以流程為脈絡的“五位一體”協同管理機制

張宇峰

中圖分類號：F271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-02

摘 要 “五位一體”協同管理機制是將流程相關的要素（職責、制度、標準、指標等）進行拆分或細化，匹配到流程最小單元流程環節，形成崗位所承擔職責和需要遵守的全部管理要求。通過流程管理解決企業職能管理體系界面不清、管理要求沖突矛盾、信息系統業務壁壘等突出問題，從而融通職責、制度、標準、考核等管理要素，促進企業績效提升，全面展示企業運營管理狀況，更是解決特大型國企部門壁壘、專業分隔問題的有效機制。

關鍵詞 企業 “五位一體”協同管理機制

水費、電費、煤氣費，各種瑣事各種卡，工行、中行、建行，各種流程各種卡，可否用一個唯一識別碼將這些事務聯系在一起，這樣，我們只需要一張卡、一個終端，就可以“走遍天下都不怕”。而在企業中，也是各種部門、各種專業、各種標準、制度讓人覺得沒有條理，總是會丟三落四。如何才能讓它們有機結合起來呢？以流程為脈絡的“五位一體”協同機制給了我們答案。

一、“五位一體”協同機制的概念

“五位一體”協同機制是以業務流程管理為核心，職責體系為保障，制度標準為準則，考核評價為導向，促進企業績效提升，保障企業高效運轉的協同管理機制。

職責、流程、制度、標準、考核是企業管理最為核心的五大基礎要素。其中，流程是企業所有業務運轉的“脈絡”，是連接其他各要素的主線。“五位一體”協同機制的實質是，以流程梳理、優化為基礎，將業務展現為流程，將制度標準匹配至流程，從流程中提取績效指標，將流程環節匹配至崗位，形成崗位職責，以考核促進責任落實，推動公司各管理體系協同運轉、持續優化。

“五位一體”協同機制建設，打通流程與職責、制度、標準、考核、等各管理體系之間的關系，通過流程有效運轉，帶動管理要求融入日常業務。員工只需熟練掌握業務流程，無須查閱大量制度、標準等，就能夠清楚了解各專業管理對自己提出的要求，尤其在機構調整、業務界面及各種管理要求發生變化時，可實現動態、快速調整。

二、“五位一體”協同機制的作用

“五位一體”協同機制回答了“做什么、誰來做、怎么做、做到什么程度、效果如何評價”的問題，能有效促進各體系相互融合、相互驗證和相互完善。

“五位一體”協同機制重點解決企業職能管理體系界面不清、管理要求沖突矛盾、信息系統業務壁壘等突出問題，實現分散式多職能管理體系向基于流程的統一管理體系整合提升，推動企業管理由職能驅動型向流程驅動型轉變，促進企業信息架構的持續完善以及業務信息系統更加緊密的集成，為企業變革創新提供了快速的響應。

三、“五位一體”協同機制的優點

傳統的流程梳理方法，難以實現流程相關要素的整合，流程、制度、標準等要素均以文檔形式分散存在，員工難以全景了解各體系管理要求。崗位手冊由人工編寫，容易造成制度、執行“兩張皮”現象，難以適應組織結構和管理要求的快速變革。相比傳統管理機制，“五位一體”協同機制的優點如下：

一是實現多管理體系協同運轉。整合職責、流程、制度、標準、考核等各管理體系，便捷實現各體系管理和調整。建立各體系間的關聯關系，各體系間既可動態引用又可動態修改，單體系調整會非常便捷地體現到其它體系中。如新印發一項制度，通過拆分匹配，可以快速落實到流程、崗位。

二是實現機制“自完善”。通過開展各類定量、定性分析，分析流程與崗位的匹配度，驗證崗位設置的科學性；通過流程與制度、標準的匹配度分析，檢驗制度、標準是否存在重復、遺漏的情況；基于風險控制要求，對流程實施風險評估，發現問題，持續改進，促進體系“自完善”。

三是快速適應組織機構變化。若組織崗位發生變化，只需修改崗位、崗位與流程的匹配關系，便可動態導出新崗位的崗位手冊。若管理要求發生變化，只需將新的管理要求匹配到流程環節，便可快捷落實到崗位，各級人員就能夠快速了解所要遵循的全部管理要求。

四、“五位一體”協同機制建設的依據

（一）業務流程

業務流程（以下簡稱“流程”）是企業為了完成一定的工作目標，由不同崗位人員按照一定規則共同完成的一系列活動。活動之間不僅有嚴格的先后順序限定，且活動的內容、方式、責任等都有明確的界定，從而確保業務活動在不同崗位之間的交接、配合成為可能。

流程需要具備可描述、可操作、可分析、可衡量等特性。每條流程必須有產出。如果完成了一組活動、沒有任何產出，那意味著這組活動無法進行分析和衡量，這些活動就無法作為單獨一條流程存在。

不同流程的產出物是不同的。產出物相同的流程需要識別為一條流程。流程產出物以“表、證、單、書” 等管理痕跡存在，其中“表”是指“表單”和“報表”，“證”是指“憑證”，“單”是指“單據”，“書”是指“文書”和“文檔”。

（二）業務流程管理

業務流程管理（Business Process Management，簡稱BPM），是企業有選擇地對支撐戰略實現的關鍵流程進行持續改進的管理過程，更關注對企業流程的設計、執行、衡量和優化，通過改進業務流程來提升企業運營效率和企業績效。業務流程管理不是一個階段性的項目，而是一個長期運作于企業內的管理機制，支撐企業健康、持續發展。

