談核電在役檢查項目的文檔管理

柳祥梅

摘 要：核電廠應國家核安全法規要求需定期對核電廠系統和部件進行在役檢查活動，整個在役檢查活動都要遵從國家核安全局法規和核電廠質量保證體系要求。在核電在役檢查項目活動中，文檔管理是項目質量保證體系中的一個重要組成部分，也是質量保證的有效控制手段。本文根據核電在役檢查項目文檔管理現狀，質量管理對文檔管理的要求，對核電在役檢查項目的文檔管理的改進措施進行闡述。

關鍵詞：核電；在役檢查；質量管理；文檔管理

中圖分類號：TM623文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

1前言

為保證核電廠的安全經濟運行，核電廠應按國家核安全局法規要求定期對核電廠的系統和部件進行在役檢查活動，以確保核安全相關設備的結構和承壓邊界的完整性。核安全是核電廠的生命，是核電異于其他行業的顯著特點。自中國自行設計、建造和運營管理的首座30萬千瓦壓水堆核電站——秦山核電站于1991年建成并投入運行，到大亞灣核電站以及現在建的三門核電站和海陽核電站以來，公司參與承接各核電廠役前檢查和在役檢查項目近三十年，累積的工程項目數量也以數百計。核電在役檢查項目在實施過程中會形成大量的工程項目文件和質量記錄。在全過程實行質量保證制度中，文件控制和質量保證記錄是質保體系中的一個重要組成部分，因此，做好文檔管理工作有著非常重要的意義，也是質量保證的有效控制手段①。本文根據核電在役檢查項目文檔管理現狀，質量管理對文檔管理的要求，對核電在役檢查項目的文檔管理的改進措施進行闡述。

2核電在役檢查項目文檔管理現狀

核電在役檢查項目受大修停堆檢修時間的限制，作業周期一般都不長，最長多達兩月，最短兩周，從項目合同談判、項目實施到項目結束整個作業流程中都要形成各式各樣的文件，文件都會貫穿著整個作業始終。質量記錄是質量保證體系中基礎性要素的首要一項，可見，文檔管理與質量管理有著密不可分的聯系。公司在核電領域從事在役檢查活動雖已多年，但對核電在役檢查項目的文檔管理卻仍顯得相對比較薄弱，具體體現在：

2.1文件來源部門多，管理分散

核電在役檢查項目文件從合同前期談判到項目決策實施，以及項目結束后對項目活動的評價等這一系列過程，要涉及公司多個部門，如市場與商務部、安全質量與工程項目部、大修工程中心以及其他在役檢查專業部門。核電在役檢查項目實行的是項目經理負責制，主要對核電在役檢查項目施工中形成的文件負責。目前，公司對核電在役檢查項目文檔管理僅做到了對核電在役檢查項目施工現場中形成的這部分文件的管理，而忽視項目前期準備階段和項目完工階段后對項目評價這部分文件的歸檔管理。這就使得一個單項工程的文檔管理會出現歸檔不完整的情況。

2.2文件種類繁多，形式多樣

根據國家核安全法規以及核電營運單位質量保證大綱的相關要求，承包商現場作業需嚴格遵照其要求執行。對此，項目部按照國家核安全法規和核電廠業主質量保證體系要求編制了兩大類文件，一類是項目管理性文件，主要包括項目質量保證大綱及程序文件、項目通用性管理文件、安全生產管理文件、質量管理文件；另一類是項目技術性文件，具體有實施依據文件（如檢測規程、工藝卡等）、成果類文件（如檢測報告含初步結果報告、分報告、綜合報告、總報告等）和過程記錄性文件（如原始記錄單、儀器設備的各項有效性測試記錄單等）。項目部形成的文件經過多年積累的經驗，文件已經大致具備成套性了。至于項目前期準備階段和完工階段后形成的文件是由各業務主管部門負責，其文檔管理比較雜亂無章，甚至對文件的編制內容、形式等沒有任何要求，更談不上規范化和系統性，至于對文檔要“移交”到檔案部門這一說就更難了。

2.3文件形成質量參差不齊

目前，公司實行的仍是傳統的“文件”與“檔案”工作相隔開的管理模式，對核電在役檢查項目文檔管理工作要求由項目部統一負責管理，但項目前期合同談判階段以及項目完工階段后的評價活動內容由業務部門自行負責。

項目部是公司成立的一個臨時機構，一般在項目結束后，該機構就自行解散了。從項目經理到項目檢測人員，在項目現場，由于受工期進度的影響，基本是重施工，輕文檔管理。對文檔工作管理的重視程度都不高，這也就直接導致文件編制的質量參差不齊，如文件編號不填寫，文件格式不正確，文件整理不規范等，從而使得項目活動過程性原始記錄的形成大打折扣，甚至會出現有些記錄沒有文件的形成，造成后期歸檔時無檔案形成的情況出現。

2.4文檔人員業務水平有待提高

公司在業務部門設有兼職文檔員，核電在役檢查項目部也設置了專人負責項目現場的文檔管理工作。公司業務部門的文檔員是兼職文檔工作，其工作重心定會有所傾斜，尤其受其直接領導對部門文檔工作的重視程度的影響，對部門文檔管理工作偏移也就在所難免。而核電在役檢查項目部的文檔員的崗位是臨時性的，文檔員的業務水平未經過專門的業務培訓，只單純地做到了現場形成什么文件，就接收什么文件，無法對現場形成的文件質量進行把關，更談不上要其發現問題并提出相應整改措施這樣的要求了。

