高校特色檔案專門庫建設的重要性分析

郭曉文

（赤峰學院 機關黨總支，內蒙古 赤峰 024000）

高校特色檔案專門庫建設的重要性分析

郭曉文

（赤峰學院 機關黨總支，內蒙古 赤峰 024000）

對于我國高校的檔案建設和管理，這是一個長久以來沒有得到有效解決的難題，影響了我國的高校教育發展.在本文中，作者根據自身的研究，從特色檔案著手，對我國當前的高校檔案管理和建設提出了建設性的意見，對高校檔案建設過程中的資源管理部分的重要性進行了重點強調，這是因為高校的歷史演變過程主要是通過檔案的延續而體現的，是無可替代的歷史性文件，對高校的發展具有非常重要的作用.因此，高校在進行特色檔案建設的過程中可以通過專門庫房的建設對高校的特色檔案進行重點保護.

特色檔案；規范管理；珍貴資料；專門庫建立

對于高校特色檔案來說，其指的是高校在發展的過程中積累的具有自身特色的檔案資料，這些檔案內容對高校的發展過程進行了具體的體現，且對高校自身發展中的一些隱秘和辦學的特征等也具有非常完善的體現，是高校自身獨特性的重要體現.但對于當前的大多數高校來說，其在發展的過程中對于自身的特色檔案往往沒有足夠的重視，導致很多的珍貴檔案在高校發展的過程中逐漸丟失.本文作者通過對當前我國高校的檔案管理情況進行有效分析，總結了當前我國高校特色檔案的管理現狀，并對其中存在的問題進行了簡單的分析，同時結合自身的研究提出了幾點建設性意見，希望能夠幫助高校更好的進行特色檔案的管理促進高校的發展.

1 高校特色檔案的特點以及其作用

對于高校特色檔案專門庫剛的建設，其首先需要對這一概念進行有效的梳理，然后才能采取正確的措施來進行特色檔案的建設，保證高校的正常發展.通過高校特色檔案專門庫的建設，能夠對高校的珍貴資源進行有效的保護，實現高校的科學發展.為此，我們首先需要對其中的幾個容易混淆的概念進行區分：首先是高校文書檔案，通過這一檔案的類型我們就可以得知，其并不是高校的特色檔案內容，對于這一檔案內容，其中大部分都是高校的日常黨群以及各種行政文件的總稱，幾乎所有的高校在發展的過程中都存在著大量的高校文書檔案，這一檔案并不能對高校發展中的價值進行體現.但是，在高校的文書檔案中，其可能會同高校的特色檔案內容有一定的重復，像一些具體的行政處理辦法等，這些檔案資源是高校區別于其他高校的特色發展內容之一，因此，其可以被視為特色檔案，但是從當前的高校特色檔案建設來看，其還是具有一定的牽強性的.因此，對于大多數的高校，其在進行特色檔案專門庫的建設時，往往會將這些文書檔案內容進行排除，保持特色檔案自身的特殊性.

然后是教學和科技方面的檔案，同文書檔案相比，這一類的檔案更能體現高校的特色，因此，在進行特色檔案的建設時容易將其和特色檔案進行混淆.對于高校的教學和科技檔案，其主要是對高校的教學工作以及各種科研成果等進行記錄和體現，同特色檔案的文化傳承以及辦學理念相比具有較大的差異，因此，在大多數的高校特色檔案專門庫的建設過程中，其并不會將這一檔案內容歸納到高校的特色檔案.最后則是高校的財務檔案和人事管理方面的檔案內容，對于這兩種類型的檔案，其在所有的高校中都是存在的，這兩種檔案都屬于高校的隱私內容，因此，一般情況下都是不能進行公開的，而對于特色檔案，其在高校發展的過程中具有一定的共享性，這就使得財務檔案和人事檔案同高校的特色檔案之間存在著定義上的區別.

通過上述內容可以得知，對于高校的特色檔案，其在進行建設的過程中具有非常嚴格的審核標準，只有符合要求的檔案內容才能加入到高校特色檔案庫的建設中，而對于高校的學術共享等方面的檔案資源，其僅僅能夠作為一些珍貴的檔案進行管理.對于這些檔案內容，其需要選擇對應的管理模式進行管理，保證高效檔案建設的有效性[1,2].

在進行高效特色檔案的建設過程中，還有一個非常重要的問題，那就是檔案的真實性，這是保證檔案具有價值的根本點，在當前，大部分的學者認為特色檔案的真實性是不需要考慮的，但通過實際情況調查可以得知，這一情況并不是事實，檔案本身也可能存在著一定的問題.因此，在進行高效特色檔案專門庫的建設時，需要對檔案資料的真實性進行考察，只有保證了其真實性才能進行收集和整理.

2 我國高校特色檔案管理的現狀

對于高校的檔案管理工作來說，其中的特色檔案是非常重要的組成部分，是高校獨立性的具體體現，同時也是高校辦學的基礎.但在當前我國的高校特色檔案管理中，其對這一觀點的認可度并不高，很多的高校將自身的特色檔案當做普通檔案進行管理，這使得高校的特色檔案管理存在著非常多的問題，加上學校有關領導的不重視，人才和資金的缺失等問題，導致高校的特色檔案專門庫建設無法滿足高校自身的發展.

