大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革

徐小莉

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革

徐小莉

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

大數(shù)據(jù)技術(shù)本身具有著多樣性、海量性、實(shí)時(shí)性以及價(jià)值性等特點(diǎn)，通過(guò)將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到高校檔案收集管理工作中，不僅可以進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的收集范圍，同時(shí)還可以對(duì)檔案收集的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)帶來(lái)直接性的影響.基于此，本篇文章針對(duì)大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革一題展開(kāi)了較為深入的研究，同時(shí)結(jié)合筆者自身經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出了幾點(diǎn)變革建議，其中包括高校檔案應(yīng)采用實(shí)時(shí)收集模式、高校檔案應(yīng)更新管理技術(shù)以及高校檔案應(yīng)改變收集理念等等.

大數(shù)據(jù)視野；高校檔案；搜集管理

1 前言

如今，伴隨著我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，在諸如云計(jì)算、云存儲(chǔ)等各種先進(jìn)服務(wù)模式的促進(jìn)下，高校中的檔案管理資源也正在以意想不到的速度持續(xù)增長(zhǎng)中.在面對(duì)海量檔案信息時(shí)，如何能夠在保證收集質(zhì)量的基礎(chǔ)之上更好地滿足檔案使用者的實(shí)際需求，這本身就是一項(xiàng)非常困難的管理任務(wù).在大數(shù)據(jù)視野中，高校的檔案收集管理模式必須要做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，一方面要根據(jù)檔案信息的利用需求來(lái)加快知識(shí)資源的轉(zhuǎn)化速度，另一方面還要緊跟住信息技術(shù)的發(fā)展腳步來(lái)創(chuàng)新檔案收集方式，從根本上避免高校檔案館出現(xiàn)發(fā)展邊緣化的現(xiàn)象.

2 大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案管理所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1 對(duì)檔案管理理念所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在以往的高校檔案管理模式中，擋案管理人員所采用的均為“收集——整理——存儲(chǔ)——利用”的管理流程.首先，要全面判斷檔案信息的可利用價(jià)值；其次，要結(jié)合當(dāng)前的政策制度來(lái)確定檔案的保存年限；最后，根據(jù)檔案利用者的實(shí)際需求來(lái)提供相應(yīng)的信息查找服務(wù).在大數(shù)據(jù)視野中，這種程式化的檔案管理模式很顯然已經(jīng)無(wú)法應(yīng)對(duì)由大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn)了.例如，傳統(tǒng)的檔案管理模式更加側(cè)重于對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，而大數(shù)據(jù)則針對(duì)的是電子檔案的管理；再例如，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著重保存、輕利用的情況，而大數(shù)據(jù)則更加重視檔案信息的利用功能與服務(wù)功能. 2.2 對(duì)檔案管理技術(shù)所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在高校以往的檔案管理模式中，由于人力資源是最主要的管理力量，因此，在管理工作中會(huì)容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題與紕漏，在對(duì)管理方式的選擇上也比較隨意.在大數(shù)據(jù)視野中，檔案管理所重視的是信息化與電子化，從表面上來(lái)看，紙質(zhì)檔案的電子化處理似乎才是對(duì)高校檔案管理工作所帶來(lái)的最大沖擊，但是朝向更深層次的原因進(jìn)行分析后可知，如果想要更好的應(yīng)對(duì)由大數(shù)據(jù)所帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn)，高校檔案管理就必須要從根本上創(chuàng)新管理方式與管理理念，從而對(duì)原有的管理模式作出全方位的整改.

2.3 對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在高校以往的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案的管理重心即為“人防、物防、技防”，只要能夠順利完成這三個(gè)方面的管理工作，那么就可以保證檔案信息的安全性.然而，在大數(shù)據(jù)視野中，檔案信息的安全受到了更多元素的威脅，由于檔案的存儲(chǔ)形式從之前的紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊Ｊ剑@也就意味著高校中的檔案管理人員需要從兩個(gè)方面入手來(lái)制定出檔案信息的安全管理方案.首先，檔案管理人員需要充分考慮到電子設(shè)備的使用壽命與使用安全，避免因設(shè)備故障而導(dǎo)致檔案信息的丟失；其次，檔案管理人員需要做好應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)出可以打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪分子的有效方案.

2.4 對(duì)檔案數(shù)據(jù)運(yùn)用所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在高校傳統(tǒng)檔案管理模式中，對(duì)檔案信息的使用所采用的均為人工化查詢模式.在大數(shù)據(jù)視野中，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)查詢僅僅是其中一項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容，而更加重要的則是對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的加工、整理、傳播以及開(kāi)發(fā)工作.基于此，高校的檔案收集與管理模式已經(jīng)無(wú)法支持大數(shù)據(jù)視野下檔案信息的深入挖掘與二次開(kāi)發(fā)工作了，從而嚴(yán)重制約了檔案信息服務(wù)功能的良好發(fā)揮.

