試論文書檔案管理工作如何在基層展開

胡穎喆

摘 要：隨著我國經濟發(fā)展步伐的加快，文書檔案需要記載的信息量逐漸增所，傳統(tǒng)的文書檔案管理辦法已經不適應時代的發(fā)展了。做好基層文書檔案管理工作對我國文書檔案管理來說至關重要，所以本文分析了當下基層文書檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀，并相應提了幾點對策，以此來促進基層文書檔案管理工作的開展。

關鍵詞：基層 文書 檔案管理 措施

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

文書檔案管理工作是利用文字和圖表來向人們反映當?shù)氐男姓芾砗忘h務公開情況，它在基層的管理中有著十分重要的地位。但是，在信息技術的發(fā)展下，基層文書檔案管理工作遇到了一些挑戰(zhàn)。在這樣的大環(huán)境下，基層文書檔案管理者要在勇于接受挑戰(zhàn)，大膽創(chuàng)新，不斷改進，使基層文書檔案工作順利開展。

一、基層文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作在基層工作中扮演著十分重要的作用，隨著工作量的增加傳統(tǒng)的手工方式已經不適合文書檔案管理工作了。所以，現(xiàn)代網絡環(huán)境下，基層文書檔案工作必須與時代接軌，向數(shù)字化邁進。但是在數(shù)字化進程中基層文書檔案工作也遇到了許多困難。

1.文書檔案中的信息資源不完整

文書檔案管理工作的績效性在短時間內很難體現(xiàn)出來，而且由于工作的繁瑣，需要大量的人力物力投入。所以，有些基層單位對文書檔案的管理工作不夠重視，同時也不愿投入過多的人力、物力、財力，不利于正常的文書檔案管理工作。觀念的不重視，致使工作中的難度增加，優(yōu)勢甚至導致資料收集不完整，不利于基層文書檔案管理工作的發(fā)展。

2.信息化管理水平有待提高

在互聯(lián)網而技術時代，我國對基層文書管理工作要求更高，但是從目前的現(xiàn)狀來看，基層的文書檔案管理工作與互聯(lián)網技術接軌工作十分的不成熟。基層由于互聯(lián)網技術普及不到位，網絡環(huán)境差等原因，導致在文書檔案管理工作中現(xiàn)代化水平低。有些基層雖然給文書檔案管理人員配備了相應的計算機，但是由于各方面的原因，計算機成了擺設，真正用于文書檔案管理的不多。

3.缺乏專業(yè)人才

文書檔案管理工作本來就是專業(yè)性極強的工作。隨著網絡技術的發(fā)展，基層文書檔案管理人員要想干好工作，必須改變傳統(tǒng)的工作方法和手段，學習新知識，新技能，不斷提高自我，促進基層文書檔案管理工作的科技水平。所以，在新時期下，基層文書檔案管理工作人員既要有足夠的專業(yè)知識，還要有過硬的計算機技術。這是每個基層文書檔案管理人員都需要具備的最基礎的工作能力，還要不斷加強研發(fā)能力，調動基層文書檔案管理工作的活力。

二、基層開展文書檔案管理工作的對策

1.完善制度，保障基層文書檔案管理工作的有序開展

建立健全相關的規(guī)章制度，為基層開展文書檔案管理工作提供保障。要對原有的制度進行進一步的完善和修改。依據(jù)新時代的要求，根據(jù)各個地方的實際情況制定出切實可行的管理辦法和相關的行政法規(guī)。當然，對電子檔案管理也要制定嚴格的標準，例如：規(guī)定好電子檔案的格式，文件的處理流程，檔案借閱步驟等，形成更加完善的、更加便捷的文書檔案管理模式，提高文書檔案管理的能力和工作效率。

只有有了相關的政策作指導工作人員才有了工作的目標，有了方向，同樣，工作完成后需要有相應的評價機制，這樣才能調動員工的工作積極性。提高基層文書檔案管理工作的效率就必須要加強管理和監(jiān)督，所以，相應的制度必須完善。當然，文書檔案管理工作需要各個部門之間相互配合、相互合作，所以要劃分好每個部門的職能，讓每個部門做好自己的工作，這樣才能保證文書檔案管理工作的順利進行。

2.加大網絡技術在基層文書檔案管理工作中的應用

在快節(jié)奏的生活環(huán)境下，基層文書檔案管理工作也應該加快步伐，這就需要加大在工作中大力推廣計算機技術，改變以往的手工模式。要加大投入，保障基層檔案管理工作的硬件設施的配制。改變管理者的觀念，讓他們不斷融入到數(shù)字化的基層文書檔案管理中來。

對于已經習慣傳統(tǒng)基層文書檔案管理的工作人員來說，一時間很難接受新興的管理技術。所以，作為管理人員就要不斷對員工進行網絡技術的培訓，讓他們體會到網絡技術對文書管理供做所帶來的便利，提高他們主動學習新技術，應用新技術。提高基層文書檔案管理工作的活力，調動大家努力創(chuàng)新的積極性，為基層文書檔案工作的開展提供良好的氛圍。

3.提高基層文書檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著現(xiàn)代化進程的加快，基層文書檔案管理工作對人才的要求也提高了，必須是綜合性人才，要有文書檔案管理的專業(yè)知識，還要會現(xiàn)代先進的計算機技術，否則就要面臨被淘汰的局面。文書檔案管理工作的順利開展與工作人員的素質和能力有著密切的聯(lián)系，所以，在人才的選擇和管理上專業(yè)能力和綜合素質必須重視起來。

所以，在新時代的浪潮下基層文書檔案管理工作必須向現(xiàn)代化、數(shù)字化和科技化發(fā)展，這就進一步提高了對基層文書檔案管理工作人員的要求。他們要不斷更新自己的理念、不斷學習新知識，提高自己的專業(yè)技能和工作能力。定時組織員工之間的交流學習，不斷提高員工的個人能力。邀請技術人員前來培訓或者開辦專門的課程，讓文書管理工作人員不斷提高自己的技能，提高他們的工作熱情，促進基層文書管理工作的順利開展。

4.增強服務意識，大力開發(fā)檔案信息資源

基層文書檔案管理人員首先應該認識到文書管理的重要性，樹立正確的責任觀。加大檔案信息的開發(fā)，加強與各個部門之間的聯(lián)系，不斷深入、全面地了解各種信息資源，還要利用多種途徑和渠道來進行文書檔案資源的收集，從而不斷完善自己的工作，為基層工作提供有力的、真實可靠的檔案信息。

同時也要認識到文書檔案管理是服務性工作，所以要及時了解各部門的需求，為他們及時提供相應的信息資源，為基層單位工作的順利進行保駕護航，充分展示文書檔案在基層工作單位中的價值，不斷推進文書檔案管理工作的開展，促進我國基層管理工作的進一步發(fā)展。

結語

隨著我國現(xiàn)代化進程的不斷加快，文書管理工作也越來越受到重視，所以基層文書檔案管理工作也要不斷加快自身的轉變，適應現(xiàn)代化浪潮。加大科技和人才的引進與培訓，為基層文書檔案管理工作提供物質基礎。同時要大膽地創(chuàng)新，不斷探索，力求促進我國文書檔案管理工作的進一步發(fā)展。

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