3核電在役檢查項目質量管理對文檔工作的要求

3.1遵從核安全法規要求

核電在役檢查項目按照國家核安全法規以及核電營運單位質量保證大綱的相關要求，建立了民用核安全設備項目質量保證體系，制定了項目質量保證大綱及程序性文件。項目質量保證大綱涵蓋了《核電廠質量保證安全規定》（HAF003）文件中規定的文件控制等全部13要素。HAF003文件控制和記錄中分別規定了文件的編制、審核和批準、文件的發布與分發、文件的變更的控制和質量保證記錄的編寫、收集、貯存和保管等要求②。因此，無論從核安全角度還是從企業自身治理角度看，文檔的有效管理是企業滿足法規遵從要求的基礎和依據。

3.2滿足公司管理政策要求

應公司質量管理體系要求，公司從上層文件角度，明確了文檔部門職責任務以及文件控制與檔案管理的要求。從編制的《項目管理大綱》、《工程項目文件歸檔操作程序》和《工程項目檔案歸檔操作流程》等程序文件，在制度上規范和指導文檔管理，確保滿足在役檢查項目質量保證體系的要求。良好管理文檔能減少重復性工作，提高工作效率，產生經濟效益，改善管理效能。

3.3符合內外部質量監督檢查要求

公司執行的是：“四合一”的質量管理體系，即HAF公司民用核安全設備質量保證體系、TSG公司特種設備質量保證體系、HSE公司職業健康、安全和環境管理體系和ZGT公司質量管理體系。文檔部門每年不僅要接受這些外部組織體系機構的質保監查活動，還要接受核電廠業主的質保監查活動；同時，公司內部每年還要開展一次質量體系審查活動。各種體系的質保監查活動，大大增強了公司全員參與文檔工作的意識，規范在役檢查項目文件的形成和歸檔。同時，也確保質量保證體系的正常有效運轉，使工作的各個環節做到“有章可循、有人負責、有人驗證、有據可查”。

4核電在役檢查項目文檔管理的改進措施

4.1根據文檔管理程序要求，樹立全員責任意識，把控文檔質量

文檔管理程序是文檔管理工作能順利開展和實施的依據，是文檔工作指南和經驗總結。現核電在役檢查項目文檔管理涵蓋的內容主要包括文件管理類、檔案管理類、資料管理類、文件的保管和利用、文檔的安全管理等五大類。同時，公司制定了《項目管理大綱》，《工程項目文件歸檔工作程序》和《工程項目檔案歸檔操作流程》，基本上，從制度上確保文檔工作操作流程的規范化、標準化，并細化各項工作內容，使文件歸檔工作具備實際操作的可行性。

同時，在核電在役檢查項目文檔管理中，實施項目檢測的每個人都要具備對文件的直接形成負有不可推卸的責任，尤其是項目的文檔員更要深切體會到，在文件形成之初控制好文件質量對于項目質量管理體系以及文件后續歸檔都具有很重要的作用。比如，文件編號是否合乎項目編碼程序的要求。文件的版本、簽署、格式等是否符合項目文件管理要求，都應該在文件形成時就得到應有的控制，或者說是所有檔案前端控制中，最應該把握的工作重點③。因此，加強核電在役檢查項目文檔前期工作的控制，對整個項目的歸檔工作會產生很重要的影響。

4.2實現文檔管理評價機制，促進工作協同合作能力

對核電在役檢查項目文檔管理實現文檔管理評價機制，有助于促進核電在役檢查項目的文檔管理，通過評價機制，發現工作中存在的不足，促進工作協同合作能力。當前，公司對在役檢查項目實施了評價，卻沒有包括對文檔管理這部分。事實上，將文檔管理評價機制同檔案工作與企業的安全、質量、保密等工作一樣納入到公司的規劃和計劃中，能提升檔案在公司管理中的地位，讓全員參與，加強文檔意識，促進公司各項業務工作的開展，發揮檔案人員主觀能動性，充分調動其工作積極性，變被動服務為主動。對文檔管理進行評價，其實也是幫助管理層分清哪些工作是需要領導協調執行才能實現的，哪些工作是受客觀環境的影響，短時期內不能一步到位的④。通過這種評價機制，并常態化后，逐步推進，落到實處，才能真正使文檔管理工作為企業的發展提供良好的后勤保障，發揮檔案的實際作用。

4.3組建專業的文檔人員工作隊伍，提升業務水平

組建一支專門的核電在役檢查文檔工作隊伍，接受檔案業務培訓，明確崗位職責、工作流程。在項目立項之初，指定專人負責收集、跟蹤整個項目文件的流轉，到項目結束后，做好與公司文檔部門的工作銜接，移交完成整個項目階段形成的文件的歸檔工作。另外，文檔員不僅要加強檔案學基礎理論知識的學習，而且要深入了解核電在役檢查技術方面的知識，這樣才能更好地將文檔管理工作做到位，且比較專業。

文檔部門也要發揮自己統領性的作用，對各部門兼職文檔員與項目文檔員需要實施現場指導和監督，并要制定相應的文檔管理工作程序，使在役檢查項目文檔管理有據可依，有據可查。若條件許可，可親臨現場，參與項目實地的文檔管理。

5結束語

核電在役檢查項目文檔管理工作是一個系統性的工程，在現存的工作機制和模式下，做好和完善文檔管理工作可能還將有很長的一段路要走。將文檔管理工作的基礎做扎實是需要文檔管理工作者和公司全員的共同參與，并持續不懈努力，尤其在大多數人對文檔管理觀念陳舊與意識淡薄的情況下，推進文檔管理工作，可謂是任重道遠。但只要科學規劃，積極推進，加強溝通和交流，文檔管理工作真正做到了為公司科學和諧發展提供了服務，也必將推進文檔管理進入一個新的里程碑。

參考文獻

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