機關檔案室檔案數字化建設的思考

劉金湘

隨著社會的快速發展，人們對信息的需求日益增強，檔案資料作為一種重要的社會信息，和人民的生活密切相連，息息相關。傳統的檔案管理方法已不能滿足當今社會的需求，利用現代計算機網絡技術對檔案資料進行數字化管理、信息化建設，已成為全面提升和改進檔案服務管理工作的必然趨勢。檔案數字化是檔案信息化的前提和基礎，經過數字化處理的檔案，運用各種的管理軟件進行整合，使檔案信息的利用更加便捷，方式更加多樣。如何利用計算機網絡技術高效管理機關檔案，提升機關檔案室服務水平，已成為信息時代機關檔案工作面臨的重要課題和發展契機。

一、檔案數字化的涵義

檔案數字化是隨著計算機網絡技術、多媒體技術的快速發展而形成的一種新型檔案信息形態，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫，也就是將各種傳統載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字的形式存儲，網絡化的形式傳輸，并利用計算機系統進行綜合管理，以實現檔案信息快捷使用和共享的目的。

檔案數字化從內容來看包括兩方面，首先，是對原有的紙質檔案進行數字化轉化，即通過掃描技術將紙質檔案轉化為數字信息；其次，是對以電子文件形式存儲的檔案進行及時歸檔，做到電子文檔的齊全完整。從步驟來看，也可分為兩個階段，第一步是對檔案目錄進行數字化，即建立檔案目錄數據庫，科學選定檔案目錄的數據庫結構，規范檔案信息的著錄標引；第二步是將檔案全文進行數字化轉化，即運用掃描技術將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件，或是經OCR（光學字符技術）識別后采用文本格式進行存儲，輔之以全文檢索數據庫。從過程來看，具體包括數字化檔案的收集轉化、存儲管理和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機和相關信息技術完成數字化檔案的收集轉化；采用云存儲等互聯網存儲技術實現數字化檔案的存儲管理；通過網絡技術實現數字化檔案的查閱使用。

二、機關檔案室檔案數字化建設中的問題

1.標準化

設定完善的標準體系是做好機關檔案數字化建設的基礎， 是實現檔案信息互聯互通、資源共享、業務協同的前提。數字化的標準規范主要包括數據標準、分類編碼標準、檔案信息指標和影像采集標準、數據交換標準、信息安全標準和管理標準等內容。目前，關于機關檔案數字化的工作標準和工作規范，國家只是做出了原則性規定，并沒有詳細、具體的類別標準。實踐中，各部門、各單位的情況又各不相同，根據實際制定了各自標準，不同的標準給信息的互通兼容帶來了困難。建議由國家相關部委牽頭，結合我國的檔案工作的實際和檔案密級管理規定，參考國際主流標準，根據不同檔案管理使用權限制定出的適應我國檔案工作實際的標準體系和工作規范。

2.專業人才

高素質的專業人才是推進機關檔案數字化快速發展的關鍵。目前的各級機關檔案部門中經過系統培訓的專業人員較少，即使經過系統培訓的專業人才，無論是檔案管理人員還是技術開發人員， 不管是創新意識還是技術水平上都和國際先進水平有著不小的差距， 制約了機關檔案數字化建設的進程。要趕超世界先進水平， 就必須要大力培養現代化專業人才。一方面，可以嘗試在高校開設檔案數字化建設相關專業，著重培養檔案信息利用系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等的方面專業人才。另一方面，機關檔案部門也要重視和加強對在職人員的技能培訓，不斷提高業務水平。同時，鼓勵工作創新，努力破解工作中遇到的各種困難和問題，積極適應新形勢下檔案服務管理的各種需要，培養一支既精通檔案管理， 又熟悉信息技術的復合型人才隊伍。

3.硬件設施

由于各地的經濟發展水平不同，對機關檔案工作的重視程度不同，導致了不同地區、不同部門、不同單位的檔案管理部門的硬件設備各不相同，總體水平不高，和發達國家數字化檔案館輻射全國的信息管理網絡相比有一定的差距。而機關檔案的數字化建設又需要配備與之相適應的各種現代化設備，這是機關檔案數字化建設的物質基礎。解決這一問題需要多方面努力，國家要把檔案信息建設作為一項戰略規劃，每年劃撥專門經費支持這一基礎性工作。各級機關檔案部門要加強檔案數字化建設重要性的宣傳力度，要積極爭取當地黨委、政府支持，把機關檔案數字化建設列入當地政府電子政務建設總體規劃，把檔案數字化經費列入每年財政預算。各地檔案部門要立足實際，按照分階段分步實施的思想，科學制定發展規劃， 確定長遠目標和階段目標， 比如機關檔案數字化建設的步驟， 網絡基礎設施建設目標等，逐步完善數字化建設所需的各種硬件設施。