對于高校特色檔案的管理工作，自從上世紀的80年，我國的有關部門就對其進行了重點關注，但由于我國當時的經濟發展不足，加上對這一工作的認識不足，導致大部分的高校對于自身的特色檔案保護和使用方法較為落后，截止到目前，我國的高校特色檔案已經缺失了很大一部分具有叫噶價值的資料，這對我國的高校發展具有非常重要的影響.在當前，我國的高校特色檔案問題主要體現在認識的不足和保護措施無效等方面.對于我國的一些地方高校，其對于自身的特色檔案管理和使用工作沒有足夠的重視，導致特色檔案和普通雜亂存放，無法對其進行有效的保護.為了能夠促進高校特色檔案的管理，有關部門需要盡快加強對高校特色檔案的重視，通過專項資金對高校的特色檔案進行有效的保護，使其能夠具有更長的使用壽命，促進各大高校的文化建設和發展.隨著特色檔案保護工作的不斷開展，當前已經有一部分的高校開始加強對特色檔案的管理和研究，這對我國的高校特色檔案管理工作具有非常大的促進作用[3,4].

3 完善高校特色檔案專門庫的建議

對于當前我國的高校特色檔案管理工作來說，其中存在的很多問題嚴重影響著高校特色檔案的管理工作質量，為了提高高校特色檔案管理工作質量，需要盡快采取正確的應對措施對其進行改善，提高高校特色檔案專門庫的硬件條件.對于具體的措施，可以參考以下幾點內容：

第一，制定對應的高校特色檔案保護方法，對于高校特色檔案來說，其具有一定的共享性，但在進行使用的過程中不能對其中的所有內容進行泄漏，這樣會對高校的特色檔案造成較大的影響，阻礙高校的正常發展.另外，特色檔案對高校的發展具有較大的指導意義，因此，在進行保護的過程中還需要采取一定的措施來延長其使用壽命，促進高校的文化建設.在進行高效特色檔案專門庫的建設時，需要將其和高校的校園文化進行有機的結合，這樣才能夠促進高校的真正發展.而在進行高效特色檔案專門庫的建設時，其需要將專門庫的安全性放在首位，只有保證了特色檔案的安全才能在使用的過程中對其進行更加有效的管理和使用.在當前，對于高校的特色檔案管理，其首先需要采取的工作是將這一工作內容上升到理論研究的層面上，通過對應的理論指導完成高校特色檔案管理.為此，在進行高校特色檔案的管理時需要加強其重視程度，防止其和普通檔案的管理模式相同，而專門庫的建設則是高校的特色檔案具有專門的存儲區域，這樣使得高校的特色檔案在管理時具有更好的整理和歸類方法.

第二則是加強對高校特色檔案的管理，對此，必須將其上升到立法層面上來，通過法律手段對這些珍惜的資源進行有效的保護.為此，有關部門需要盡快制定對應的法律支持，通過法律的手段加強對高校特色檔案的保護，提高其使用率.在進行檔案管理的過程中，還需要對其進行登記和監管，防止其中的珍貴性資源缺失，并依據法律制定對應的保護措施，通過完善的制度來對高校的特色檔案進行管理，增強管理人員的思想認識.通過這種方法能夠在思想上提升對特色檔案的認識，然后在日常的工作中加強對特色檔案的保護[5,6].

在本文中，作者通過對高校特色檔案的管理工作進行研究得知，想要實現高校特色檔案的專門庫建設，必須解決當前存在的幾個問題：首先是如何對特色檔案的隱私性進行保護，隨著計算機技術的快速發展，高校檔案管理也在逐漸向著信息化的管理模式前進，這使得高校的特色檔案管理工作逐漸發生著轉變，其逐漸從傳統的紙質檔案管理工作向著信息化的時代發展，為了有效保護高校的特色檔案，使其能夠更好的促進高校發展，特色檔案的管理人員需要盡快提升自身的工作素質，通過高素質的職業技能保證高效特色檔案的安全.對于高校特色檔案的信息化建設，其主要解決的就是檔案的延續性使用問題，特別是對于特色檔案，這些檔案資源具有非常重要的意義，高校在發展的過程中需要重復對其進行使用，這就使得需要加強對高校特色檔案的保護工作，保證高效的特色檔案能夠不斷的延續和使用[7,8].

通過本文作者的研究可以得知，當前我國的高校特色檔案專門庫建設過程中還存在著很多的問題，這些問題對我國的高校檔案保護工作具有非常大的影響，使得高校的檔案管理工作無法進行有效的開展.為此，高校在進行特色檔案的保護工作時，需要綜合考慮其特殊性，并結合有關人員的職業素質等對其進行保護.

〔1〕何薇.高校特色檔案數據倉庫建設及可持續發展研究[J].蘭臺世界,2013(8):21-22.

〔2〕朱慶華.如何做好高校校慶檔案的收集工作[J].蘭臺世界, 2013(14):68-69.

〔3〕余玲.高校圖書、檔案、情報一體化的建設發展探討[J].蘭臺世界,2013(5):94-95.

〔4〕鄭新鶯.從大檔案的視角看高校檔案館文化功能[J].蘭臺世界,2013(23):22-23.

〔5〕戴晶晶.高校特色檔案資源的開發與利用[J].蘭臺世界, 2013(11):96-97.

〔6〕趙愛玲,秦飛,劉京鳳，等.高校大檔案管理模式探究——以北京市高校為例[J].檔案管理,2014(1):23-25.

〔7〕徐欣.整合高校檔案資源實行“大檔案”管理研究[J].檔案學研究,2008(5):28-31.

〔8〕趙金鵬.高校學報編輯部檔案管理應在三個方面下功夫[J].中國科技期刊研究,2008,19(4):535-538.

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