利用信息技術有效提高校園辦公的效率

文/羅煙

伴隨著“互聯網+”的氣息，電腦、平板、智能手機等信息工具越來越普及，利用信息技術實現辦公自動化是現代辦公不可或缺的方式，它取代了許多傳統的人工作業，使得工作的效率大大提高。

一、校園信息技術使用現狀

21世紀初就已經有數字化校園的概念，但真正實現數字化校園或數字化校園全面應用的學校少之又少。數字化校園其實就是信息技術使用的體現和結果。信息技術的應用包括計算機軟硬件、智能終端、網絡通訊等。在校園里，信息技術包含技術和管理兩個方面，它是一個為達成戰略目標而采用和發展信息技術的綜合結構。

一般高校會引進一些先進的信息系統，比如：教務管理系統、財務系統、采購系統等，但絕大多數高校的這些系統是在獨立運行，并未將它們有機結合。單個看來是節省了工作時間，但整體看則做了大量重復性的工作。新生入學時，財務系統錄入了一遍學生信息，教務管理系統又重新錄入或導入了一遍學生信息；教務管理系統有學生調換班級時，財務系統還需要再做相應的調整。如此重復性操作的情況在很多學校都有出現。

許多學校在使用一些信息系統時，由于操作能力不足、技術支撐不足、后期升級未跟進等原因導致中途停止使用或沒有充分使用。比如采購系統，需要采購部門、用戶、供貨部門三方共同完成采購任務，其中任一部門的任一操作員因技術水平差而不能操作采購系統時，就會導致本項采購業務中斷。信息技術是新時代的產物，很多老員工不一定能接受或不容易接受這類新事物，所以導致相關工作停滯不前的情況多有發生。

二、如何有效使用信息技術

有效的使用信息技術，才能使信息更快更準地收集、傳遞、處理、執行、反饋。信息技術表面看只與技術有關，實質需要技術和管理的綜合應用才能行之有效。其管理成分包括使命、職能、信息需求、處理流程；技術成分包括用于實現管理體系結構的信息技術標準、規則、系統配置等。有效的使用信息技術，需要緊跟實際需求，軟件結合硬件，配套資源投入和制度管控，必要時及時更新或升級新技術。

首先，管理層應高度重視信息技術這一提高辦公效率的方式。

新事物再好，不被人重視、不被人使用也稱不上好事物。一些新的信息技術，如：指紋考勤、微信支付、在線課堂、手機APP等，正在人們的學習、工作和生活中普及。管理層可以引入這些新技術為校園各部門不同的工作服務，借助服務對象手中的信息工具能更加順利的開展工作。管理層引入新技術后，加大力度(包括技術力量、政策制度等)結合實際工作使用，讓其發揮最佳效益。

第二，信息系統的選型至關重要

校園內可運用信息技術的場合較多，如：使用門戶網站展示工作和開展工作，校園一卡通用校園卡實現校園內消費統一管理，樓宇電子屏及時發布校園通知、信息公示(好人好事、實事播報等)等等。信息系統的正確選型直接關系到使用效果，用戶的需求是選型的關鍵。

實例分析如下：(1)門戶網站設計或引入前應做好需求分析，網站不僅包含各系部子網，還應與含有最新最全的用戶數據的系統保持用戶數據自動同步；網站功能應包含網上報名，課程、成績等信息查詢，網上報修、訂餐等實用性功能；門戶網站要有時效性，現在學生都有手機，為方便用戶瀏覽門戶網站，還應具備手機版門戶網站。(2)校園一卡通是當今高校的重要組成部分，一卡通系統的選型應把握“時效性”和“長久性”兩個概念。“時效性”要求一卡通要滿足現有的需求并采用先進的技術，老式的一卡通只有劃卡消費功能，如今一卡通要具備劃卡消費和身份認證兩大功能，實現功能多樣性，校園卡可以與銀行卡合并使用一張卡。“長久性”要求一卡通長期穩定運行，根據需求的變化及時做好更新和升級。(3)樓宇電子屏是學生獲取信息的重要渠道，除了信息公示這一需求以外，采用聯網型電子屏更方便管理者統一發布和管理信息，一站式管理不僅節省時間而且保證了每一個信息點的信息及時、同步。

第三，員工積極接受新事物以更加有效的運用信息技術

一旦將信息技術用于日常辦公，員工在與其相關的技術能力上也需要隨之跟上。首先是思想意識上要跟上，運用信息技術一方面可以取代筆墨、紙張，可以省去來回徒步的時間，節約了人力、物力等辦公成本；另一方面新技術迎合新需求是時代的要求，我們必須與時俱進。其次，針對每一項技術的運行進行系統的培訓，讓員工熟練掌握新技術，更好的運用新技術。

隨著信息技術的不斷發展，利用信息技術協同校園辦公顯得越來越重要，學會使用信息技術、善用信息技術也成為每一位辦公人員的必備技能。利用信息技術不僅能有效提供校園辦公的效率，還減少了辦公投入，有效的降低了辦公成本。

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