創“六星級”檔案管理助推企業科學發展

國網秦皇島供電公司本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，大力推進檔案工作規范化、標準化、現代化建設，檔案工作質量和科學管理水平大幅提升，2016年12月被河北省檔案局評定為河北省企業檔案工作目標管理“六星級”。

一、健全機制保障，明確管理職責

建立了由公司總經理、辦公室主任、公司專職檔案員、各職能部門和基層單位負責人及專（兼）職檔案人員構成的檔案工作體系。企業信息材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入生產經營活動的工作計劃和各項管理程序，列入公司領導議事日程，列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位職責。并將檔案管理納入各單位企業負責人績效考核，以指標考核推動責任落實、任務落地。

二、加大資金投入，完善基礎設施

改造優化檔案樓，實現了庫房、閱檔、辦公三分開，建筑面積達到3150.42平方米，其中庫區面積1795.3平方米，配備了現代化的檔案管理設備，使檔案整體布局更加合理、功能分區更加科學、檔案存儲更加有序。建立大型檔案展館——電力博物館，由1928年建成的南山電廠廠房改建而成的，是中國第一家依托發電廠房建立的電力主題博物館，也是河北省第一家電力博物館。電力博物館總建筑面積44000平方米，其展品涵蓋了中國有電以來的各個不同時期的電力圖書、實物、圖表等1000余件珍貴文物，系統地展現全國、京津唐、秦皇島的電力發展歷程。

三、執行更高標準，嚴格規范管理

為使檔案工作更加科學化、規范化，依據國家和電力行業標準，編制了《國網秦皇島供電公司檔案管理制度》《國網秦皇島供電公司檔案管理辦法》《國網秦皇島供電公司檔案標準化手冊》《國網秦皇島供電公司歸檔范圍及保管期限表》《國網秦皇島供電公司檔案分類方案說明》等，以更加嚴格的標準指導檔案日常工作，打牢檔案管理的基礎，同時也是提升其管理手段的重要保證。為便于查找和利用檔案建立了檔案統計臺帳，檔案管理人員定期對檔案庫存及檔案借閱利用情況進行統計。為加強檔案的動態管理，充分發揮檔案的保存和利用價值，合理優化庫存，成立了檔案鑒定委員會，并制訂了檔案鑒定銷毀管理制度，進一步規范檔案處置。近三年，國網秦皇島供電公司檔案完整率、準確率均達到100%。

四、加快數字化進程，檔案信息利用安全便捷

1.實施檔案數字化戰略

國網秦皇島供電公司將檔案信息化建設納入公司信息化建設總體規劃和目標，與公司信息化建設協調同步發展。2011年公司全面啟用“協同辦公檔案管理系統”，使檔案管理從傳統的紙質載體向數字化文件存儲、查閱轉變，實現了檔案管理系統在線收集、管理、利用、數據維護、系統權限設定等基本功能，實現文檔一體化管理。

2.推進歷史檔案數字化加工

由于產生時間較長、紙張種類多樣，建國初期以及時間更早的檔案有的已經處于非常“危險”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時加以挽救，很可能造成檔案的損毀。為了更好的保管歷史檔案，2016年開始，國網秦皇島供電公司開始全面啟動歷史檔案數字化加工處理及修復工作，截至2016年 11月，已完成文書檔案1949年至1998年永久、長期檔案案卷目錄1780卷，涉及文件22948件、文字180651頁；科技檔案完成10152條數據錄入和6223條文件材料及圖紙掃描工作，會計檔案條目全部錄入完成；文書檔案、照片檔案、實物檔案數字化率全部達到100%。

3.實現了檔案查詢檢索網絡化

將檔案管理系統與辦公自動化系統互聯，員工可以通過局域網隨時調閱和查詢系統中的檔案信息資源，查閱檔案的原圖原貌、原文原件，從而大幅提高了檔案的利用率和管理人員的工作效率。網絡安全方面，對檔案管理系統所有用戶作了規范限制，根據用戶的不同身份進行了權限合理分配，同時加裝了防火墻等安全保密措施，并由專人維護、提供技術支持，確保系統運行安全穩定高效。

五、科學開發檔案信息資源，助力企業發展

多年來，國網秦皇島供電公司堅持開發檔案信息資源，推進檔案編研工作，近期完成了《國網秦皇島供電公司組織機構沿革》《國網秦皇島供電公司史志》和《國網秦皇島供電公司年鑒》（2015、2016）。通過拓展檢索工具和檔案編研材料，使檔案資料查詢、借閱和使用效率得到持續優化，檔案的歷史借鑒、參考依據、證據憑證等作用得到充分發揮，為企業的發展規劃、科學決策提供了可靠依據，在企業生產經營和精益管理中發揮了重要支持作用，不斷推動企業持續健康發展。