4.信息數據庫

信息是檔案的核心價值。機關檔案信息化管理工作的關鍵是建設高質量的數據庫，運用網絡平臺進行信息傳遞和交流。檔案館（室）計算機數據庫以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見， 檢索性數據庫主要用于揭示館（室）藏內容， 介紹開放檔案的范圍、目錄，提供網上檢索；文件性數據庫， 主要用于完整地載入檔案文件， 使人們可以通過網絡獲得檔案信息。機關檔案數字化后形成數據形式數據庫， 信息組織形式發生了本質變化， 從原先紙張上順序、線形方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式， 運用索引文件、超文本技術使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構， 通過智能化信息管理技術， 方便用戶進行搜索。一個高質量的數據庫應符合以下五方面的標準：第一、數據的準確性；第二、數據項目和內容的完整性；第三、數據的規范性；第四、數據的穩定性；第五、數據的不重復性。

5.安全保密

機關檔案資料承載著黨和國家機密，防止檔案資料的失泄密，保證檔案資料的完整和安全是機關檔案部門必須要妥善解決的問題。機關檔案部門要結合相關規定和單位實際制定具體的保密規定和管理制度， 完善信息安全保障體系，開展檔案信息系統分級保護工作，切實做好數據安全、網絡安全、數據加工過程安全、數據庫存儲安全等工作，還應有相應的技術措施進行自動控制和預警。此外，還要采取一系列的安全措施。首先，要選擇責任心、綜合業務素質高的同志參加數字化工作。其次，實行“雙套制”管理，由于受載體的自身材質、轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響， 容易造成信息的丟失或刪改， 對此卻不易被察覺， 因此，我們應該實行“雙套制”，來保證電子檔案的完整和安全。再次，加強計算機安全管理，內網涉密計算機要與外網服務計算機進行物理隔離，防止黑客網絡攻擊造成失泄密；加強病毒檢查和日志備份工作，設置自動控制和預警系統，保證檔案安全和系統高效運轉。最后，完善信息安全保障體系，開展檔案信息系統分級保護工作，切實做好數據安全、網絡安全、數據加工過程安全、數據庫存儲安全等工作。

三、機關檔案數字化建設的對策

1.國產化

安全保密是檔案工作永恒的主題。使用國產的硬件和軟件系統，推動硬件和軟件的國產化是解決這一問題的有效途徑和根本辦法，可以預防在硬件設施中預先植入各種病毒、木馬程序帶來的信息破壞和泄露，減少聯網服務時由于存在后門程序帶來的安全隱患。近年來，我國也一直在大力推動硬件和系統軟件的國產化，軟硬件產品的質量不斷進步，在一些領域已經達到國際先進水平，涌現出了一批達到國際先進水平，具有自主知識產權的國有品牌，如華為、浪潮等。如北京安證通信息科技股份有限公司根據目前的簽證產品主要是基于PDF版式的簽章軟件為主，不支持SM2國密算法，不完全符合國家保密要求的情況，開發了基于國產版式OFD文檔與電子簽名技術緊密捆綁，支持SM2國密算法，遵循國家標準的簽章技術，并于2016年1月和國家檔案局簽署了戰略合作協議。

2.專業化

在當前社會分工日益細化、專業化程度日益增強、數字化技術快速發展的大背景下，機關檔案部門僅依靠自身力量完成檔案數字化是不現實的，也不符合時代規律。一些檔案部門積極嘗試通過業務外包來推進檔案數字化工作，即選擇具有相關資質（如信息產業部頒發的系統集成商證書，認定的軟件廠商證書），有一定經驗和能力的專業公司來承包檔案的數字化建設業務。通過引進專業公司不僅可以提高工作效率，還可以通過簽訂業務合同的方式保證工作質量。在合同中，既要強調安全保密，明確雙方的責任與義務，也要允許外包公司在保證檔案資料安全的情況下進行技術和操作的創新。外包業務主要包括檔案的數字化整理、數據庫的建設與管理，信息網絡、網站的建設與維護，管理軟件的開發與升級，計算機、網絡硬件設備的管理與維護等。機關檔案部門要派專人全程參與檔案數字化過程，掌握工作進度，協調解決遇到的各種困難和問題。

3.系統化

隨著社會的發展，檔案的數量越來越多，人們對檔案信息的使用需求也在不斷增長，對檔案工作提出了更高要求。計算機網絡技術的發展催生了檔案的系統化管理，所謂檔案管理系統化是指利用現代計算機技術變革傳統的檔案管理方式， 主要包括檔案本身的系統化，工作的模塊化，具體操作的無紙化。機關檔案系統管理是將各種各樣的檔案，通過計算機技術、網絡技術和檔案管理軟件，能夠高效的將檔案存儲到計算機中，進行綜合管理；機關檔案管理工作模塊化是指檔案管理的每一部分都能使用管理軟件來實現，如存歸檔、借查閱、銷毀、統計、審核等工作都能通過系統來完成，提高工作效率。在進行系統設計時既要滿足當前需求，又要預留出升級擴展空間。建設過程中要注重功能模塊的實用性，操作界面的友好性，確保系統的高可用性；要注重數據結構的標準性、系統結構的規范性，確保系統的可擴展性。

（作者單位：中共河北省委政法委員會）