（三）業務流程的梳理應當遵循下列原則

1.流程應體現完整的、準確的業務過程以及業務邏輯，重復的業務活動需要合并，流程環節描述為動賓結構，即動詞+名詞形式，如簽訂勞動合同。

2.流程要打破部門和層級壁壘，由業務歸口部門負責梳理本業務領域相關業務和流程名錄，各個流程之間的內容應該是不重復、不沖突的，流程應橫向展開到相關業務部門，縱向穿越各層級機構部門。

3.流程中的業務活動需要細化至崗位執行，每條流程至少存在兩個或者兩個以上跨崗位的業務環節，同一崗位、連續執行的活動，需要合并繪制為一個流程步驟，流程環節體現跨崗位職責的，需要拆分繪制流程步驟。

4.每條流程必須有產出，如果完成了一組活動、沒有任何產出，那意味這組活動無法進行分析和衡量，就無法作為單獨一條流程存在。流程產出物以“表、證、單、書” 等管理痕跡存在（“表”是指“表單”、“報表”；“證”是指“憑證”；“單”是指“單據”；書是指“文書”和“文檔”）。

5.流程之間有業務關系時，需用流程接口銜接相關流程。

（四）打通流程橫向、縱向關系

一是從業務過程出發進行流程建模，避免各業務部門獨立描述。明確流程的牽頭管理部門、配合管理或參與部門，明確流程的起點、終點，流程接口和接口點；明確業務內容、業務邏輯，明確流程的制定（起草）、審核、批準、判斷、執行等關鍵業務節點。

二是開展核心業務端到端流程梳理。搭建業務流程場景，分析同一專業不同類別業務之間以及不同專業相同類別業務之間的異同；梳理業務全過程管理要求，改進流程銜接中的斷點和制度盲點，實現管理協同。

五、“五位一體”的其他要素

（一）崗位（職責）

崗位是指企業中承擔一系列工作職責的任職者所對應的組織位置，是組織的最小構成單元。當組織結構和管理方式發生變化時，崗位設置及工作職責將發生相應變化。崗位管理是企業人力資源管理的基礎。

（二）制度

制度是指按規定程序制定和發布，用以規范本單位組織、生產、經營、管理等活動的文件，包括通則、辦法、規定、規則、準則、細則等。企業中的管理制度，就是為了達到管理目標所要遵循的一些程序或規則，有度去衡量，有法之獎懲和激勵。從這個意義上說，業務流程和制度有契合點。二者都是為了實現某一管理目標，對部門或者員工行為做出的安排和約束。因此，制度和流程既不是沖突的兩個概念，也不是排斥的兩種管理手段。

（三）標準

標準是為了在一定范圍內獲得最佳秩序，經協商一致制定并由公認機構批準，共同使用和重復使用的一種規范性文件。標準是標準化活動過程的產物，與其他規范性文件的區別是，經協商一致并由公認機構批準。 “五位一體”協同機制中的標準，專指技術標準。

（四）考核

全員績效管理實行分級管理、分類考核。考核分為三類，即企業負責人考核、管理機關考核和一線員工考核。“五位一體”中的“考核”專指績效指標體系的構建和應用，是績效考核工作通過業務流程體系與其他管理體系要求融合的紐帶。

傳統績效指標體系構建方法多采用目標分解和崗位職責提煉方法，面向崗位和人員構建指標體系。 流程績效指標體系是通過業務流程來構建，既應用了自上而下目標分解方法，也應用自下而上流程分析提煉方法，評價業務運轉的效率和效益。

崗位的績效和業務的績效本質上是統一的，流程績效指標與傳統績效指標沒有本質區別，只是通過轉換視角，按不同的方法和架構來重新組合。

流程績效是一種通過設計，分析和衡量流程的績效指標，來明確流程的產出效果以及流程的改進點，最終實現改進與優化流程的績效管理方法。這種管理思想中認為一個企業的績效不能只從各部門和各崗位的角度來進行孤立分析，一個企業的關鍵績效指標好壞，是由與其核心業務相關流程的參與者和活動共同作用的結果。

與流程績效所對應的是組織績效的管理方法，組織績效的出發點是將績效指標按公司、部門、崗位的進行層層分解，通過對績效指標的衡量來實現對公司各崗位的考核，通過提升每個崗位的績效來實現對整體公司績效的提升。

六、結語

“五位一體”協同機制構建了全面覆蓋、橫向協同、縱向貫通、通用性強的業務流程體系，與流程動態匹配的崗位職責體系、制度體系和考核體系，并建設了統一集約、協同開放、資源共享、信息交互的信息平臺，能夠將企業的科學組織架構、管理模式、管理要求和業務流程固化下來。

五位一體”協同機制構建了公司層面相互關聯的業務流程體系，從機制上形成了各項業務間的橫向協同關系，優化了各專業的運行方式，并為各單位、各專業提供了一個提前發現問題、協同解決問題的平臺，是實現公司各層級、各業務有機協調的重要基礎。

“五位一體”協同機制建立了標準流程體系，立了“法”，將制度標準分解到每一個崗位過程中，完善、普及了“法”，并通過監控掌握執“法”的情況，幫助每位員工做到“知法、守法、用法”。

“五位一體”協同機制以業務流程為載體，以職責體系為架構，以制度標準分解落實為抓手，以促進企業績效提升為目標，融通職責、制度、標準、考核等管理要素，全面展示企業運營管理狀況，更是解決特大型國企部門壁壘、專業分隔問題的重大創新舉措。