信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

楊志英

摘 要：隨著信息時代的到來，我們生活的各個方面都充滿著信息，規劃信息中心的檔案管理領域也不例外，信息化、網絡化的不斷應用與發展，傳統的檔案管理模式受到巨大的影響和沖擊，這無疑也給規劃信息中心檔案管理工作帶來了前所未有的機遇于與挑戰，做好信息時代的檔案管理工作對規劃信息中心具有巨大重要意義，作為規劃信息中心檔案管理工作中的一員我將對檔案管理工作從以下幾個方面展開論述。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題

一、信息時代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理軟件缺乏普遍通用性

現階段規劃信息中心檔案管理單位都開始用計算機開進行檔案管理工作，但規劃信息中心所在地不一樣，單位使用的計算機型號和軟件系統存在明顯的差異，彼此缺乏統一的檔案管理軟件，給檔案管理軟件的研發工作帶來困難的同時也會對檔案管理工作的信息共享造成障礙，使檔案數據難以做到最大程度得資源利用，嚴重制約就檔案信息化、現代化得發展進程。

（二）檔案管理工作的安全性個保密行存在隱患

在信息時代的大背景下，無論是規劃信息中心還是其他單位檔案管理工作正在由錄入的方式轉變為運用信息技術來對檔案進行處理，這雖然減少了檔案管理的工作量，提高了工作效率，既簡便快捷又節約了人力成本，但是由于文件的可塑性以及計算機病毒的產生和電腦黑客的攻擊，容易導致檔案管理整個系統的癱瘓，由此就有可能造成電子檔案的損毀、遺失，發生不可逆轉的損失，使網絡電子檔案的安全性和保密性存在極大隱患。

（三）專業的信息化檔案管理人員的缺乏

檔案管理者是開展檔案管理信息化的核心力量，隨著信息時代的高速發展，我們對這方面的人才需求也是愈加強烈，目前，我國既懂技術又懂管理的人才尤為稀缺，規劃信息中心檔案管理人員并不能完全適應現代化檔案管理要求，雖然多數檔案管理工作人員都具備相應的專業管理知識，但時代變了，僅憑原有的知識和經驗來完成工作并不能跟上當今社會日新月異發展的潮流，加上對人員培訓知識的不到位，導致人員缺乏對檔案進行管理的專業能力，也對檔案管理信息化的建設與發展造成一定影響。此外，檔案管理人員在互聯網和計算機方面知識的欠缺，也妨礙就了檔案管理水平的提高。

二、應對檔案管理工作問題得策略

（一）開展并加強信息化建設

在目前這個信息時代的背景之下，檔案信息化管理的最終目的是為了使檔案資源能夠得到最大程度的共同分享，最大程度的發揮其價值。首先，應由相關部門牽頭來開發適應現代化信息檔案管理的系統軟件，然后在規劃信息中心乃至全國范圍內推廣使用，以此來提高我國信息化檔案管理的水平。其次，充分應用現代化信息技術開實現規劃信息中心檔案管理工作的自動化，在檔案分類時，可為管理軟件進行編程，以便自動識別不同類型的檔案資源，來實現對資源分類的高效統計、整理和分析。再次，可以利用計算機網絡來實施遠程操作和相互交流。

（二）建立健全的檔案信息安全保障體系

檔案管理信息化作為規劃信息中心一種新發展起來的檔案管理手段，其安全和保密工作是相當重要的工作。雖然我國制定了《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《網絡安全法》、《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規，但是在當前信息化時代，面對科技日新月異的發展趨勢以及檔案信息化建設速度的日益加快，為了更全面的提高規劃信息中心檔案管理的安全性和保密性，有必要對檔案管理的安全系統進行全面的升級和改造，來保障檔案信息資源不外泄以及安全性。一是檔案信息的存儲安全，二是檔案信息的使用安全。存儲安全和使用應該加強網絡監管，需要技術人員在系統設計時加強防止入侵的安全系數，對于一些機密的檔案管理，需要對相關計算機使用的網絡進行限制，以防病毒的入侵，同時對接觸檔案資源的工作人員進行嚴格審查，并在登錄系統的時候采取身份認證、實名制、密鑰管理、錄入指紋等安全手段來提高信息系統的安全和保密性。

（三）加強信息化檔案管理專業人才的培養和培訓工作

隨著信息化時代得到來，電子文件也是突飛猛進，計算機網絡技術也廣泛應用于規劃信息中心檔案管理工作中，當前，各個規劃信息中心都極度缺乏具備信息化檔案管理能力的人員，所以，培養和鍛造一批精通信息技術、電子技術、懂得檔案管理的人員成為當務之急。首先，應充分利用好招聘方式來引進專業的管理和技術人員。其次，對現有工作人員進行培訓，尤其要加大對現代信息技術和科技知識的培訓工作。只有掌握了技術技能和管理知識并提高自身的業務素質之后，才能確保檔案管理人員能夠勝任信息時代規劃信息中心的檔案管理工作，推動信息時代檔案管理工作的發展。

三、結語

隨著信息時代的到來以及信息技術的快速發展，檔案管理工作既面臨機遇又面臨挑戰，作為規劃信息中心檔案管理工作中的一員，不管在信息化檔案管理工作中出現什么問題，遇到什么困難，我們都要竭盡全力去解決和克服，來保障信息時代我單位檔案管理工作的保密性和安全性，提高我國檔案管理工作的效、質量和發展水平。

參考文獻：

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