3 大數(shù)據(jù)視野下高校檔案收集與管理的變革建議

3.1 高校檔案應(yīng)采用實(shí)時(shí)收集模式

通過(guò)上文中的介紹可知，高校傳統(tǒng)檔案管理工作所采用的是集中收集與分散收集相結(jié)合的模式，為了能夠更好的適應(yīng)由大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來(lái)的諸多變化，高校中的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極采用檔案實(shí)時(shí)收集模式.首先，檔案管理人員要進(jìn)一步確定檔案的收集范圍.國(guó)家教育部門(mén)所頒布的27號(hào)令中對(duì)高校檔案的收集內(nèi)容作出了明確的規(guī)定，其中包括黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基礎(chǔ)建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類以及財(cái)會(huì)類.其次，高校中的檔案管理人員需要針對(duì)各種類型的檔案信息展開(kāi)全面且深入的鑒定，從而將檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值與保存價(jià)值進(jìn)一步確定出來(lái)；最后，高校中的檔案管理人員要將現(xiàn)行的檔案收集模式告知給上級(jí)管理部門(mén)，高校管理者應(yīng)當(dāng)委任一名管理人員來(lái)進(jìn)入到檔案館中，負(fù)責(zé)對(duì)檔案收集工作展開(kāi)全方位的監(jiān)督與管理.

層次分析法（Analytic Hierarchy Process），是將與決策有關(guān)的元素分解成目標(biāo)、準(zhǔn)則、方案等層次，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行定性和定量分析的決策方法[2]。

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，我國(guó)的各大高校均開(kāi)始進(jìn)入到了無(wú)紙化辦公的階段之中，不僅十分積極的投身到數(shù)字化校園的建設(shè)工作中，而且還根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)制定出了不同類型的運(yùn)行模塊.由于這些模塊系統(tǒng)能夠產(chǎn)生大量的檔案信息，因此高校中的檔案管理人員也需要將其作為主要的收集對(duì)象.

3.2 高校檔案應(yīng)更新管理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)視野中，數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)成為了高校檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分，電子檔案載體與數(shù)字化傳播方式的大范圍應(yīng)用徹底改變了高校的檔案收集與檔案管理模式，從而開(kāi)始從最初的紙質(zhì)載體形態(tài)不斷朝向數(shù)字載體形態(tài)所過(guò)渡.基于此種情況，高校管理者需要進(jìn)一步明確檔案管理工作的發(fā)展方向，為數(shù)字化檔案館的建設(shè)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提供強(qiáng)大的促進(jìn)性力量.

如今，在高水平信息化技術(shù)與完善計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的支持下，高校已經(jīng)在順應(yīng)“存量檔案數(shù)字化”基本原則的基礎(chǔ)之上，針對(duì)檔案館內(nèi)的紙質(zhì)檔案展開(kāi)迅速的電子化處理，通過(guò)電子掃描與電子導(dǎo)入等方式來(lái)將紙質(zhì)檔案信息導(dǎo)入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中.由此可見(jiàn)，高校的管理者需要進(jìn)一步加大對(duì)“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案電子化”這兩項(xiàng)管理技術(shù)的宣傳推廣力度，確保所有檔案管理人員均可以充分感受到由數(shù)字檔案館所帶來(lái)的方便性與快捷性，從而更加積極的投入到檔案管理技術(shù)的更新工作中.

伴隨著高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作的不斷完善，在未來(lái)勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生更多數(shù)量的數(shù)字檔案資源，就此形式來(lái)看，如果仍然單方面的依靠磁性與光學(xué)介質(zhì)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的備份，仍然存在著非常大的局限性.為此，高校中的檔案管理人員需要進(jìn)一步推進(jìn)云備份技術(shù)的應(yīng)用，將之前的異質(zhì)備份及時(shí)的轉(zhuǎn)變?yōu)樵苽浞?值得一提的是，這項(xiàng)操作并不需要高校投入過(guò)多的人力資源、物力資源以及財(cái)力資源，只要根據(jù)自身的檔案收集與管理需求來(lái)購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的服務(wù)即可，同時(shí)也并不需要擔(dān)憂檔案信息的安全性.

3.3 高校檔案應(yīng)改變收集理念

在大數(shù)據(jù)視野中，高校檔案信息的價(jià)值實(shí)現(xiàn)出現(xiàn)了一些微妙的變化，檔案信息價(jià)值增值的關(guān)鍵之處即為信息數(shù)據(jù)的可重復(fù)利用與多次重組.在傳統(tǒng)模式的高校檔案管理工作中，檔案信息的收集主要是為了數(shù)據(jù)保存與數(shù)據(jù)利用.而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，高校檔案信息的收集目的出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從之前的保存與利用并重轉(zhuǎn)變成為分析與利用并重.筆者在這里借用維克托?邁爾舍恩伯格所說(shuō)過(guò)的一句話：“數(shù)據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵是看似無(wú)限的再利用，即它的潛在價(jià)值.收集信息固然至關(guān)重要，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)榇蟛糠值臄?shù)據(jù)價(jià)值在它的使用，而不是占有本身.”不難看出，我國(guó)高校的檔案收集理念已經(jīng)發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變.

