定程度的處分。

5.加強對財會人員的培訓(xùn)教育，提高業(yè)務(wù)水平。

要加強對財會人員的培訓(xùn)教育，組織財會人員認真、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)財務(wù)制度和差旅費各項規(guī)章制度。作為一名合格的財會人員，應(yīng)具有較強的管理水平以及較好的工作態(tài)度，并且不斷加強業(yè)務(wù)的監(jiān)督和審核能力。在實際的工作中，必須要有自己的職業(yè)判斷能力，對需報銷的差旅費發(fā)票進行全面的審核，包括審核報銷出差內(nèi)容、出差時間、出差天數(shù)、出差地點等等，同時對發(fā)票的真實性和合法性進行把關(guān)。對存在疑問的的票據(jù)應(yīng)該及時與單位負責(zé)人進行匯報，查明有關(guān)出差人員的開支事由，發(fā)揮財會人員應(yīng)有的責(zé)任和義務(wù)。

近幾年差旅費規(guī)章制度不斷更新和完善，加強差旅費報銷管理勢在必行。差旅費報銷是行政單位的一項重要的財務(wù)支出，合理合法的管理差旅費報銷，進一步完善差旅費報銷制度具有較強的現(xiàn)實意義。完善差旅費相關(guān)各項規(guī)章制度，加強差旅費開支過程的透明化與公開化，科學(xué)管理，切實維護員工的切實利益，從而有效促進單位各項事業(yè)的健康有序發(fā)展。

參考文獻

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