綜合化分析來(lái)看，高校檔案收集理念的改變是建立在活動(dòng)檔案信息的基礎(chǔ)之上的，因此這就需要高校檔案管理人員制定出更加明確的檔案信息記錄標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)作為新型檔案收集方案的運(yùn)行基礎(chǔ).以高校中的學(xué)生檔案為例，學(xué)生檔案的信息數(shù)據(jù)不僅僅是為了對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行記錄保存，同時(shí)還具有著保障學(xué)生順利畢業(yè)、保障校園一卡通正常使用、保障后勤管理工作順利開(kāi)展等作用.除此之外，學(xué)生檔案信息還可以被應(yīng)用到圖書(shū)館登記環(huán)節(jié)中，以此來(lái)確保學(xué)生可以更加方便地進(jìn)出圖書(shū)館，全面提高他們的學(xué)習(xí)效率.如果想要將上述所提及的所有功能充分的發(fā)揮出來(lái)，就需要得到信息共享技術(shù)的大力支持，而信息共享需要嚴(yán)格按照檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與通用化原則才能得以實(shí)現(xiàn)，因此從整體的角度來(lái)分析，高校檔案管理者需要制定出科學(xué)化的檔案信息記錄方案，通過(guò)DWA技術(shù)來(lái)構(gòu)建出包括海量信息的檔案數(shù)據(jù)庫(kù).

3.4 高校檔案管理要轉(zhuǎn)變資源類型

在大數(shù)據(jù)視野中，我國(guó)高校的檔案信息開(kāi)始變得更加開(kāi)放，檔案數(shù)據(jù)也正在朝向一體化的方向所逐漸靠攏.相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式來(lái)看，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案的資源管理、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)保護(hù)、數(shù)據(jù)刪除、資源跟蹤以及信息備份等工作環(huán)節(jié)均達(dá)到了更加理想的管理效果.在最近幾年來(lái)，我國(guó)的各個(gè)省市都開(kāi)始加入到對(duì)區(qū)域性檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作中，相繼實(shí)現(xiàn)了針對(duì)某個(gè)地區(qū)、某個(gè)行業(yè)、某個(gè)系統(tǒng)的檔案資源共享.由此可見(jiàn)，高效的檔案管理工作需要盡快從“國(guó)家資源管理”迅速轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)資源管理”，由于受到了傳統(tǒng)管理模式的影響和制約，這一轉(zhuǎn)變勢(shì)必會(huì)遇到諸多的問(wèn)題和阻礙，這不僅僅是高校檔案事業(yè)的一次重大戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)向，同時(shí)還關(guān)乎到傳統(tǒng)檔案信息利用效率的全面提升.在高校的檔案室內(nèi)存儲(chǔ)了大量的寶貴原始資料，這些都是推動(dòng)國(guó)家發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的重要資源，為了能夠更好的保護(hù)這些原始的檔案信息，高校中的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極改變傳統(tǒng)的管理理念，將可公開(kāi)的檔案與解密檔案對(duì)外公布，通過(guò)此種科學(xué)化的開(kāi)放利用模式來(lái)促進(jìn)和諧社會(huì)的構(gòu)建，在潛移默化當(dāng)中實(shí)現(xiàn)各個(gè)行業(yè)中的檔案信息資源互通，從根本上打破專有館藏資源管理的守舊理念，為社會(huì)大眾提供更為便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案咨詢服務(wù).相信通過(guò)檔案管理人員的共同努力，高校的檔案服務(wù)水平將得到較大幅度上的提高，高校的檔案資源價(jià)值也會(huì)表現(xiàn)的更加淋漓盡致.

〔1〕朱青梅.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的科技檔案開(kāi)發(fā)要素研究[J].山西檔案，2014（1）：30-31.

〔2〕王毅，趙淑梅.國(guó)有企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新與檔案大數(shù)據(jù)管理安全戰(zhàn)略研究[J].檔案學(xué)通訊，2015（2）.

〔3〕石俊峰，周麗霞，福霜霜.大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案資源管理研究現(xiàn)狀與趨勢(shì)分析[J].信息安全與通信保密，2015（9）.

〔4〕方靈芝，付媛媛，潘虹.新時(shí)期高校檔案工作現(xiàn)狀及發(fā)展對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2015（3）.

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1673-260X（2017）05-0057-02

2017-01-22